Program do fakturowania - wygoda i bezpieczeństwo

W Polsce, podobnie jak w większości państw, obrót pomiędzy firmami dokumentuje się przy pomocy faktur.Współcześnie ręczne ich wystawianie odeszło do lamusa, a arkusz kalkulacyjny z powrotem gra bardziej analityczną rolę.

Powszechną praktyką stało się wykorzystywanie zaawansowanych systemów służących do zarządzania sprzedażą, których jedną z funkcji jest oprogramowanie do wystawiania faktur.

W artykule przeczytasz, w jakie funkcje powinien być wyposażony dobry program do fakturowania, a także czy tradycyjne oprogramowanie jest w stanie sprostać wymogom stawianym przez Ministerstwo Finansów. Dowiesz się również, co wpływa na intuicyjność systemu i bezpieczeństwo przechowywanych w nim danych.

Wygodny program do faktur? – Tylko w chmurze!

Co to znaczy „wygodny”? Według tworzących się na rynku standardów wygodny znaczy zawsze dostępny, pod ręką, mobilny, a także zintegrowany z bazami przedsiębiorców w GUS lub CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) oraz aktualizowany w tle przez administratorów, tak by zachować zgodność z obowiązującym prawem podatkowym. Ponadto wykorzystujący w pełni technologie internetowe, umożliwiający generowanie ustrukturyzowanych plików faktur elektronicznych i przesyłanie ich drogą rządowych platform PEF lub zwykłą pocztą elektroniczną.

Mimo że brzmi to bardzo skomplikowanie, znaczy jednak tyle, że system powinien umożliwiać wystawienie faktury w każdym miejscu i o każdej porze, a także działać zawsze na aktualnych danych kontrahenta i umożliwiać natychmiastowe przesyłanie faktur do klienta, by na końcu kliknięciem mógł on wygodnie uregulować swoje zobowiązanie.

Automatyczne wystawianie faktur? – To możliwe! 

W zależności od wielkości firmy przedsiębiorcy mogą wystawiać od kilku do nawet kilkudziesięciu faktur każdego dnia. O pomyłkę, zwłaszcza przy dużej liczbie dokumentów, nietrudno. Dlatego nowoczesny program do fakturowania powinien poza wcześniej opisanymi funkcjami być również zintegrowany:

w usługach:

• z systemem CRM ((ang.) customer relationship management),
• z systemem rejestracji wykonanych usług, zleceń bądź zadań,

w handlu:

• z systemem do zarządzania gospodarką magazynową,
• z platformami e-commerce i marketplace’ami,

zawsze:

• z drukarkami fiskalnymi online,
• z rządową białą listą podatników VAT,
• z bazami dłużników BIG.

Opisane integracje i mechanizmy pozwalają na użycie w oprogramowaniu funkcji do automatycznego generowania faktury, jej wysyłki do klienta i raportowania jej plikiem JPK_FA do Ministerstwa Finansów jednocześnie.

Spraw, by klienci zawsze płacili na czas!

Jedną z powszechnych bolączek przedsiębiorców jest nieterminowe regulowanie zobowiązań przez kontrahentów. Na taki stan rzeczy wpływa wiele czynników. Od prozaicznych, jak brak dostępu do konta firmowego w danej chwili, poprzez brak funduszy na koncie klienta, aż po zwykłą nieuczciwość partnera biznesowego. 

Platformy do fakturowania, zarządzania sprzedażą i relacjami z klientami rozwiązują wszystkie tego typu problemy prostymi funkcjami systemu, takimi jak:

• integracja z BIG – ogranicza problem nieuczciwych klientów,

• integracja z e-bankowością – pozwala na łatwe opłacenie faktury z linku,

• integracja z systemami faktoringowymi – pozwala sfinansować fakturę dla klienta.

Dobry system ma również możliwość wysłania drogą e-mail lub SMS powiadomień o braku płatności, monitów i wezwań, łącznie z wygenerowaniem dokumentacji windykacyjnej.

