Przyjęcie i wydanie magazynowe musi być realizowane przy użyciu odpowiedniej dokumentacji. Jak więc powinny wyglądać poprawnie sporządzone dokumenty magazynowe? Wszystkie zmiany w magazynie potwierdzane są za pomocą dokumentów:
- Zmiany lokalizacji - dokument Zl
- Rozchodu wewnętrznego - dokument Rw
- Wydania zewnętrznego - dokument Wz
- Przychodu wewnętrznego - dokument Pw
- Przyjęcia zewnętrznego - dokument Pz
Przyjęcie magazynowe Przyjęcia magazynowego dokonuje się poprzez sporządzenie dokumentu Pz. Musi on przedstawiać takie dane jak:
- co to za towar
- pochodzenie towaru
- dane firmy przyjmującej na magazyn i dane osoby/firmy dostarczającej towar
- przeznaczenie towaru
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- jaka jest łączna wartość przyjętego towaru
- datę sporządzenia dokumentu i datę przyjęcia towaru na magazynowa
- ilość towaru dostarczonego i ilość towaru przyjętego
- podpis osoby przyjmującej towar
- jaką miarą jest mierzony
- podpis osoby , która zatwierdza dokumentację
- jaka jest cena jednostkowa towaru
- bieżący nr dokumentu
- podpis osoby , która dostarcza towar
Co więcej, dokument przyjęcia magazynowego należy sporządzić w 2 jednakowych egzemplarzach - jeden pozostaje w magazynie, a drugi przekazywany jest do księgowości. Przeważnie przedsiębiorcy korzystają z papierowych druczków Pz, można jednak skorzystać także ze fachowego programu magazynowego.
Wydanie magazynowe Wydanie towaru powinno być odpowiednio udokumentowane. W tym celu wypisuje się dokument Wz. Musi on posiadać takie informacje jak:
- jednostkę miary
- podpis osoby wydającej towar
- cenę jednostkową
- datę wystawienia dokumentu oraz datę wydania towaru
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentacja
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu
- ilość
- dane firmy wydającej towar z magazynu i dane osoby/firmy, której towar jest wydawany
- łączną wartość towaru
- podpis osoby odbierającej towar
- bieżący numer dokumentu
Ponadto, dokument przyjęcia magazynowego należy sporządzić w 2 jednakowych egzemplarzach - jeden zostaje w magazynie, a drugi służy do celów księgowych. Pozostałe dokumenty służą do kontroli wewnętrznej magazynu. Obrazują zmiany lokalizacji towarów oraz zmiany ilościowe towarów po ewentualnej ich przeróbce.
