Faktury zaliczkowe w VAT wystawiane są, gdy przed wydaniem produktu bądź wykonaniem usługi sprzedający trzyma od kontrahenta część, a czasem całość należności. Jakie warunki powinny być spełnione?
Bardzo często zdarza się, iż płatnicy VAT przed wydaniem produktu bądź wykonaniem usługi dostają od klientów część, a czasami całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie jej otrzymania w tej części, w jakiej została ona wpłacona.
Wedle art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, prawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w przypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w zagadnieniu zwrotu podatku niektórym płatnikom.
Fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż tydzień od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od klienta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej kolejnej zaliczki. Faktura taka musi spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Musi jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy, na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę towaru (usługi), cenę netto, ilość zamówionych towarów, stawki podatku, sumę podatku i wartość brutto zamówienia czy umowy a też daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy czy zamówienia oraz wartość kwot pobranych poprzednio części należności brutto.
Jeżeli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu produktu lub wykonaniu usługi trzeba wystawić fakturę na zasadach ogólnych. Przyjęło się, że oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Faktura rozliczająca zamówienie musi zawierać także numery faktur wystawionych przed wydaniem produktu lub wykonaniem usługi. Często też zdarza się, iż faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru czy usługi, sprzedawca po wydaniu towaru czy wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.