System do fakturowania w praktyce

Przykładem oprogramowania, które posiada wszystkie wymienione funkcje, jest system wFirma.pl. Wystawianie faktur jest proste, a większość zaawansowanych funkcji działa w tle, tak że nie zakłóca to i nie komplikuje samego procesu fakturowania. 

Platforma posiada dwa zamienne interfejsy. Pierwszy, bardziej rozbudowany, służy do pracy przy użyciu komputerów stacjonarnych. Drugi, dostępny pod adresem mojo.pl, jest mobilnym interfejsem dedykowanym na urządzenia typu tablet lub smartfon. 

Obsługa sprzedaży odbywa się z poziomu zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. Wszystkie podstawowe dane uzupełnia się w jednym oknie. Ponadto dane nabywcy można pobrać bezpośrednio z GUS bez konieczności wypełniania ich ręcznie.

 

Niewątpliwym udogodnieniem jest możliwość wystawiania faktur zamiennie netto – brutto lub brutto ˜– netto. Ponadto umożliwia: 

• wystawianie faktur we wszystkich walutach z tabeli NBP według aktualnego kursu,
• automatyczne tłumaczenie wystawionych faktur na 8 języków,
• wybór jednego z wielu szablonów faktur, w tym wczytanie własnego szablonu z logo firmy,
• powielanie wystawionych faktur,
• automatyczne i cykliczne wystawianie faktur według własnych kryteriów.

System ponadto pozwala generować faktury w  mechanizmie split payment, z numerem BDO. 

Prawne wymogi związane z fakturowaniem

Warto pamiętać, że wystawianie faktur regulowane jest przez prawo podatkowe, w tym ustawę o VAT. Przepisy wymagają między innymi od systemów służących do wystawiania faktur możliwości generowania plików JPK _FA w celu dostarczania ich do organów kontrolnych. Omawiana platforma posiada takie funkcje. Ponadto daje możliwość generowania rejestrów VAT sprzedaży, będąc częścią ogólnego systemu do rozliczania podatków i prowadzenia księgowości samodzielnie lub zlecając obsługę księgowemu. 

Ochrona danych osobowych a system do fakturowania

Mało kto zastanawia się nad problemem zgodności oprogramowania z wymogami RODO. Duża część faktur wystawiana jest przez osoby fizyczne lub dla takich osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Ich dane to nic innego jak dane osobowe i podlegają wprost obostrzeniom RODO. 

Większość wymogów dotyczy zabezpieczenia przed utraceniem danych lub ich wypłynięciem do osób nieuprawnionych. Omawiane rozwiązanie umożliwia poprawne, zgodne z prawem administrowanie danymi i powierzanie czynności wyspecjalizowanemu personelowi obsługi platformy. 

Firma zarządzająca systemem podpisuje z przedsiębiorcami umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, przejmując na siebie odpowiedzialność za politykę bezpieczeństwa i archiwizacji. 

Program do fakturowania umożliwia przedsiębiorcy przede wszystkim realizowanie przepisów, zgodnie z którymi jest on zobligowany do prawidłowego dokumentowania swojej sprzedaży. 

Jednym z podstawowych dokumentów, które powinien przekazać nabywcy, jest faktura. Istotnym w tym zakresie jest to, by wystawiane faktury zawierały wszystkie niezbędne elementy jakie przewiduje ustawa o VAT. Sprawdźmy, jakie cechy i narzędzia powinien posiadać dobry program do fakturowania.

Program do wystawiania faktur powinien być wygodny

Jakiekolwiek narzędzie wspierające pracę przedsiębiorcy powinno być przede wszystkim bezpieczne z punktu widzenia prawa podatkowego ale też i wygodne. Oznacza to, że program do fakturowania nie powinien komplikować życia a je ułatwiać. 

 

 

Program do fakturowania a automatyzacja pracy

Istotną kwestią jest ogólnie pojęta automatyzacja pracy. Zaawansowane programy do fakturowania online pozwalają na:

• automatyczne pobieranie danych kontrahentów z bazy GUS,
• budowanie katalogu towarów i usług,
• weryfikowanie kontrahentów w wywiadowniach gospodarczych,
• weryfikowanie kontrahentów czy są czynnymi podatnikami VAT,
• automatyczne księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych.

