Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają często problem z odpowiednim zakwalifikowaniem ponoszonych wydatków. Problemy te są między innymi związane ze sposobem ewidencji i dokumentowania kosztów. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jak wygląda budowa KPiR, a w szczególności jakie transakcje są ujmowane w kolumnach 10,11 oraz 13!

Budowa KPiR

Budowa KPiR jest ściśle określona i wynika ze wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z objaśnieniami do załącznika ww. rozporządzenia, księga jest zbudowana z 17 kolumn ułożonych w określonej kolejności, a ewidencji dokonuje się na podstawie rzetelnych oraz niewadliwych dowodów księgowych.

Przedsiębiorca w ramach działalności ponosi różnego rodzaju koszty, które następnie musi przyporządkować do odpowiednich kolumn. Powinien mieć on jednak na względzie, że może w nich ująć tylko koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz muszą być one ściśle związane z prowadzoną działalnością. Ponadto koszty te nie mogą być ujęte w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kolumna 10 KPiR - zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych

Przepisy objaśnienia do załącznika nr 1 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, nakazują wpisywać w kolumnie 10 jedynie wydatki poniesione w celu nabycia towarów handlowych i materiałów podstawowych w cenach zakupu.
W praktyce określenie czym dla podatnika jest towar handlowy oraz materiał może sprawiać trudności, głównie zależy to od rodzaju prowadzonej działalności. Oto kilka przykładów co można ująć w tej kolumnie:

  • towary, czyli rzeczy zakupione w celu odsprzedaży, bez ich dalszego przerobu,
  • towary, czyli produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,
  • materiały (surowce), które w procesie produkcji lub świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu,
  • materiały, stanowiące część składową gotowego wyrobu (montażową) lub ściśle z wyrobem złączone (opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (palety, transportery), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,
  • materiały pomocnicze, które są zużywane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i oddają wyrobowi swoje właściwości.

Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie 10 wpisują miesięczną kwotę zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.Ważne!
Materiały oraz towary wpisuje się w tej kolumnie w cenach netto, jeżeli przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia VAT lub w cenach brutto, jeżeli przedsiębiorca nie jest VAT-owcem lub z innych powodów nie wolno mu odliczyć VAT od zakupu.

Przykład 1.

Podatnik świadczący usługi budowlane zakupił na potrzeby prowadzonej budowy u klienta gwoździe, cement oraz zaprawę murarską. W której kolumnie należy ująć poniesione wydatki?

Wymienione wydatki powinny zostać ujęte w 10 kolumnie KPiR, ponieważ stanowią materiały podstawowe podatnika.

Przykład 2.

Podatnik prowadzący księgarnię zakupił podręczniki szkolne oraz książki. Gdzie powinien ująć wydatek?

Wydatki powinny zostać ujęte w 10 kolumnie KPiR, ponieważ stanowią towary handlowe nabyte w celu dalszej odsprzedaży.

Kolumna 11 KPiR - Koszty uboczne zakupu

W kolumnie 11 należy ujmować koszty uboczne ściśle związane z zakupem towarów handlowych oraz materiałów podstawowych. Oznacza to, że przedsiębiorca nigdy nie będzie wypełniał kolumny 11, bez uzupełnienia kolumny 10.
Koszty te mogą dotyczyć:

  • transportu, przesyłek i dostaw,
  • wyładunku, załadunku,
  • ubezpieczenia w drodze,
  • pakowania,
  • oraz innych kosztów dodatkowych do kupowanych towarów i materiałów (np. usługa cięcia).

Ważne!
W przypadku zakupów z importu, koszty cła i opłat celnych wpisuje się do ceny zakupu, a nie do kosztów ubocznych.

Przykład 3.

Podatnik, który prowadzi bar mleczny zamówił u dostawcy warzywa i owoce. Dodatkową pozycją na otrzymanej fakturze jest transport zamówionych towarów. Jak prawidłowo rozliczyć otrzymaną fakturę?

Podatnik powinien rozdzielić otrzymaną fakturę. W kolumnie 10 KPiR ująć jedynie koszt towarów handlowych (owoców i warzyw), zaś w kolumnie 11 KPiR koszty związane z dostawą towarów.

Przykład 4.

Podatnik prowadzący sklep z częściami do komputerów zamówił w hurtowni internetowej towary. Łącznie z zamówieniem otrzymał dwie faktury, z czego jedna zawierała jedynie koszty przesyłki internetowej. Jak prawidłowo ująć poniesione wydatki?

Podatnik powinien w kolumnie 10 KPiR ująć jedynie koszt towarów handlowych, natomiast koszt przesyłki w kolumnie 13 KPiR.

Kolumna 13 KPiR - Pozostałe wydatki

Zgodnie z rozporządzeniem, kolumna 13 KPiR powinna zawierać przede wszystkim koszty, które nie mogą zostać ujęte w kolumnach 10,11 oraz 12 (kolumna 12 KPiR dotyczy wypłat wynagrodzeń w gotówce i naturze).
Wpisuje się w niej takie wydatki jak np.:

  • czynsz za lokal,
  • opłata za energię elektryczną, gaz, wodę,
  • opłaty za telefon i internet,
  • zakup paliwa,
  • amortyzacja środków trwałych,
  • rachunki za materiały biurowe, prenumeraty,
  • polisy ubezpieczeniowe,
  • odsetki od kredytów,
  • koszty reklamy.

Przykład 5.

Podatnik zakupił polisę ubezpieczeniową OC na samochód wykorzystywany do celów firmowych. W której kolumnie prawidłowo ująć wydatek?

Powstały koszt powinien zostać ujęty w kolumnie 13 KPiR, ponieważ jest to pozostały wydatek poniesiony w całości na cele firmowe.

Budowa KPiR jest ściśle określona i wynika ze wzoru zawartego w załączniku nr 1 rozporządzenia Ministra Finansów. Podatnicy, którzy rozliczają się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów, muszą pamiętać o odpowiednim kwalifikowaniu ponoszonych kosztów i ujmowaniu ich w odpowiednich kolumnach. Należy pamiętać, że to na podatnikach spoczywa odpowiedzialność prowadzenia księgi w sposób rzetelny i niewadliwy. 

Księgowanie faktur kosztowych w systemie wFirma.pl

Po zalogowaniu do serwisu wfirma.pl należy przejść do zakładki: WYDATKI >> KSIĘGOWANIE >> DODAJ >> FAKTURA VAT / FAKTURA bez VAT

Budowa KPiR - kolumny kosztowe

Następnie należy uzupełnić pola związane z danymi kontrahenta oraz podstawowe informacje dotyczące otrzymanej faktury. Kolejnym krokiem będzie zakwalifikowanie poniesionego kosztu do odpowiedniej kolumny KPiR. Należy w tym celu wybrać z rozwijanej listy odpowiedni rodzaj wydatku dzięki czemu, po zapisaniu, system automatycznie ujmie koszt w prawidłowej kolumnie KPiR.