binderKażdego dnia spotykamy się z terminem „dokument”, niemniej jednak nie do końca zdajemy sobie sprawę z tego, co się czai za tym definicją. „Dokumentem” będzie dla nas nasz dowód osobisty, umowa czy drukowany e-mail, którego żąda szef. Znalezienie określenia tego słowa też nie jest proste – w naszym dokumencie prawnym nie istnieje jego ogólna definicja. Prawodawstwo administracyjne podpowiada nam odrobinę, odróżniając dokumenty osobiste od dokumentów oficjalnych. Ciężko w każdym razie ustalić właściwie, co kryje się za niniejszymi określeniami. Tu z asystą przybywa nam przeczucie, gdyż to akurat intuicyjnie zdołamy odróżnić pochodzenie i charakter tego „dokumentu”. Dlatego dokumentami będą dla nas: akty skończenia szkoły, kluczowe e-maile, akty notarialne, umowy, akty prawne, kluczowe teksty, które mają charakter oficjalny, nasze dowody tożsamości, paszporty, świadectwa pracy i inne. Orientując się w przybliżeniu co to dokument, można zdobyć się na sformułowanie, że znaczną ich część jesteśmy w stanie stworzyć sami (np. umowy wydzierżawienia bądź najmu pomieszczenia, formalne e-maile). Aby dokumenty te nie odchodziły od uniwersalnie uznanego wzoru, zazwyczaj stosuje się szablony dokumentów. Upraszczają one przede wszystkim spisywanie nieskończonej ilości umów lub też dokumentów seryjnych. Szablonem jest przyjęty schemat, coś wcześniej ustalonego, co upraszcza w znacznym stopniu pracę ze znaczną ilością jednakowych dokumentów. Załóżmy, że osoba pracująca w księgowości, mająca do sporządzenia 200 umów, jeśli by tworzyła je pojedynczo, nie dałaby rady ukończyć tego robić przez następny miesiąc. Ale może ona skorzystać z szablony i ułatwić swoja pracę. W takim wypadku wpisuje tylko najistotniejsze dane w pierwotnie sporządzone pola edycji. Ze sprawdzeniem robota zajmie jej 3 dni. Aby ułatwić pracę można też wykorzystać wzory umów, które są przyporządkowane do danego zdarzenia. Popularnie trzeba określić je jako szablony tematyczne, odnoszące się do specyficznego tematu. Dlatego na przykład jeśli chcemy wystawić umowę najmu, możemy skorzystać ze specyficznego szablonu – wzoru umowy najmu. Takie postępowanie zmniejsza czas pracy, który nieodzowny byłby do stworzenia całościowej umowy na nowo. Wniosek jest prosty – w dobie ekonomizacji czasu pracy, trzeba upraszczać sobie żywot, używając wszelakiego rodzaju usprawnień, jakie oddaje nam dzisiejsza technologia.