Praktyka gospodarcza wywołuje często konieczność wyjazdów służbowych czy to samego przedsiębiorcy, czy też jego pracowników. Część wydatków związanych z podróżą służbową  może być zaliczona do kosztów podatkowych, a tym samym podlega ujęciu w KPiR. Zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej.

Rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej - dane na dokumencie

Dokument ten powinien zawierać przede wszystkim dane takie, jak:

  • imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową, stanowisko pracownika;
  • cel podróży;
  • miejsce wyjazdu;
  • nazwa miejscowości docelowej;
  • liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej;
  • data i godzina wyjazdu oraz powrotu;
  • stawka i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i/lub diet zagranicznych;
  • informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji;
  • suma poniesionych kosztów (w praktyce najlepiej z podziałem na koszty przejazdu wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty przejazdu - ryczałt  lub koszty przejazdu - kilometrówka jeżeli wyjazd dotyczy samego przedsiębiorcy, koszty noclegów wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty noclegów - ryczałt,  i inne).

Do sporządzonego rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku (faktury lub rachunki). Jeżeli w konkretnym przypadku wyjazdu służbowego pracownika pozyskanie rachunku lub faktury w celu udokumentowania poniesionego faktycznie wydatku nie było możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Jako koszty niewymagające udokumentowania fakturami czy rachunkami przepisy wymieniają koszty diet oraz wydatków objętych ryczałtem.

Ryczałt tylko dla pracowników - kiedy go wyliczać?

W przypadku niektórych wydatków, szczególnie, gdy pracodawca nie zapewnia pracownikowi podstawowych świadczeń związanych z wyjazdem służbowym, przepisy przewidują możliwość ubiegania się o zwrot poniesionych przez pracownika wydatków. Zwrot jest limitowany postanowieniami ustawy.

Ryczałt na nocleg*

W przypadku, gdy pracownik nie miał zapewnionego przez pracodawcę noclegu, nie przedłożył również dokumentów (faktur, rachunków), może otrzymać zwrot części kosztów - tzw. ryczałt za nocleg, który za 1 nocleg to odpowiednio:

podróż krajowa 150% diety krajowej -> w 2013 roku wynosi 45 zł

podróż zagraniczna  - wysokość ryczałtu zależy od limitu hotelowego dla danego kraju

*Ryczał przysługuje jeżeli pracownik odbywał podróż służbową w porze nocnej pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00 rano i nocleg nie trwał w tym czasie krócej niż 6 godzin

Cały artykuł przeczytasz na Poradniku Przedsiębiorcy » Rozliczenie kosztów krajowej podróży służbowej - wzór z omówieniem