Faktura to podstawowy dokument, który potwierdza dokonaną transakcję między dwoma stronami - sprzedawcą i kupującym. Jej wystawienie i przekazanie rozpoczyna ważny proces, związany z obowiązkiem podatkowym. Musi więc zawierać wszystkie niezbędne elementy, o jakich mowa w ustawie o VAT. Wymiernie pomaga w tym program do fakturowania zapewniający przedsiębiorcy działanie zgodnie z prawem. Żeby jednak tak było, musimy wiedzieć, na co zwracać uwagę, wybierając odpowiedni program do fakturowania.

Jaki powinien być program do fakturowania?

Podstawową cechą każdego narzędzia powinna być wygoda, żeby codzienne korzystanie z niego nie wymagało dużo wysiłku i nie było okupione frustrującymi doświadczeniami. Liczy się intuicyjność oraz łatwość obsługi. Przy tym wszystkim jednak równie istotne jest to, aby narzędzie było perfekcyjnie zaprojektowane w zgodzie z przepisami prawa podatkowego, reagując nawet na drobne aktualizacje w przepisach. Nie zapominajmy bowiem, że zmieniają się one co jakiś czas, więc stale trzeba odświeżać swoją wiedzę, a jeśli polegamy na programie do fakturowania, to musimy być pewni, że twórcy zadbali o jego aktualizację. Obowiązkowo musi też zapewniać ochronę danych osobowych, co ma znaczenie nie tylko pod kątem RODO, gdyż niezależnie od tych regulacji, ochrona danych w obecnych cyfrowych czasach, to priorytet. 

Najlepsze, zaawansowane programy do fakturowania online pozwalają na szereg działań związanych z budową katalogów towarów i usług, weryfikowaniem kontrahentów, automatycznym pobieraniem danych kontrahentów i księgowaniem faktur w ewidencjach podatkowych. Przyjrzyjmy się dokładnie tym zagadnieniom i sprawdźmy, czy program do fakturowania, który zamierzamy wybrać, ma takie funkcjonalności. 

Automatycznie tworzone katalogi - ogromna wygoda i pełna kontrola

Tworzenie katalogu towarów i usług to absolutna podstawa, ponieważ ułatwia to życie każdemu przedsiębiorcy, który nie musi za każdym razem, podczas wystawiania faktur, wprowadzać danych produktowych, czyli nazwę, cenę, stawkę VAT itd. To również wiele innych zalet, szczególnie związanych z kontrolowaniem tego, co na stanie, co pomaga szybko ustalić jakich produktów nie brakuje, a jakie trzeba zamówić. Taka automatyzacja pozwalająca zachować ciągłość funkcjonowania firmy, stanowi nieocenioną wartość, bez której prowadzenie własnej działalności byłoby mocno uciążliwe. 

Dane kontrahentów - dostępne błyskawicznie

To naprawdę proste, ponieważ wystarczy wpisać numer NIP, by pozostałe informacje, jak nazwa i adres, zostały automatycznie dodane. Są one także zapisywane w bazie kontrahentów, która jest zawsze do dyspozycji. W każdej chwili więc można z niej swobodnie korzystać, co pozwala zaoszczędzić czas. Zamiast każdorazowo wystawiać fakturę sprzedaży, nie musimy ręcznie uzupełniać danych - wystarczy wybrać je z listy, co zajmie mniej niż chwilkę. 

Weryfikowanie kontrahentów - cenna wiedza

W dobrym, porządnie zaprojektowanym programie do fakturowania błyskawicznie sprawdzimy również, czy nasi kontrahenci są faktycznie rzetelni. Najłatwiej się o tym przekonać, mając dostęp do krajowych baz dłużników i giełd długów. Jeszcze lepsze efekty zapewniają programy do fakturowania posiadające integrację z krajowymi wywiadowniami gospodarczymi. To rozwiązanie przyda się zwłaszcza firmom starającymi się o duże kontrakty. 

Liczy się również możliwość weryfikacji partnerów biznesowych w bazie Ministerstwa Finansów i VIES, co ma kluczowe znaczenie przy bezpieczeństwie faktur, jak i przeniesieniu obowiązku opłacania podatku przez nabywcę. Integracja z tymi instytucjami da nam pewność, że kontrahent regularnie płaci podatek VAT. 

Dlaczego to tak ważne, skoro nie odnosi się do nas, lecz do nabywcy? Głównie z tego powodu, że jak sprzedamy towar lub usługę z odwrotnym obciążeniem, nie naliczając podatku VAT, zostaniemy pociągnięci do odpowiedzialności przez to, że kontrahent nie jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem. Mówiąc prościej - urząd skarbowy zgłosi się właśnie do nas, abyśmy uregulowali to zobowiązanie. 

Automatyczne księgowanie faktur - szybkość i wygoda

W profesjonalnym programie do fakturowania znajdziemy również opcję automatycznego księgowania wystawionych faktur. Dzięki temu do odpowiednich ewidencji księgowych trafiają poszczególne dokumenty, co zapewnia porządek i przejrzystość. System samodzielnie rozpoznaje moment powstania obowiązku podatkowego, nie ma więc obaw, że przeoczymy to zobowiązanie, narażając się na przykre urzędowe konsekwencje. 

Dodatkowe funkcje - jak to wygląda na przykładzie wFirma.pl?

Powyższe funkcjonalności powinny stanowić podstawę porządnego, profesjonalnego programu do fakturowania online. Nie są one wszystkim, co możemy zyskać, o czym łatwo się przekonać korzystając z tego, co ma do zaproponowania wFirma.pl. Mamy tu ciekawe dodatkowe opcje, które między innymi pozwalają automatycznie zaplanować wysyłkę listów przypominających (w formie e-mail) o opłacie. Taka informacja zostaje dostarczona również za pośrednictwem SMS-a. 

To jednocześnie możliwość przesyłania faktur elektronicznych wraz z linkiem do bezpośredniej płatności czy generowania analiz, na przykład dotyczących sprzedaży, przychodów i przepływów pieniężnych. Dodatkowe usługi odnoszą się też do sprzedaży abonamentowej, czyli co okresowego generowania faktur i wysyłania ich do klienta. 

Program do fakturowania online pomoże nam więc zapanować nad jednymi z ważniejszych dokumentów sprzedaży - fakturami. To gwarantuje lepszą obsługę zleceń, ale przede wszystkim daje pewność, że nie zapomnimy o obowiązkach podatkowych.