Oprogramowanie dostępne zdalnie, to sposób na zaspokajanie potrzeb odbiorców biznesowych na tanie i bezpieczne rozwiązania IT. Trzeba też dodać, że model dostępu zdalnego do aplikacji w tzw. chmurze obliczeniowej stał się obecnie bardzo popularnym środkiem do realizacji celu dla większości firm - wydajnej i oszczędnej kosztowo infrastruktury informatycznej, który wpłynął także na księgowość online.
Model outsourcingu usług w zakresie zdalnego udostępniania aplikacji to obecnie najczęściej spotykany sposób dystrybucji oprogramowania. Rynek zdążył już nas przyzwyczaić do sytuacji, w której korzystanie z aplikacji wcale nie oznacza w praktyce konieczności posiadania jej w wersji instalacyjnej na nośniku typu pendrive lub CD. Można zastąpić ten model dystrybucji zgoła innym rozwiązaniem, mającym istotny praktyczny wymiar – brak kosztów inwestycji. System abonamentowy jest wygodną metodą opartą na chmurze obliczeniowej. Płacimy za zasoby rzeczywiście wykorzystane, bez konieczności zakupu licencji. Istotną bolączka rozwiązań w zakresie korzystania z oprogramowania, istną piętą achillesową, była forma zakupu i licencji na użytkowanie. Często można było spotkać się z sytuacją, w której posiadacz licencji np. na kilka stanowisk komputerowych w zasadzie z nich nie korzystał. Sprzyjało to sytuacji zakupu licencji na wyrost, często bez analizy rzeczywistych potrzeb firmy pod względem potrzeb.
Zamiast licencji - abonament
W modelu chmury pojęcie licencji praktycznie nie istnieje, zostało ono zastąpione inną formą posiadania praw do korzystania pod nazwą abonamentu. Wykupienie odpowiedniego dostępu na okres np. miesiąca lub dłużej, wiąże się ściśle z okresem użytkowania aplikacji. Odpada w takim układzie sytuacja zakupu użytkowania oprogramowania na dłuższy okres lub na większą liczbę stanowisk niż jest to konieczne. Oszczędności w takim modelu biznesowym są rzeczą oczywistą.
Dla kogo księgowość online? Biura rachunkowe i podatkowe
Dobrym przykładem rozwiązania dystrybucji oprogramowania w modelu chmury są biura finansowe i podatkowe. Tutaj kluczową sprawą są kwestie udostępniania klientom dostępu do sprawozdań finansowych i aktualnych danych dotyczących np. rachunku zysku i strat. Księgowość online polega na dostarczaniu przez klientów rachunków i dokumentów księgowych zdalnie. Jest to rozwiązanie z jednej strony wygodne, ale także mające swój wymiar praktyczny. W wersji dla biur najczęściej oprogramowanie udostępnia możliwość tworzenia raportów na kilku bazach firmowych jednocześnie. Bazy te odpowiadają poszczególnym klientom obsługiwanym za pośrednictwem systemu. Poszczególne, niezależne od siebie konta to duża przejrzystość i uporządkowana praca, a z drugiej strony - możliwość indywidualnego udostępniania profilu każdemu z obsługiwanych podmiotów indywidualnie. Ułatwia to znacznie pracę. Biuro rachunkowe prowadzące księgowość firmy ma dostęp do informacji zawierających dane sprzedażowe, w tym faktury itp. dodatkowo może wyróżnić się na tle konkurencyjnych podmiotów, wprowadzając dla swoich klientów raportowanie stanu zapasów lub trendu sprzedaży produktów. Księgowość online w serwisach takich jak np. w wFirmie, istotną cechą jest zautomatyzowanie wielu działań, dotychczas prowadzonych manualnie. Oprogramowanie jest dostosowane dla odbiorcy, którym mogą być przedsiębiorcy, na przykład prowadzący samodzielnie działalność gospodarczą oraz małe firmy. Z drugiej strony, oprogramowanie w chmurze, jest kierowane do biur rachunkowych i podatkowych.
Księgowość online - funkcjonalność, wygoda, dostępność w dowolnym miejscu
Systemy online oferują dostęp praktycznie z każdego miejsca i dowolnej porze. Co więcej, dostęp mobilny oznacza w praktyce możliwość pobrania dowolnych informacji finasowych za pośrednictwem smartfona lub tabletu. Dane można potem analizować lub przesłać do innej osoby w celu np. konsultacji, etc. Użytkownik ma możliwość dostosowania ustawień i preferencji systemu do specyfiki działalności swojej firmy. Księgowość online stworzona i zaprogramowana jest specjalnie pod klientów, dzięki czemu specjalne mechanizmy pozwalają na sprawne księgowanie najbardziej popularnych zdarzeń gospodarczych. Dodatkowo integracja z bankowością internetową pozwoli ocenić posiadane rezerwy oraz płynność finansową firmy, ocenić skalę należności i wierzytelności. To bardzo pomocny mechanizm do planowania wydatków i przykładowo tworzenia krótko i długoterminowych planów dotyczących np. inwestycji w firmie. Natychmiastowy dostęp do aktualnej kondycji finansowej jest nieocenionym źródłem informacji. Automatyzacja i wspieranie użytkownika na etapie wprowadzania danych jest jedną z istotnych cech i zalet systemów księgowych w chmurze. Na przykład w procesie księgowania zakupu środka trwałego lub wyposażenia system samodzielnie wyliczy i zaplanuje amortyzację. Przy zarządzaniu flotą pojazdów lub przy korzystaniu z samochodów firmowych systemy online pozwalają prowadzić ewidencje przebiegu pojazdu do PIT i do VAT. Można w ten sposób rozliczać samochody prywatne i firmowe.
Wystarczy wprowadzić do systemu przebyte w celach służbowych trasy oraz związane z eksploatacją danego pojazdu wydatki. Na tej podstawie system, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi oraz limitem kilometrówki, dokonuje automatycznego wyliczenia, a na koniec miesiąca ujmuje odpowiednią kwotę w kosztach uzyskania przychodu. Na koniec okresu rozliczeniowego w wymiarze miesięcznym konieczne jest określenie wysokości zaliczki na podatek dochodowy. Wyliczanie podatków oraz sporządzanie deklaracji jest również dużym ułatwieniem w systemach zdalnych. Wystarczą dosłownie dwa kliknięcia, by określić wysokość zobowiązań podatkowych w zakresie PIT i VAT oraz ubezpieczeniowych (ZUS). W efekcie generowana jest i wysłana deklaracja do organów nadzorujących, czyli urzędu skarbowego i ZUS. Oprócz deklaracji okresowych można sporządzić zeznania roczne (PIT-36, PIT-36L czy PIT-28). Korzystanie z systemów online jest nie tylko wygodne, lecz także może przynieść realne oszczędności. Zatrudnienie księgowego z doświadczeniem to często wydatek powyżej 3-4 tysięcy złotych. Dodatkowo dochodzi konieczność zakupu odpowiedniego oprogramowania, a to również wydatek kilku tysięcy złotych. W systemach w chmurze, w abonamentowym modelu rozliczeń, np. za niewiele powyżej 30 zł miesięcznie mamy dostęp do samodzielnego w pełni funkcjonalnego i aktualnego środowiska, często także z dodatkową pomocą i wsparciem wykwalifikowanych księgowych. Czasami warto takie rozwiązanie rozważyć. Przy niektórych formach działalności, MŚP w szczególności księgowość online - wfirma.pl jest opłacalną alternatywą kosztową w stosunku do posiadania własnej księgowości czy zatrudnienia biura rachunkowego.
