Fakturą zaliczkową jest specyficzny typ rachunku, który sporządza się w przypadku dokonania przedpłaty, zadatku, zaliczki albo raty, po uiszczeniu kwoty za powyższe. Faktury takiej nie można sporządzać później jak do 7 dnia od dokonania częściowej zapłaty. Za każdą kolejną częścią opłaty, do 7 dni po, musi iść również faktura poświadczająca umowę kupna-sprzedaży, nawet jeśli towar nie był wydany (albo usługa wykonana).
Niniejszy typ faktury powinien składać się z:
• Informacje odwołujące się do zakupionego towaru albo usługi (nazwa, ilość, kwota, wartość, podatek),,
• Wysokości należnego podatku i jej kwoty (wyrażonej w PLN),
• Informacji o kupującym oraz sprzedającym (nazwy firm, imiona, nazwiska, adresy siedziby firm),
• Czas wystawienia oraz numer faktury,
• Oznaczenia rodzaju faktury (na przykład faktura VAT-MP),
• Wysokość sumy fragmentu albo całej należności brutto,
• Jeżeli wystawione były wcześniejsze faktury zaliczkowe, należy wyszczególnić ich daty oraz numery oraz zsumowaną kwotę wszystkich dotychczasowych zaliczek częściowych, wyrażonych kwotą brutto,
• NIP-y obu stron
• Datę odebrania fragmentu albo całości należności, jeśli nie pokrywa się ona z czasem wystawienia faktury.
Jeżeli wydarzy się taka sytuacja, że faktury zaliczkowe nie będą obejmować całościowej sumy brutto, wtedy zbywający wystawia fakturę w oparciu o zasady ogólne, po wydaniu towaru albo wyświadczeniu usługi. Cenę towaru albo usługi pomniejsza się jednak o wcześniejsze wpłaty fragmentarycznych należności, tak jak i wielkość pobranego podatku powinna być zmniejszona o wcześniej naliczony, częściowy podatek z faktur zaliczkowych. Faktura ta powinna uwzględniać również numery poprzedzających ją faktur zaliczkowych.
Jeśli natomiast okaże się, że faktury zaliczkowe uwzględniały całą kwotę brutto, sprzedawca nie wystawia faktury po wydaniu towaru albo wyświadczeniu usługi.
