W przypadku przedsiębiorstw, które do celów swej działalności wykorzystują pojazdy najmowane lub własne, winno być tworzone obliczenie, zwyczajowo zwane kilometrówką. Ma to swoje zastosowanie w przypadku tak zwanych jazd lokalnych. Kilometrówka rozliczana winna być zarówno wtedy, kiedy samochody użytkowane są często, jak i wtedy, gdy wyłącznie sporadycznie. Ewidencja winna zawierać: • Liczbę rzeczywiście przebytych kilometrów, • Charakterystykę trasy, • Dzień oraz cel wyjazdu, • Kwotę za kilometr trasy, • Imię oraz nazwisko osoby używającej auta, • Sygnaturę zatrudniającego oraz jego dane, • Numer rejestracyjny auta, • Wielkość silnika, • Następny numer wpisu Obowiązek tworzenia kilometrówki spoczywa na firmach korzystających z powyższych samochodów osobowych albo innych, o ładowności nieprzekraczającej 3,5 tony (z odstępstwami). Wielkość stawek rozliczeniowych dla firm z sektora publicznego, regulowana jest przez rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w innych przedsiębiorstwach rozliczenia takie określane są przez wewnętrzne prawo (np. regulamin wynagrodzeń). Dla ułatwienia i sprecyzowania, prawodawca ustalił niejakie limity kilometrów, które przedstawiają się odpowiednio: • 300 km – gminy do 100 tysięcy mieszkańców • 500 km – gminy powyżej 100 tysięcy mieszkańców • 700 km – gminy powyżej 500 tysięcy mieszkańców Istnieją tylko dwa odstępstwa w rozliczaniu kilometrów jazd lokalnych: • Służba leśna ma przypisaną wartość 1500 kilometrów miesięcznie • Służby ratownicze oraz tym podobne, mają do rozjeżdżenia 3000 kilometrów miesięcznie Pracodawca, niebędący w strefie budżetowej, może określić zmniejszony przydział kilometrów, jednak nie może go przekroczyć. Poniesione wydatki powiązane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają przymusowi opłacania rat na ubezpieczenie społeczne. Raty te naliczane są dopiero po przewyższeniu określonego prawem przydziału kilometrów, ale tylko od sumy przewyższającej ten przydział. 
