W większości firm wykorzystuje się różnego typu samochodów, do celów powiązanych z funkcjonowaniem firmy. Nie do każdego takiego auta prowadzi się rozliczenie rozjazdów, czyli tak zwaną kilometrówkę. Obowiązek tworzenia pośród pracowników kilometrówki ma pracodawca, który w swojej firmie używa samochodów wynajmowanych albo którego zatrudnieni wykorzystują do pracy swoje prywatne samochody. Auta, osobowe albo inne, wykorzystywane w ww. sposób, nie mogą przekraczać ładowności 3,5 tony (z wyjątkami). W powyższy sposób nie można ewidencjonować samochodów, będących własnością firmy, które liczone są jako środki trwałe, ani też pojazdów kupionych w drodze leasingu. Na mocy zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., określone zostały opłaty za kilometr przebytej, w obszarze jazd lokalnych, trasy. Ustalone zostały również miesięczne limity możliwych do rozjeżdżenia kilometrów. W przypadku firm, których siedziba leży na obszarze gmin, liczących do 100 tys. zamieszkałych, jest to 300 km miesięcznie. Przedsiębiorstwa z obszaru gmin powyżej 100 tys. zamieszkałych, mogą ich wyjeździć 500 km. Natomiast w najkorzystniejszej pozycji są firmy, które położone są na obszarze gmin powyżej 500 tys. zamieszkałych – mogą ich wyjeździć aż 700 km. Są to wysokości ustalone z góry przez prawo, stąd też zastosowanie mają głównie w sferze budżetowej, mimo to zatrudniający z sektora prywatnego, muszą również przestrzegać, by nie przewyższyć wyżej wymienionych zakresów. Mogą natomiast zastosować zmniejszone ich wielkości. Kilometrówki zwolnione są od rat na ubezpieczenie społeczne, ale wyłącznie do wielkości wyżej wymienionych zakresów. Jeśli będą one przekroczone, od sumy przewyższającej, naliczyć trzeba wyżej wymienioną ratę. Na uwadze mieć trzeba także poprawność prowadzonej ewidencji pojazdów, w której znaleźć się winny: • Podpis pracodawcy i jego dane, • Pojemność silnika, • Nazwisko i imię osoby używającej pojazd, • Stawka za kilometr przebiegu, • Opis trasy, • Kolejny numer wpisu, • Numer rejestracyjny samochodu, • Liczba faktycznie przebytych kilometrów, • Dzień i cel podróży
