Kartoteki wynagrodzeń

W każdym przedsiębiorstwie jedną z najbardziej znaczących ról pełni kartoteka wynagrodzeń. W jej skład wchodzą listy płac, karty przychodów, jak również dane dotyczące comiesięcznego wynagrodzenia dla pracowników. Dopiero zapoznanie się z wszystkimi aspektami prawnymi, pozwoli prawidłowo prowadzić tą dokumentację. Kartoteka wynagrodzeń musi zawierać takie informacje jak:

dane adresowe pracownika ( województwo, numer mieszkania, kod pocztowy, poczta, numer domu, gmina, miejscowość, ulica, powiat, telefon, kraj)
dane o wynagrodzeniu (płaca zasadnicza, premia, dodatki, nagrody i inne)
dane osobowe pracownika (imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię matki, nazwisko rodowe, drugie imię,, PESEL, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, imię ojca, NIP)
dane o zatrudnieniu ( data zawarcia umowy)

W skład kartoteki wynagrodzeń wchodzi „karta przychodów” oraz „lista płac”. Te dwa dokumenty służą do prawidłowego naliczania wypłaty dla pracowników, obliczania należnych ZUS składek jak również w celu prawidłowego odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy za każdego z pracowników. Karta przychodów Właściciele firm, zatrudniający pracowników, bez względu na formę organizacyjną działalności, powinni prowadzić karty przychodów. Prawidłowo sporządzona zawiera:

kwotę zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
imię i nazwisko pracownika
kwotę przychodów w naturze i gotówce, którą osiągnął w danym miesiącu
dochód narastająco od początku roku (pracodawcy muszą kontrolować, czy pracownicy nie przekroczyli kolejnej skali podatkowej; wówczas trzeba pobierać wyższą zaliczkę na podatek dochodowy)
kwotę składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne
koszty uzyskania przychodów
datę przekazania zaliczki podatkowej
dochód osiągnięty w danym miesiącu
kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych do przekazania do urzędu skarbowego
potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne z przychodu pracownika: chorobowe (2,45 proc.), emerytalne (9,76 proc. podstawy wymiaru), rentowe (1,5 proc.)

Lista płac To rodzaj dokumentu księgowego, stosowany w rachunkowości, potwierdzający obliczanie wynagrodzeń dla pracowników, wraz ze wszelkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno za pracodawcę, jak i pracownika. Lista płac sporządzana jest z reguły co miesiąc, bo tak najczęściej rozlicza się wypłaty wynagrodzeń . Jest ona także punktem wyjścia dla należytego wypełnienia deklaracji podatkowej i dokumentów ubezpieczeniowych, służy także należytemu zaksięgowaniu płac. Lista płac powinna zawierać pewne stałe elementy, takie jak: