Faktura VAT jest dokumentem handlowym, potwierdzającym transakcję gospodarczą, pomiędzy sprzedawcą a nabywcą. Powinność korzystania z faktur definiuje Ustawa z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, określana potocznie 'Ustawą o VAT'. Pamiętać należy, że faktury powinno się wystawić nie później niż z datą zaistnienia obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednakże niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Standardy te nie odnoszą się do wystawiania faktur VAT w zakresie dystrybucji energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, pod warunkiem, gdy faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Do najchętniej wystawianych faktur zaszeregować można: Faktura VAT marża jest dokumentem, stosowany przez tych, którzy upoważnienie są do płacenia podatku wg procedury marża. Procedurę wspomnianą stosują między innymi płatnicy świadczący usługi w ramach turystyki jak również ci, którzy dokonują dostawy wyrobów używanych. Zgodnie z ustawą o VAT, marża to różnica między kwotą należności, jaką powinien uiścić nabywca usługi lub produktu, a ceną, jaką zapłacił podatnik towarów lub usług zakupując je od innych płatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem wiele bardziej uproszczonym, niż zwykła faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych: - stawka podatku, - kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, - cena jednostkowa netto, - wartość sprzedaży netto, - suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany towar lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeżeli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna : - daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto, - numery NIP sprzedawcy i nabywcy, - imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy, - kwotę podatku, - dane dotyczące zamówienia lub umowy, - dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży, - kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, - stawkę podatku, - datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' Płatnicy nie mają także obowiązku wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują tylko: - dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży, - nazwę towaru lub usługi, - numery NIP sprzedawcy i nabywcy, - adresy, - kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień, - jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, - imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy W przypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po przekazaniu] towaru lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości produktów lub usług w tym przypadku, pomniejsza się o kwotę otrzymanych części należności, z kolei wartość podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna zawierać numery faktur wystawionych przed przekazaniem towaru lub wykonaniem usługi. W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą. Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców. Faktura pro forma mieści w sobie identyczne komponenty, co faktura VAT, wyróżnia ją jedynie wyróżnik 'Faktura pro forma' zamiast 'Faktura VAT'. Na uwadze mieć, że faktura pro formy nie zwalnia podatnika z powinności wystawienia faktury według wymogów ogólnych, ponieważ sam w sobie nie przedstawia dowodu dokonania transakcji. Nie jest wobec tego w świetle ustawy dowodem księgowym, a co za tym idzie płatnik nie ma możliwości zamieszczenia jej w ewidencji zakupów, rejestrach VAT a także w konsekwencji w deklaracjach VAT. W obrocie handlowym faktura pro forma pełni rolę swego typu propozycji transakcji sprzedaży (towarów lub usług). Spełnia ona rolę informacyjną, z powodu tego, że z jej pomocą sprzedający prezentują nabywcom zasady umowy sprzedaży. A zatem strony kontrahentów, przedmiot sprzedaży, cenę oraz termin zapłaty. Poza tym faktura pro forma może zostać uznana jako poświadczenia odebrania zlecenia, z kolei dla nabywającego może być wezwaniem do wpłacenia przedpłaty przed odbiorem towaru albo świadczeniem usług. Zobacz też:
kalkulator umowa o pracę