Automatyczne pobieranie danych kontrahentów z bazy GUS

Wystarczy wpisanie NIP-u i reszta informacji (nazwa, adres) zostanie wypełniona. Co ważne, dane te są zapisywane w bazie kontrahentów, z której przedsiębiorca może swobodnie korzystać. Rozwiązanie to pozwala na oszczędność czasu, przy każdorazowym wystawianiu faktury sprzedaży podatnik bowiem nie musi ręcznie uzupełniać danych kontrahenta, są one w pełni do jego dyspozycji, wystarczy wybrać je z listy.

Tworzenie katalogu towarów i usług

Wygodny program do fakturowania umożliwia tworzenie katalogu towarów i usług, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi każdorazowo, podczas wystawiania faktury, uzupełniać danych związanych z produktem takich jak np. nazwa, cena netto, stawka VAT, cena brutto. Dodatkowo katalog ten pozwala na kontrolowanie stanu poszczególnych produktów w firmie, dzięki czemu przedsiębiorca posiada wiedzę na temat tego jakich produktów brakuje, które z nich należy zamówić. Jest to niezbędne do zapewnienia ciągłości funkcjonowania firmy.

Weryfikowanie kontrahentów w wywiadowniach gospodarczych

Dobry program do fakturowania posiada również możliwość natychmiastowego sprawdzenia kontrahenta pod względem rzetelności. Pozwalają na to integracje z krajowymi bazami dłużników jak i giełdami długów. Spotyka się również rozwiązania, które posiadają integrację z krajowymi wywiadowniami gospodarczymi. 

Sprawdzanie kontrahentów w bazie Ministerstwa Finansów i VIES

Ma to kluczowe znaczenie przy bezpieczeństwie wystawiania faktur i przeniesieniu obowiązku opłacenia podatku na nabywcę. Integracja z MF i VIES pozwala ustalić to czy nabywca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT.

W sytuacji gdy sprzedajemy towar lub usługę z odwrotnym obciążeniem i nie naliczamy podatku VAT, odpowiedzialność za to że nabywca nie jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem spoczywa na nas. To od nas urząd skarbowy będzie egzekwował podatek. 

Automatyczne księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych 

Rozwinięty program do fakturowania posiada również funkcję automatycznego księgowania wystawionych faktur w odpowiednich ewidencjach księgowych. Co ciekawe, system taki jak np. wFirma.pl samodzielnie odpowiednio rozpozna moment powstania obowiązku podatkowego, co jest szczególnie istotne w kontekście rozliczeń z urzędem skarbowym.

Automatyczne przeliczanie faktur wystawionych w walucie obcej

W ramach automatyzacji procesu wystawiania faktur należy zwrócić uwagę na fakt przeliczania faktur w walutach obcych na polskie złote (zgodnie z wymogami ustawy o VAT), a także automatycznego ustalania różnic kursowych.

Program do fakturowania - inne przydatne funkcje

Dobry program do fakturowania w chmurze posiada również możliwość:

• w przypadku sprzedaży abonamentowej – automatycznego, cookresowego generowania faktur i wysyłania ich do klienta,

• automatycznego zaplanowania wysyłki przypomnień o zapłacie zarówno w formie e-mail, jak i SMS,

• przesyłania faktury elektronicznie wraz z linkiem do bezpośredniej płatności,

• automatycznego generowania analiz, np. przychodów, przepływów pieniężnych, sprzedaży.

Program do fakturowania online zgodny z RODO

W kontekście obowiązujących przepisów RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, istotne jest zwrócenie uwagi na obowiązki nakładane na przedsiębiorcę w tym zakresie.

