Szablony dokumentów - oszczędność czasu

Szablon zawiera zazwyczaj zdefiniowane style i dodatkowo część elementów dokumentu. Ma na celu ułatwić formatowanie dokumentu. Korzystając z gotowego wzorca, nie musimy tworzyć dokumentu od początku. Korzystamy z jego podstawowej opcji. Uzupełniamy jedynie dane w polu jego edycji. W tym momencie przyspieszamy i rzeczywiście ułatwiamy pracę związaną z opracowaniem konkretnego dokumentu. Dotyczy to szczególnie tych dokumentów ,które najczęściej są nam potrzebne. Wśród nich m.in. : - umowy zlecenia, - potwierdzenie odbioru, - umowy o pracę, - umowy o dzieło., - wezwania do zapłaty, - rachunki, - faktury , - potwierdzenia zapłaty Do takich należą też faktury abonamentowe w rachunkowości. W tym wypadku specjalny program do faktur, wystawia automatycznie faktury na zasadzie szablonu. Szablony można, a nawet powinno się modyfikować, by były spójne z systemem identyfikacji wizualnej własnej firmy. W związku z tym ważne jest zamieszczenie na nich logo i zastosowanie danego stylu, wyglądu i czcionki. W ten sposób dokumenty przedsiębiorstwa nabiorą indywidualnego charakteru na tle konkurencji i będą ze sobą spójne. Nie powinno się przesadzać z nadmierną kolorystyką i wymyślną stylistyką odpowiedniego dokumentu. Szablony powinny być jasne i czytelne.