Podstawowym dokumentem, który potwierdza transakcję między sprzedającym, a kupującym jest faktura. Odgrywa ona również znaczącą rolę przy powstaniu obowiązku podatkowego, dlatego ważne jest, aby zawierała wszystkie niezbędne elementy wymienione w ustawie o VAT. Odpowiedni program do fakturowania może ułatwić przedsiębiorcy działanie zgodnie z prawem.
Program do fakturowania - jaki powinien być?
Największymi zaletami dobrego programu do fakturowania jest łatwość obsługi, intuicyjność oraz wygoda w działaniu. Patrząc pod kątem praktycznym to trzy najważniejsze aspekty. Jednak dobrze zaprojektowany program do fakturowania powinien działać w zgodzie z przepisami prawa podatkowego oraz być w tym celu na bieżąco aktualizowany.
Najlepiej oceniane programy do fakturowania dają takie możliwości jak:
- budowa katalogów towarów i usług,
- weryfikacja kontrahentów,
- automatyczne pobieranie danych kontrahentów,
- księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych.
Czym charakteryzują się wyżej wymienione funkcje i dlaczego są tak ważne dla przedsiębiorców?
Budowa katalogów towarów i usług
Katalogi towarów i usług to duże ułatwienie dla przedsiębiorców. Dzięki tej funkcji w programie do fakturowania, podczas wystawiania faktury nie trzeba każdorazowo wprowadzać danych produktowych takich jak nazwa, cena, stawka VAT. Taka automatyzacja pozwala zaoszczędzić czas, jak również kontrolować stany produktów.
Weryfikacja kontrahentów
Dostępność wszystkich kontrahentów w bazie pozwala wystawiać fakturę sprzedaży podając w danych nabywcy wyłącznie numer NIP. Pozostałe dane zostaną automatycznie pobrane z systemu. Takie rozwiązanie jest dużą oszczędnością czasu i ogranicza możliwość popełnienia błędów w danych kontrahenta.
Dobry program do fakturowania pozwala również sprawdzić rzetelność kontrahentów. Umożliwia w tym celu dostęp do krajowych baz dłużników i giełd długów. Firmy starające się o duże kontrakty często decydują się na wybór programu, który umożliwia integrację z krajowymi wywiadowniami gospodarczymi.
Ze względów bezpieczeństwa, przy wyborze omawianego programu warto zwrócić uwagę na możliwość weryfikacji partnerów biznesowych w bazie Ministerstwa Finansów i VIES. Dzięki tej funkcji przedsiębiorca wystawiający fakturę, będzie mógł sprawdzić, czy kontrahent regularnie płaci podatek VAT. Warto o tym pamiętać, ponieważ w przypadku nieopłacenia przez nabywcę podatku, urząd skarbowy w celu uregulowania zobowiązania zwróci się do nas.
Automatyczne księgowanie faktur
Opcja automatycznego księgowania faktur sprawia, że dokumenty trafiają do odpowiednich ewidencji księgowych. Dodatkowo system sam rozpoznaje moment powstania obowiązku podatkowego. Zatem oprócz przejrzystości i porządku w dokumentacji, daje również pewność, że nie przeoczymy zobowiązania podatkowego.
Dodatkowe funkcje - jak to wygląda w programie wfirma.pl?
Wymienione powyżej funkcje powinny być podstawą każdego programu do fakturowania. System wfirma.pl oprócz nich, zapewnia również dodatkowe, rzadko spotykane w innych programach możliwości. Dodatkową opcją, którą zapewnia program wfirma.pl jest możliwość ustawienia listów przypominających o opłacie w formie e-mail bądź za pośrednictwem SMS-a.
Oprócz wyżej wymienionej dodatkowej funkcji, program pozwala również wysyłać faktury elektroniczne z bezpośrednim linkiem do płatności oraz generować analizy dotyczące sprzedaży, przychodów czy przepływów pieniężnych. Przedsiębiorca korzystający z programu wfirma.pl ma również możliwość na okresowe generowanie faktur i wysyłanie ich do klienta. Jest to tzw. funkcja sprzedaży abonamentowej.
Program do fakturowania wfirma.pl to wygoda, innowacyjność i pewność, że nie zapomnimy o uregulowaniu obowiązku podatkowego.
