Fakturą zaliczkową jest specyficzny rodzaj faktury, który wystawia się w sytuacji zrobienia zadatku, przedpłaty, zaliczki albo raty, po wpłaceniu należności za powyższe. Faktury takiej nie należy sporządzać później jak do siódmego dnia od zrobienia częściowej zapłaty. Za każdą następną częścią zapłaty, do 7 dni po, musi iść także faktura poświadczająca transakcję, nawet jeśli towar nie był oddany (albo usługa wykonana).
Niniejszy rodzaj faktury winien składać się z:
• Datę sporządzenia i numerację rachunku,
• Informacji o nabywcy i zbywającym (nazwiska, nazwy firm, adresy siedziby firm, imiona),
• Symbolu rodzaju rachunku (na przykład faktura VAT-MP),
• Jeśli sporządzone zostały wcześniejsze faktury zaliczkowe, trzeba podać ich daty i numery oraz sumę wszystkich wcześniejszych wpłat częściowych, wyrażonych brutto,
• Numery NIP obu stron,
• Wielkość kwoty fragmentu albo całej należności brutto,
• Wielkości naliczanego podatku oraz jej kwoty (wyrażonej w złotówkach),
• Informacje odwołujące się do zakupionego asortymentu albo usługi (kwota, podatek, nazwa, ilość, wartość),
• Czas otrzymania fragmentu albo całości przysługującej kwoty, o ile nie pokrywa się ona z czasem sporządzenia rachunku.
Jeśli zdarzy się taki przypadek, że faktury zaliczkowe nie będą uwzględniać całościowej kwoty brutto, wtedy zbywający sporządza fakturę w oparciu o zasady ogólne, po oddaniu asortymentu lub wykonaniu usługi. Sumę asortymentu lub usługi zmniejsza się mimo to o dotychczasowe wpłaty częściowych należności, tak jak i wysokość pobranego podatku musi być zmniejszona o uprzednio policzony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Faktura ta powinna zawierać też numery poprzedzających ją faktur zaliczkowych.
Jeżeli natomiast wyniknie, że faktury zaliczkowe obejmowały całą cenę brutto, sprzedawca nie wystawia rachunku po wydaniu asortymentu albo wyświadczeniu usługi.
