Kadry i płace w chmurze - rozwiązanie zgodne z RODO

Kadry i płace jako bogaty system udostępniony przez internet, zintegrowany z eZUS i MF. Jeden system zastępujący w pełni wiele osobnych programów w tym nieszczęsnego Płatnika, do tego gwarantujący nam zgodność z przepisami o bezpieczeństwie danych osobowych RODO. Kto do niedawna by pomyślał?

Jeszcze do niedawna prowadzenie rozliczeń kadrowo-płacowych na systemie webowym było rozwiązaniem nie do przyjęcia przez specjalistów w tej dziedzinie. Ten obszar rozliczeń działalności szczególnie wiąże się z przetwarzaniem wrażliwych danych osobowych, więc większość decydowała się na korzystanie z programów desktopowych. Panowało ogólne przekonanie o większym bezpieczeństwie i mniejszym ryzyku utraty danych. Jednak zmiany przepisów oraz systemów rządowych sprawiają, że znaczna część osób zajmujących się działem kadr i płac decyduje się na korzystanie z oprogramowań dostępnych online. W poniższym artykule wyjaśnimy, dlaczego kadry i płace w chmurze to nowoczesne i bezpieczne rozwiązanie.

Kadry i płace w chmurze a bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych zgodne z RODO  

Ochrona danych osobowych, nie jest niczym nowym. Jednak 25 maja 2018 roku weszło w życie nowe Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych 2016/679 – tzw. RODO, które wprowadza szereg nowych obowiązków dla osób, które przetwarzają dane osobowe. W świetle przepisów jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. Głównie należy mieć na uwadze ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych do posiadanych danych, ale również przed ich utratą.

Zabezpieczenie dostępu hasłem

System wFirma.pl posiada podwyższony sposób zachowania bezpieczeństwa poprzez zastosowanie dwuetapowego logowania.

Polega ono na tym, że logowanie do systemu należy potwierdzić:

• hasłem, oraz
• kodem cyfrowym PIN generowanym na telefonie.

Bez podania tych dwóch składowych jednocześnie, logowanie będzie niemożliwe.

Aktywowanie usługi polega na pobraniu na telefon aplikacji i zeskanowanie kodu QR. W ten sposób pobrana aplikacja generuje nowy PIN do logowania. Przy każdym logowaniu należy wpisać nowy kod z aplikacji.

Kadry i płace w chmurze to bezpieczne przechowywanie danych osobowych

Jedną z największych obaw jaką mają użytkownicy systemów desktopowych w stosunku do kadr i płac w chmurze jest zabezpieczenie przed utratą danych. Panuje ogólne wrażenie, że dane zapisywane na dysku lokalnym w systemie są bezpieczniejsze niż te przetrzymywane w chmurze. Nic bardziej mylnego. Przechowywanie danych w chmurze jest tak samo bezpieczne, a nawet niekiedy bardziej choć oczywiście zależy przede wszystkim od polityki backupowej stosowanej przez system, z którego się korzysta. Przykładowo w systemie wFirma.pl kopie zapasowe są generowane automatycznie co godzinę. Ponadto użytkownik może samodzielnie tworzyć kopie zapasowe w dowolnym momencie. To gwarantuje wysoki poziom zabezpieczenia przed ewentualną utratą danych.

E-teczki pracownicze w systemie webowym

Od 2019 roku przedsiębiorcy mogą prowadzić akta osobowe wyłącznie w wersji elektronicznej. Pracodawca ma prawo zrezygnować z konieczności przechowywania teczek papierowych, których uzupełnianie jest uciążliwe, a samo przechowywanie w przypadku większej liczby zatrudnionych często kosztowne. Warto też podkreślić, że dokumenty w postaci tradycyjnej bardzo łatwo zniszczyć. Wprowadzenie e-teczek jest więc wyjściem naprzeciw potrzebom pracodawców.

Należy jednak zwrócić uwagę, że warunkiem przechowywania dokumentacji pracowniczej w takiej formie jest opatrzenie każdego dokumentu certyfikatem kwalifikowanym. Ma to na celu potwierdzenie zgodności z oryginałem (czyli dokumentem papierowym).

System wFirma.pl daje możliwość prowadzenia teczek pracowników w wersji elektronicznej.

Dokument należy dodać w zakładce

• KADRY » DOKUMENTY wchodząc w folder wybranego pracownika, przechodząc do podfolderu AKTA OSOBOWE lub
  
• KADRY » PRACOWNICY, gdzie należy kliknąć na imię i nazwisko danego pracownika i przejść do zakładki DOKUMENTY, tam przejść do folderu AKTA OSOBOWE.

Po kliknięciu na akta osobowe w tabeli pojawią się foldery dla poszczególnych ich części – część A, część B, część C i część D.

By dodać zeskanowany, opatrzony bezpiecznym podpisem dokument należy wejść w odpowiedni folder, a następnie wybrać opcję DODAJ DOKUMENT » DODAJ DOKUMENT » NA PODSTAWIE PLIKU.

Po wypełnieniu pola Nazwa i dodaniu skanu z dysku, dokument zostanie zapisany w wybranej części akt osobowych pracownika.

Kadry i płace w chmurze zintegrowane z ZUS PUE

Kolejną przewagą modułu Kadr w systemie wFirma.pl są integracje z rządowymi systemami zewnętrznymi takimi jak ZUS (Płatnik), PUE czy Ministerstwo Finansów (urzędy skarbowe).

