Prowadzenie przedsiębiorstwa nierozerwalnie wiąże się z ponoszeniem nakładów finansowych (kosztów). W krótkiej perspektywie oznaczają one zmniejszenie dochodów, ale są niezbędne dla utrzymania oraz rozwoju biznesu. Do tego typu wydatków należą np. koszty ubezpieczenia samochodu firmowego. Jak księgować ubezpieczenie samochodu w działalności gospodarczej?
Koszt w działalności gospodarczej — jaka jest ogólna definicja kosztu?
W literaturze ekonomicznej oraz ustawodawstwie dotyczącym rachunkowości można znaleźć wiele definicji kosztów. Generalnie, przyjmuje się, że koszt to celowe
Podobną definicję można znaleźć w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zgodnie ze znajdującymi się w niej zapisami koszt jest uprawdopodobnionym zmniejszeniem korzyści ekonomicznych przedsiębiorstwa. Koszt można przypisać do danego okresu sprawozdawczego (miesiąca lub roku) oraz wiarygodnie określić jego wysokość w pieniądzu. Efektem ponoszenia kosztów jest:
- zmniejszenie wysokości aktywów przedsiębiorstwa lub
- zwiększenie wysokości zobowiązań.
Koszty są niezbędne, jeśli właściciel firmy zamierza osiągnąć w przyszłości wyższe zyski z tytułu sprzedaży towarów lub usług.
Do kosztów najczęściej ponoszonych przez przedsiębiorców należą m.in.:
- czynsz, opłaty za media, internet itp.,
- wynagrodzenia dla pracowników,
- nakłady na zakup materiałów,
- inne koszty, w tym na przykład opłaty z tytułu ubezpieczenia samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej.
Ubezpieczenie samochodu wykorzystywanego w przedsiębiorstwie — jak należy je zaksięgować?
Mamy dla przedsiębiorców dobrą wiadomość: zaksięgowanie kosztów z tytułu ubezpieczenia auta firmowego nie powinno sprawić trudności. Jeśli chodzi o przedsiębiorców rozliczających się w ramach podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR), opłaty ubezpieczeniowe należy ujmować w kolumnie nr 13 („Pozostałe wydatki”).
Księgowanie kosztów ubezpieczeń jest nieco bardziej skomplikowane w przypadku prowadzenia pełnej księgowości. Odpowiednie konto rodzajowe to w tym przypadku 402 — „Usługi obce”. Jeśli jednak opłata jest ponoszona z góry (np. za cały rok), trzeba zaksięgować całkowitą opłatę na koncie nr 640 — „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Wraz z każdym miesiącem przeksięgowuje się proporcjonalną część łącznej, rocznej opłaty na konto kosztowe „Usługi obce”.
Księgowanie kosztów ubezpieczenia auta a podatki
Ważne są nie tylko zagadnienia księgowe, ale także kwestie podatkowe. To, jaką część wydatków można ująć w kosztach uzyskania przychodów na cele podatkowe, jest zależne m.in. od sposobu wykorzystania auta. W przypadku ubezpieczenia OC lub NNW:
- własność prywatna przedsiębiorcy wykorzystywana do celów prywatnych i/lub firmowych — w koszty podatkowe można odliczyć 20% wydatków na ubezpieczenie,
- własność firmowa wykorzystywana wyłącznie do celów firmowych — można odpisać w koszty 100% wydatków na ubezpieczenie,
- własność firmowa wykorzystywana wyłącznie do celów prywatnych i firmowych — można odpisać w koszty 100% wydatków na ubezpieczenie,
- przedmiot leasingu — koszty ubezpieczenia odlicza się w 100% wartości ubezpieczenia.
Z kolei w przypadku ubezpieczenia AC lub GAP jeśli wartość pojazdu dla celów ubezpieczenia nie przekracza 150 tys. zł, wówczas odliczenie jest analogiczne jak powyżej. Natomiast, jeśli wartość pojazdu przyjęta dla celów ubezpieczenia jest wyższa aniżeli 150 tys. zł, to możliwe odliczenie wylicza się zgodnie ze wzorem 150 000/wartość pojazdu x wartość polisy AC/ GAP.
