W większości firm używa się różnego typu pojazdów, do celów powiązanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Nie do każdego takiego pojazdu prowadzi się ewidencję przejazdów, czyli tzw. kilometrówkę.

Nakaz prowadzenia wśród pracowników kilometrówki posiada zatrudniający, który w swej działalności korzysta z pojazdów wynajmowanych lub którego zatrudnieni wykorzystują do pracy swoje prywatne pojazdy. Samochody, osobowe lub inne, wykorzystywane w powyższy sposób, nie mogą przewyższać załadunku 3,5 tony (z odstępstwami).

W wyżej wymieniony sposób nie można rozliczać aut, stanowiących własność przedsiębiorstwa, które liczone są jako środki trwałe, ni też pojazdów kupionych w drodze leasingu.

Na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., ustalone zostały opłaty za kilometr przejechanej, w ramach jazd lokalnych, trasy. Określone były również miesięczne pułapy możliwych do rozjeżdżenia kilometrów. W sytuacji firm, których siedziba leży w gminach, liczących do 100 tysięcy mieszkańców, jest to 300 kilometrów miesięcznie. Firmy z obszaru gmin powyżej 100 tysięcy mieszkańców, mogą ich wyjeździć 500 kilometrów. Natomiast w najlepszej pozycji są przedsiębiorstwa, które położone są na obszarze gmin powyżej 500 tysięcy mieszkańców – mogą ich wyrobić aż 700 kilometrów. Są to wielkości narzucone odgórnie przez prawo, stąd też zastosowanie mają przeważnie w sferze budżetowej, mimo to pracodawcy prywatni, muszą również przestrzegać, aby nie przekroczyć wyżej wymienionych limitów. Mogą natomiast zastosować zmniejszone ich wielkości.

Kilometrówki uwolnione są od opłat na ubezpieczenie społeczne, ale tylko do wysokości wyżej wymienionych limitów. Jeśli będą one przewyższone, od sumy przewyższającej, naliczyć trzeba wyżej wymienioną opłatę.

Pamiętać należy również o prawidłowości tworzonej ewidencji pojazdów, w której pojawić się winny:

• Charakterystykę trasy,
• Liczba realnie przejechanych kilometrów,
• Nazwisko oraz imię osoby używającej pojazd,
• Kolejny numer wpisu,
• Data oraz cel wyjazdu,
• Numer rejestracyjny auta,
• Stawka za kilometr trasy,
• Pojemność silnika,
• Podpis zatrudniającego oraz jego dane