Praktyka gospodarcza wywołuje często konieczność wyjazdów służbowych czy to samego przedsiębiorcy, czy też jego pracowników. Część wydatków związanych z podróżą służbową, może być zaliczona do kosztów podatkowych, a tym samym podlega ujęciu w KPiR. Zgodnie z objaśnieniami, do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Przeczytaj artykuł i dowiedz się jak wygląda prawidłowe rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej.
Rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej - dane na dokumencie
Dokument ten powinien zawierać przede wszystkim dane takie, jak:
- imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową, stanowisko pracownika;
- cel podróży;
- miejsce wyjazdu;
- nazwa miejscowości docelowej;
- liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej;
- data i godzina wyjazdu oraz powrotu;
- stawka i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i/lub diet zagranicznych;
- informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji;
- suma poniesionych kosztów (w praktyce najlepiej z podziałem na koszty przejazdu wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty przejazdu - ryczałt lub koszty przejazdu - kilometrówka jeżeli wyjazd dotyczy samego przedsiębiorcy, koszty noclegów wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty noclegów - ryczałt, i inne).
Do sporządzonego rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku (faktury lub rachunki). Jeżeli w konkretnym przypadku wyjazdu służbowego pracownika pozyskanie rachunku lub faktury w celu udokumentowania poniesionego faktycznie wydatku nie było możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Jako koszty niewymagające udokumentowania fakturami czy rachunkami przepisy wymieniają koszty diet oraz wydatków objętych ryczałtem.
Ryczałt tylko dla pracowników - kiedy go wyliczać?
W przypadku niektórych wydatków, szczególnie, gdy pracodawca nie zapewnia pracownikowi podstawowych świadczeń związanych z wyjazdem służbowym, przepisy przewidują możliwość ubiegania się o zwrot poniesionych przez pracownika wydatków. Zwrot jest limitowany postanowieniami ustawy.
Ryczałt na nocleg
W przypadku, gdy pracownik nie miał zapewnionego przez pracodawcę noclegu, nie przedłożył również dokumentów (faktur, rachunków), może otrzymać zwrot części kosztów - tzw. ryczałt za nocleg, który za 1 nocleg wynosi:
- podróż krajowa 150% diety krajowej -> w 2013 roku wynosi 45 zł,
- podróż zagraniczna - wysokość ryczałtu zależy od limitu hotelowego dla danego kraju.
Ryczał przysługuje jeżeli pracownik odbywał podróż służbową w porze nocnej, pomiędzy godzinami 21.00, a 7.00 rano i nie trwał krócej niż 6 godzin.
