Kartoteki wynagrodzeń

W firmie zatrudniającej pracowników pracodawca jest zobowiązany do dopilnowania, aby prowadzona dokumentacja pracownicza była zgodna z przepisami. Warto wobec tego zapoznać się z zasadami dotyczącymi prowadzenia kartoteki wynagrodzeń. 

Kartoteka wynagrodzeń składa się z karty przychodów pracowniczych. Na podstawie tych dokumentów możliwe jest prawidłowe naliczanie wypłat, obliczanie należnych składek ZUS oraz zaliczek za podatek dochodowy, który przedsiębiorca musi odprowadzać za swoich pracowników.

Prawidłowo sporządzona karta przychodów powinna zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
• datę przekazania zaliczki podatkowej,
• potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika,
• dochód osiągnięty w danym miesiącu,
• kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych,
• kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu,
• dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy),
• kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne,
• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego,
• koszty uzyskania przychodów.

To rodzaj dokumentu księgowego stosowany w celu potwierdzenia naliczenia wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Lista płac tworzona jest z reguły co miesiąc, ponieważ tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń. Jest ona również punktem wyjścia dla właściwego wypełnienia deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy też poprawnemu zaksięgowaniu płac.

Lista płac musi zawierać pewne stałe elementy, takie jak:

• informację o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu,
• informację o wynagrodzeniu brutto i netto,
• nazwę pracodawcy,
• informację o wysokości wymiaru podstawy,
• informację o przyznanych nagrodach,
• informację o zwolnieniach L4 za dany miesiąc,
• informację o wysokości odprowadzonych składek ubezpieczeniowych,
• oznaczenie lub nazwę listy płac,
• numery stron,
• miesiąc, którego dotyczy,
• informację o wysokości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy,
• informację o przyznanych premiach,
• datę sporządzenia,
• podpisy osoby sporządzającej i akceptującej,
• informację o przyznanych prowizjach.