Od 2016 roku zaczęto stosować elektroniczne zwolnienia lekarskie, a od grudnia 2018 roku są one jedyną obowiązującą formą. Wystawione zwolnienie lekarskie, automatycznie jest przesyłane do ZUS-u i na konto płatnika składek w ZUS PUE.

W celu wygodnego wprowadzenia i rozliczenia nieobecności pracownika spowodowanego chorobą, system wFirma.pl posiada funkcję importu e-zwolnień z ZUS PUE.

Wystarczy, że pracodawca posiada konto na ZUS PUE. Wtedy po zalogowaniu się do systemu, w zakładce Zaświadczenia lekarskie, należy zaznaczyć odpowiednie zwolnienie i wybrać funkcję Eksportuj. Wygenerowany zostanie dokument w formacie CSV.

Po zalogowaniu się do systemu wFirma.pl w zakładce KADRY » GRAFIK » IMPORT E-ZWOLNIEŃ wystarczy załączyć wcześniej wygenerowany plik CSV.

Na tej podstawie nieobecność pracownika zostanie automatycznie uwzględniona w ewidencji czasu pracy, a co z tym idzie przy wyliczaniu listy płac choroba pracownika również zostanie uwzględniona.

Kadry i płace w chmurze a wysyłka deklaracji podatkowych za pracowników bezpośrednio z systemu

Każdy pracodawca ma obowiązek sporządzania po zakończeniu roku deklaracji dotyczących dochodów pracowników oraz pobranych zaliczek na podatek dochodowy.

Prowadząc kadry i płace w chmurze, oprócz generowania takich formularzy, można je również wysyłać bezpośrednio do wybranego urzędu skarbowego. Co więcej osoby fizyczne prowadzące działalność nie muszą posiadać bezpiecznego podpisu elektronicznego. Autoryzacja wysyłki deklaracji odbywa się tu bowiem poprzez podanie przychodu z zeznania rocznego przedsiębiorcy za ubiegłe lata.

Czyli nawet jeśli pracodawca przypomni sobie o konieczności wysyłki deklaracji w ostatnim dniu, może to zrobić nawet przebywając poza biurem.

W systemie wFirma.pl wysyłki deklaracji o pobranych zaliczkach PIT-4R lub o zryczałtowanym podatku PIT-8AR można dokonać z zakładki START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE zaznaczając dodany formularz i z górnego paska opcji wybierając WYŚLIJ DO URZĘDU.

Wysyłkę należy zautoryzować kwotą przychodu w zakładce BEZ PODPISU.

Deklaracje o dochodach i zaliczkach wygenerowane w KADRY » DEKLARACJE wysyła się w taki sam sposób klikając na WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.

Kadry i płace w chmurze to rezygnacja z importów do pobocznych programów ZUS

Systemy webowe wyróżniają się również jeśli chodzi o wysyłkę deklaracji do ZUS-u. Dzięki takim rozwiązaniom pracodawcy mogą w bardzo łatwy sposób nie tylko zgłaszać czy wyrejestrowywać pracowników, lecz także sporządzać dla nich raporty imienne i inne deklaracje rozliczeniowe. Ważne jest, że wysyłka deklaracji do ZUS-u odbywa się tu bez konieczności zaciągania plików do programu Płatnik bądź platformy PUE - użytkownicy  mogą przekazywać te dokumenty bezpośrednio z danego systemu w dowolnym momencie.

W celu wysłania utworzonych deklaracji zgłoszeniowych dla pracowników należy w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE zaznaczyć deklarację do wysłania i wybrać WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS.

Wysyłki tych deklaracji użytkownik dokona również z zakładki KADRY » DEKLARACJE » ZAZNACZENIE DEKLARACJI » WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US ALBO ZUS.

Pojawi się wówczas okno, w którym można wysłać deklarację lub za pośrednictwem podpisów należących do wFirma.pl.

Oczywiście można również podpisać deklarację własnym certyfikatem kwalifikowanym.

Analogicznie wygląda wysyłka deklaracji DRA - po przejściu do zakładki START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE zaznaczając dodany komplet rozliczeniowy i wybierając z górnego paska opcję WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO ZUS.

Kadry i płace w chmurze to wygoda pracy!

Jak więc widać, kadry i płace w chmurze to wygodne, nowoczesne ale i bardzo bezpieczne rozwiązanie. Prowadzenie kadr w systemach takich jak wFirma.pl daje nie tylko swobodę w użytkowaniu, lecz także dużą oszczędność pieniędzy i czasu. Większość programów wymaga bowiem wykupywania drogich okresowych licencji z licznymi ograniczeniami (np. liczby użytkowników, wprowadzanych pracowników czy liczby obsługiwanych równocześnie firm). Tutaj natomiast dostęp do systemu może mieć tyle osób ilu doda administrator. Nie trzeba również korzystać z programów pobocznych, a wysyłki deklaracji do ZUS-u czy US można dokonać bezpośrednio za pomocą kilku kliknięć.

Co najważniejsze, użytkownik ma dostęp do informacji wprowadzonych do systemu w dowolnym momencie, z systemów takich jak wFirma.pl można bowiem w pełni korzystać z każdego miejsca, gdzie mamy dostęp do internetu. Przekłada sie to na dużą elastyczność pracy, ponieważ można ją kontynuować w domu, bez konieczności przebywania w biurze.

Wszystkie dane są bezpieczne, a sam system wfirma.pl spełnia wymagania nowej ustawy o RODO.