Co ważne, regulacje prawne dotyczące danych osobowych dotyczą osób fizycznych, w tym przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Tak więc dokonując sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz na rzecz osób fizycznych prowadzących własne firmy, należy mieć świadomość obowiązku wypełnienia regulacji unijnego rozporządzenia ws. ochrony danych osobowych. Jednym z najważniejszych jest zabezpieczenie danych przed utratą, zniszczeniem czy wypłynięciem. Za jego niewypełnienie GIODO może nałożyć na przedsiębiorcę bardzo wysokie kary, rzędu ok. 10–20 milionów euro (art. 83 RODO). Tak więc prawidłowe przetwarzanie danych osobowych oraz, ich zabezpieczenie to nie lada wyzwanie. Znacząco rozwiązuje wiele problemów z tym związanych oprogramowanie online. Sama konstrukcja usługi w chmurze jaką jest opisywany przykład programu do fakturowania - wFirma.pl, zdejmuje szereg obowiązków z przedsiębiorcy. Większość procesów związanych z bezpieczeństwem przeniesiona jest na świadczącego usługę.

Obowiązki w związku z przetwarzaniem danych w programie do fakturowania 

Przykładem procesu związanego z przetwarzaniem danych osobowych za pomocą systemów teleinformatycznych jest zabezpieczanie danych przez tworzenie kopii bezpieczeństwa. Nie jest to prosty temat gdyż wymaga się by tworzone kopie bezpieczeństwa były przechowywane w osobnym środowisku odizolowanym od miejsca gdzie się znajdują bazy danych. Mało tego wymaga się by co określony w polityce bezpieczeństwa okres, kopie bezpieczeństwa były odtwarzane a dane zgromadzone były sprawdzane czy nie zostały w jakikolwiek sposób uszkodzone. W przypadku usługi fakturowania w chmurze, wszystkie opisane obowiązki oraz szereg innych przejmuje podmiot świadczący usługę. 

Mobilny program do fakturowania a ochrona danych osobowych

W ostatnim okresie możemy już mówić o wysypie różnego rodzaju programów do fakturowania napisanych przede wszystkim na urządzenia mobilne. W kontekście wcześniej poruszonych zagadnień należałoby się zastanowić czy aplikacje instalowane na urządzeniach mobilnych pozwalają zabezpieczać należycie cały obszar przetwarzania danych osobowych, tzn.:

• czy występuje możliwość ich trwałej utraty w przypadku zniszczenia urządzenia?
• czy występuje możliwość dostania się do nich przez osoby nieuprawnione? 
• czy tworzone są kopie bezpieczeństwa danych?
• czy są odtwarzane kopie w odpowiednim środowisku zbliżonym do pierwotnego bez narażania danych na ich zatarcie lub utratę na urządzeniu źródłowym? 

To tylko część pytań na jakie użytkownik aplikacji mobilnej musi sobie zadać, aby sprostać wymogom RODO.

Rozwiązaniem problemu jest tworzenie stron aplikacji webowych doskonale dopasowanych pod urządzenia mobilne RWD (responsive web design). W tym przypadku znikają wszystkie powyższe pytania gdyż bazy danych znajdują się w serwerowniach zarządzanych przez dostawców usługi.

Program do faktur a monitorowanie zmian przetwarzania danych osobowych

Profesjonalne systemy służące do wystawianie faktur online, posiadają narzędzia pozwalające raportować 

• kto, kiedy wprowadził określone dane osobowe i w jakim celu?
• kto, kiedy i w jakim celu zmienił dane i w jakim zakresie?
• kto, kiedy i w na jakiej podstawie udostępnił dane osobowe podmiotom trzecim?
• historię protestów

Opisywany program do faktur online - wFirma.pl posiada rozbudowany raport związany z realizacją RODO.

Program do fakturowania więcej na temat RODO

Z tego powodu każdy podmiot przetwarzający dane osobowe w formie elektronicznej ma obowiązek wprowadzenia polityki bezpieczeństwa w tym zakresie, w skład której wchodzą między innymi: 

• zabezpieczenie pomieszczeń i urządzeń elektronicznych gdzie przetwarzane są dane przed dostępem osób nieupoważnionych,
• wprowadzenie zasad tworzenia kopii zapasowych systemów gdzie przetwarzane są dane osobowe oraz okresowe sprawdzania prawidłowości tworzonych kopii.

