Dokumentacja firmowa jest najistotniejszym elementem w prowadzeniu księgowości. Sporządzając ją trzeba kierować się nie tylko przyjętymi normami, ale także wytycznymi ustaw i rozporządzeń. Jak poprawnie konstruować dokumenty sprzedażowe i pisma urzędowe? Faktury Polskie przepisy prawne dopuszczają możliwość sporządzania 6 rodzajów faktur:
  • faktury RR (wystawianej przez nabywców produktów rolnych od rolników ryczałtowych)
  • faktury korygującej
  • faktury zaliczkowej
  • faktury końcowej (rozliczeniowej)
  • faktury VAT
  • faktury pro forma (przedwstępnej)
Bez względu na rodzaj faktury zawierać ona misi takie informacje jak:
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
  • dzień, miesiąc i rok lub miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia oraz nr porządkowy faktury wraz z jej typem
  • kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, zapisaną cyframi i słownie
  • cenę jednostkową towaru albo usługi bez kwoty podatku
  • stawki podatku
  • imiona oraz nazwiska bądź nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy a także ich adresy
  • jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów albo rodzajów wykonanych usług
  • wartość sprzedaży towarów albo wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku albo zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu
  • wartość towarów albo wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
  • nazwę towaru albo usługi
  • sumę wartości sprzedaży netto towarów albo wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu
  • NIP sprzedawcy i nabywcy
Pisma oficjalne Wszelkie pisma oficjalne, sporządzane przez firmę, oprócz odpowiedniej budowy językowej, zawierać powinny również wszelkie informacje, służące do identyfikacji danej działalności gospodarczej i osoby sporządzającej pismo, czyli:
  • informację do kogo dane pismo jest kierowane
  • nazwę i adres firmy
  • opcjonalnie w pismach kierowanych do instytucji państwowych numer NIP, REGON
  • podpis oraz stanowisko osoby wystawiającej pismo
  • telefon kontaktowy
Zobacz też: > Badania wstępne do pracy