Faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów wystawianych w firmie. Potwierdza ona dokonaną transakcję między dwoma stronami – sprzedawcą i kupującym. Jej wystawienie i przekazanie rozpoczyna proces związany z obowiązkiem podatkowym. Faktura musi zawierać wszystkie obowiązkowe elementy, aby zapewnić przedsiębiorcy działanie zgodne z prawem. Potrzebne jest więc zdobycie odpowiedniej wiedzy lub znalezienie i korzystanie z dopasowanego do naszych potrzeb programu do fakturowania.

Program do fakturowania – jaki powinien być?

Program do fakturowania powinien przede wszystkim:

  • być wygodny – program do fakturowania musi być prosty, odpowiednio dostosowany, powalać na fakturowanie mobilne. Najważniejsze, aby codzienne korzystanie z programu nie było okupione frustrującymi doświadczeniami;
  • być intuicyjny – odpowiednio zaprojektowany system pozwala na szybkie opanowanie programu, a w efekcie na fakturowanie bez konieczności ślęczenia nad instrukcjami;
  • być zgodny z przepisami – pamiętajmy, że przepisy zmieniają się co jakiś czas, wobec czego należy stale odświeżać wiedzę na ich temat; jeśli natomiast polegamy na programie do fakturowania, musimy być pewni, że twórcy zadbali o jego aktualizację;
  • zapewniać ochronę danych osobowych – ma to znaczenie nie tylko pod kątem RODO, ponieważ niezależnie od tych regulacji ochrona danych w obecnych, cyfrowych, czasach stanowi priorytet. 

Najlepsze programy do fakturowania online pozwalają ponadto na szereg działań związanych z weryfikowaniem kontrahentów, automatycznym pobieraniem ich danych, księgowaniem faktur w ewidencjach podatkowych. Czy program do fakturowania, na który chcemy się zdecydować lub z którego korzystamy, ma takie funkcjonalności? Zdecydowanie warto zadać sobie takie pytanie.

 

Weryfikowanie kontrahentów na bieżąco

W dobrym, porządnie zaprojektowanym programie do fakturowania błyskawicznie sprawdzimy również, czy nasi kontrahenci są faktycznie rzetelni. Najłatwiej się o tym przekonać, mając dostęp do krajowych baz dłużników i giełd długów. Jeszcze lepsze efekty zapewniają programy do fakturowania posiadające integrację z krajowymi rejestrami firm.
Ważna jest również możliwość weryfikacji partnerów biznesowych w Fiskusie i VIES – ma to zasadnicze znaczenie przy bezpieczeństwie faktur oraz przy split payment. Integracja z tymi instytucjami da nam pewność, że kontrahent regularnie płaci podatek VAT.

Dane kontrahentów dostępne w czasie rzeczywistym

To naprawdę proste, ponieważ wystarczy wpisać numer NIP, by pozostałe informacje, jak nazwa i adres, zostały automatycznie dodane. Są one także zapisywane w bazie kontrahentów, która jest zawsze do dyspozycji. W każdej chwili można z niej swobodnie korzystać, co pozwala zaoszczędzić czas. Zamiast każdorazowo wystawiać fakturę sprzedaży wybieramy dane z listy, nie musząc uzupełniać ich ręcznie.

Automatycznie tworzone katalogi – ogromna wygoda i pełna kontrola

Tworzenie katalogu towarów i usług to absolutna podstawa, ponieważ ułatwia życie każdemu przedsiębiorcy, który dzięki temu nie musi za każdym razem podczas wystawiania faktur wprowadzać danych produktowych, czyli nazwy, ceny, stawki VAT itd. To również wiele innych zalet, szczególnie związanych z kontrolowaniem tego, co znajduje się na stanie, co z kolei pomaga szybko ustalić, jakich produktów nie brakuje, a jakie trzeba zamówić. Taka automatyzacja pozwalająca zachować ciągłość funkcjonowania firmy stanowi nieocenioną wartość, bez której prowadzenie własnej działalności byłoby uciążliwe.

Automatyczne księgowanie faktur – ograniczenie pracy i więcej wolnego czasu

W profesjonalnym programie do fakturowania znajdziemy również opcję automatycznego księgowania wystawionych faktur. Dzięki temu do odpowiednich ewidencji księgowych trafiają poszczególne dokumenty, co zapewnia porządek i przejrzystość. System samodzielnie rozpoznaje moment powstania obowiązku podatkowego, nie ma więc obaw, że przeoczymy to zobowiązanie, narażając się na przykre urzędowe konsekwencje.

Co więcej może dać program do fakturowania? Jak to wygląda na przykładzie wFirma.pl?

Wymienione funkcje powinny stanowić podstawę porządnego, profesjonalnego programu do fakturowania online. Nie są one wszystkim, co możemy zyskać, o czym łatwo się przekonać, korzystając z tego, co ma do zaproponowania wFirma.pl. Mamy tu ciekawe dodatkowe opcje, które między innymi pozwalają automatycznie zaplanować wysyłkę listów przypominających (w formie mailowej lub SMS-owej) o opłacie. 

Program do fakturowania oferowany przez wFirma.pl to jednocześnie możliwość przesyłania faktur elektronicznych wraz z linkiem do bezpośredniej płatności czy generowania analiz, na przykład dotyczących sprzedaży, przychodów i przepływów pieniężnych. Dodatkowe usługi odnoszą się też do sprzedaży abonamentowej, czyli okresowego generowania faktur i wysyłania ich do klienta. 

Przejrzysty, przyjemny dla oka interfejs. Wszystkie funkcje, których potrzebujesz do sprawnego funkcjonowania i wystawiania dokumentów księgowych w małej firmie, znajdziesz w jednym miejscu. wFirma.pl dostępna jest online, a faktury można wystawiać nawet z poziomu telefonu.