W takim przypadku przedsiębiorca nie musi tworzyć kopii zapasowych gdyż robi to za niego dostawca usług w chmurze. 

Co ciekawe aplikacje instalowane na telefonach czy tabletach nie posiadają możliwości tworzenia backupów, które są niezbędne, by spełnić wszelkie wymogi RODO, o których mowa wyżej.

Program do fakturowania w chmurze zgodny z przepisami prawa

Przepisy podatkowe zmieniają się niezwykle często, w związku z tym istotnym jest, by wybrany przez nas system do fakturowania był dostosowany do obowiązujących przepisów. Przewagą programów do fakturowania w chmurze jest fakt, iż wszelkie aktualizacje są darmowe. Nie wymagają po stronie przedsiębiorcy ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z zakupem pakietu aktualizacyjnego, jak ma to miejsce w przypadku oprogramowania pudełkowego.

W pełni wyposażony program do fakturowania powinien posiadać możliwość generowania JPK_FA, czyli struktury dotyczącej wystawionych faktur VAT sprzedaży. Od 1 lipca 2018 roku na żądanie urzędu skarbowego należy go dostarczyć na elektronicznym nośniku danych, jak np. pendrive.

Bezpieczne przesyłanie faktur przez program do fakturowania 

Warto podkreślić, że wysyłanie faktur mailem nie jest oczywistym i bezpiecznym rozwiązaniem, nie każda skrzynka pocztowa jest bowiem w stanie zapewnić szyfrowanie danych. Naprzeciw oczekiwaniom zarówno rynku, jak i przedsiębiorców wychodzą zaawansowane aplikacje webowe, które pozwalają na przesyłanie bezpiecznej e-faktury za pomocą linku. Więcej na ten temat w artykule: Bezpieczna e-faktura.

Mobilny program do fakturowania 

Główną przewagą programów do fakturowania online jest ich mobilność, czyli dostępność z każdego urządzenia posiadającego przeglądarkę internetową oraz dostęp do internetu. Rozwiązanie to daje przedsiębiorcy możliwość wystawienia faktury w zasadzie w każdym miejscu i o każdej porze.

Program do fakturowania zintegrowany z bankowością online

Zaawansowane programy do fakturowania online posiadają liczne integracje z narzędziami bankowości mobilnej, które pozwalają na importowanie i rozliczanie transakcji z rachunku bankowego. Transakcje kojarzone są przez system z wystawionymi fakturami. Dzięki takiemu rozwiązaniu przedsiębiorca posiada stałą kontrolę nad płatnościami od kontrahentów, co jest niezwykle istotne w celu zachowania płynności finansowej firmy.

Program do fakturowania i rozbudowany CRM

Istotnym narzędziem wspierającym system do fakturowania w chmurze jest CRM, który wspiera zarządzanie relacjami z klientami. Dobry CRM pozwala na:

• automatyczne pobieranie danych kontrahentów z GUS-u - na podstawie wprowadzonego NIP-u kontrahenta zaciąga wszystkie dane firmy,

• budowanie bazy kontrahentów - umowy, ustalenia, adnotacje dotyczące danego klienta mogą znaleźć się w jednym miejscu. Terminy spotkań, warunki dostaw i wiele innych informacji są dostępne zawsze pod ręką,

• zarządzanie projektami i zadaniami - dodawanie zadań wraz z możliwością przypisania ich do pracowników czy kontrahentów, możliwość nadawania priorytetów oraz terminów realizacji, co ułatwia efektywne zarządzanie firmą,

• tworzenie archiwum dokumentów - przechowywanie w jednym miejscu wszystkich dokumentów związanych z danym kontrahentem.

Dzięki takim narzędziom przedsiębiorca nie musi tworzyć dodatkowej dokumentacji, notatek i ręcznie uzupełniać danych na fakturze za każdym razem. Wszystkie dane przechowywane o kontrahentach dostępne są w jednym miejscu, co znacznie pozwala zaoszczędzić czas.