Ewidencja przychodów to podstawa księgowości dla przedsiębiorcy, rozliczającego się z podatku dochodowego na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego. Powinna być ona prowadzona odrębnie dla każdego roku podatkowego, a ujmuje się w niej wyłącznie uzyskiwane w działalności przychody.

Ewidencja przychodów może być prowadzona zarówno przy wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania, jak i ręcznie - na rynku dostępne są papierowe ewidencje w formie zbroszurowanej.

W ewidencji przychodów podatnik jest zobowiązany uwzględniać wszystkie uzyskane przychody. Wpisywać je należy w porządku chronologicznym, na podstawie odgórnie określonych dowodów księgowych. Nigdzie w przepisach nie ma zapisu, iż ewidencję podatnik musi uzupełniać na bieżąco, jednakże konieczne jest dokonanie wszystkich wpisów do 20 dnia miesiąca po miesiącu, którego wpisy dotyczą. Jest to związane z faktem, iż do tego dnia podatnik zobowiązany jest odprowadzić do urzędu zaliczkę na podatek dochodowy.

W ewidencji znaleźć się muszą wszystkie przychody podatnika. Są to więc przede wszystkim kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Ponadto, zgodnie z przepisami, za przychody z działalności uznaje się także:

  • przychody z odpłatnego zbycia składników majątku rolnego, wykorzystywanego na potrzeby związane z działalnością gospodarczą i zarazem będących:
    1. środkami trwałymi,
    2. składnikami majątku o wartości początkowej do 3500 zł, z wyłączeniem składników, których wartość początkowa nie przekracza 1.500 zł,
    3. wartościami niematerialnymi i prawnymi
    4. przychody z odpłatnego zbycia składników majątku spółdzielczego, własnościowego prawa do lokalu użytkowego lub udziału w takim prawie, nieujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
  • dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków - z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych,
  • różnice kursowe,
  • otrzymane kary umowne,
  • odsetki od środków na rachunkach bankowych, otrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością,
  • wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań, w tym z tytułu zaciągniętych kredytów (pożyczek) - z wyjątkiem umorzonych pożyczek z Funduszu Pracy,
  • wartość zwróconych wierzytelności, które zostały odpisane jako nieściągalne, albo na które utworzono rezerwy zaliczone uprzednio do kosztów uzyskania przychodów,
  • wartość należności umorzonych, przedawnionych lub odpisanych jako nieściągalne w tej części, od której dokonane odpisy aktualizujące zostały uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,
  • równowartość odpisów aktualizujących wartość należności, uprzednio zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku ustania przyczyn, dla których dokonano tych odpisów,
  • naliczony podatek od towarów i usług lub zwrócony podatek akcyzowy, w tej części, w której podatek uprzednio został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów,
  • przychody osiągnięte w związku ze zwrotem lub otrzymaniem pożyczki (kredytu), jeżeli pożyczka (kredyt) była waloryzowana kursem waluty obcej, w przypadku gdy:
    1. pożyczkodawca (kredytodawca) otrzymuje środki pieniężne stanowiące spłatę kapitału w wysokości wyższej od kwoty udzielonej pożyczki (kredytu) - w wysokości różnicy pomiędzy kwotą zwróconego kapitału a kwotą udzielonej pożyczki (kredytu),
    2. pożyczkobiorca (kredytobiorca) zwraca tytułem spłaty pożyczki (kredytu) środki pieniężne stanowiące spłatę kapitału w wysokości niższej od kwoty otrzymanej pożyczki (kredytu) - w wysokości różnicy pomiędzy kwotą otrzymanej pożyczki (kredytu) a kwotą zwróconego kapitału,
  • wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń,
  • wynagrodzenia płatników z tytułu:
    1. terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa,
    2. wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych,
  • przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą,
  • otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.