Często napotykamy się z pojęciem „dokument”, ale nie do końca wiemy, co się ukrywa za tym oznaczeniem. „Dokumentem” będzie dla nas ważna nasz dowód osobisty, umowa czy wydrukowany e-mail, o który prosi szef. Poszukiwanie terminu tego hasła też nie jest łatwe – w naszym prawie nie istnieje jego ogólna definicja. Prawodawstwo administracyjne pomaga nam nieco, rozróżniając dokumenty prywatne od dokumentów urzędowych. Trudno w każdym razie powiedzieć konkretnie, co kryje się za niniejszymi terminami. Tu z radą przychodzi nam przeczucie, ponieważ to akurat poprzez domysły zdołamy odróżnić typ i formę tego „dokumentu”.
Stąd też dokumentami są dla nas: nasze dowody tożsamości, umowy, paszporty, istotne e-maile, akty notarialne, akty prawne, akty ukończenia szkoły, kluczowe teksty, mające charakter urzędowy,świadectwa pracy i inne. Wiedząc w przybliżeniu co to dokument, można zaryzykować spostrzeżenie, iż wiele z nich damy radę napisać własnoręcznie (na przykład dokumenty wydzierżawienia albo wynajmu pomieszczenia, służbowe maile). Aby dokumenty te nie odchodziły od ogólnie zaakceptowanego standardu, zwykle używane są szablony dokumentów. Upraszczają one przede wszystkim zapisywanie ogromnej ilości umów i dokumentów cyklicznych. Szablonem jest typowy schemat, coś odgórnie przyjętego, co ułatwia w dużym stopniu pracę z wielką ilością identycznych papierów. Przypuśćmy, że księgowa, mająca do wystawienia dwieście umów, jeśli by tworzyła je pojedynczo, nie dałaby rady ukończyć tego czynić przez miesiąc. Ale może ona wykorzystać szablon i uprościć swoja robotę. W tym wypadku wpisuje tylko najważniejsze informacje we wcześniej stworzone pola edycji. Ze sprawdzeniem robota pochłonie jej 3 dni robocze.
Dla ułatwienia należy również zastosować wzory umów, które są przypisane do specyficznego wydarzenia. Ogólnie trzeba scharakteryzować je jako szablony tematyczne, dotyczące faktycznego przedmiotu. I tak np. jeśli mamy ochotę sporządzić umowę wynajmu, możemy skorzystać ze specjalnego szablonu – wzorca umowy wynajmu. Takie zachowanie zmniejsza okres pracy, który nieodzowny byłby do napisania całej umowy na nowo. 
Konkluzja jest oczywista – w erze oszczędności czasu pracy, należy upraszczać sobie życie, używając wszystkiego rodzaju usprawnień, jakie daje nam współczesna technika.