W przypadku przedsiębiorstw, które do celów swej działalności wykorzystują pojazdy najmowane lub własne, winno być tworzone obliczenie, zwyczajowo zwane kilometrówką. Ma to swoje zastosowanie w przypadku tak zwanych jazd lokalnych. Kilometrówka rozliczana winna być zarówno wtedy, kiedy samochody użytkowane są często, jak i wtedy, gdy wyłącznie sporadycznie. Ewidencja winna zawierać: Liczbę rzeczywiście przebytych kilometrów, Charakterystykę trasy, Dzień oraz cel wyjazdu, Kwotę za kilometr trasy, Imię oraz nazwisko osoby używającej auta, Sygnaturę zatrudniającego oraz jego dane, Numer rejestracyjny auta, Wielkość silnika, Następny numer wpisu Obowiązek tworzenia kilometrówki spoczywa na firmach korzystających z powyższych samochodów osobowych albo innych, o ładowności nieprzekraczającej 3,5 tony (z odstępstwami). Wielkość stawek rozliczeniowych dla firm z sektora publicznego, regulowana jest przez rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w innych przedsiębiorstwach rozliczenia takie określane są przez wewnętrzne prawo (np. regulamin wynagrodzeń). Dla ułatwienia i sprecyzowania, prawodawca ustalił niejakie limity kilometrów, które przedstawiają się odpowiednio: 300 km – gminy do 100 tysięcy mieszkańców 500 km – gminy powyżej 100 tysięcy mieszkańców 700 km – gminy powyżej 500 tysięcy mieszkańców Istnieją tylko dwa odstępstwa w rozliczaniu kilometrów jazd lokalnych: Służba leśna ma przypisaną wartość 1500 kilometrów miesięcznie Służby ratownicze oraz tym podobne, mają do rozjeżdżenia 3000 kilometrów miesięcznie Pracodawca, niebędący w strefie budżetowej, może określić zmniejszony przydział kilometrów, jednak nie może go przekroczyć. Poniesione wydatki powiązane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają przymusowi opłacania rat na ubezpieczenie społeczne. Raty te naliczane są dopiero po przewyższeniu określonego prawem przydziału kilometrów, ale tylko od sumy przewyższającej ten przydział. Baza firm