Księgowość online to wygoda i oszczędności. Kto jednak może skorzystać z tego rozwiązania? Na czym ono polega?

Błędy merytoryczne, niedotrzymanie terminów składania deklaracji, niewłaściwe odpisy amortyzacji, nieprawidłowe ustalenie stawki VAT lub wpisanie w koszty uzyskania przychodu pozycji, które nie powinny się tam znaleźć. To tylko niektóre z pomyłek, które przy prowadzeniu księgowości popełniają przedsiębiorcy. Powody są różne – od zwykłego pośpiechu, przez traktowanie tego aspektu działalności firmy po macoszemu, aż po świadome naruszanie przepisów.

Konsekwencje takich błędów mogą być naprawdę poważne i obejmować grzywny oraz narzucenie sposoby prowadzenia księgowości. Taka wizja to najlepszy powód, by nie lekceważyć tego obowiązku i w razie braku wystarczającej wiedzy związane z nim zadania powierzyć specjaliście.

Dla właścicieli mikro- i małych przedsiębiorstw może to jednak rodzić kolejne problemy. Stworzenie osobnego stanowiska dla księgowego zwykle przekracza możliwości ich budżetu. Skorzystanie z usług biura księgowego również często okazuje się niepraktyczne lub nieopłacalne. Dobrym rozwiązaniem w takich sytuacjach okazuje się księgowość online. Co trzeba o niej wiedzieć? W jakich przypadkach sprawdzi się najlepiej?

Księgowość online – dla jakich firm?

Zacznijmy od tego, że księgowość online nie przyniesie korzyści wszystkim przedsiębiorstwom. Najważniejsze ograniczenia do skorzystania z tego rozwiązania to wielkość firmy oraz stopień skomplikowania mechanizmów, według których ta rozlicza się z fiskusem. Księgowość online szczególnie dobrze sprawdzi się jako wsparcie dla mikro- i miniprzedsiębiorstw. Szczególnie, jeśli te prowadzą księgę przychodów i rozchodów lub korzystają z innych form uproszczonej księgowości.

 

Systemy księgowości online mogą sprawdzić się w niemal każdej branży. Potwierdzają to statystyki przeprowadzone na przestrzeni minionej dekady przez PKD. Według nich wśród klientów korzystających z takich usług są zarówno przedstawiciele wolnych zawodów, jak i firmy technologiczne, transportowe czy budowlane. Szczególnie często są do przedsiębiorstwa z następujących sektorów:

●  IT;

●  e-commerce;

●  marketing;

●  transport i spedycja;

●  działalność deweloperska;

●  doradztwo informatyczne i techniczne;

●  doradztwo podatkowe i biura podatkowe;

●  działalność prawnicza

 

Co oferuje księgowość online?

Dobre systemy księgowości online dostarczają pakiet usług w pełni wystarczających do rozliczeń fiskalnych niewielkich przedsiębiorstw, prowadzenia rejestrów kadrowych oraz obsługi ubezpieczeń. Najważniejsze funkcje to:

●  prowadzenie ksiąg przychodów-rozchodów;

●  ewidencja środków trwałych oraz wyposażenia;

●  rozliczanie pojazdów (między innymi kilometrówki i amortyzacja);

●  moduły integracji z systemem bankowości elektronicznej oraz Ministerstwem Finansów;

●  obsługa różnic kursowych;

●  obsługa Jednolitych Plików Kontrolnych

Poza tym przedsiębiorcy mogą skorzystać z szeregu usług usprawniających kwestie kadrowe lub ubezpieczeniowe. Chodzi przede wszystkim o:

●  możliwość integracji z systemem ZUS-u;

●  generowanie umów (zarówno o pracę, jak i cywilno-prawnych);

●  ewidencję czasu pracy;

●  obsługę fiskalną pracowników;

●  obsługę rozliczeń i deklaracji


Pomoc w prowadzeniu firmy nie ogranicza się jednak do udostępnienia zautomatyzowanych funkcji. Klienci korzystający z księgowości online mogą też liczyć na pomoc specjalistów, udzielających porad z zakresu księgowości, prawa fiskalnego, gospodarczego i pracy, a także w kwestiach ubezpieczeń. W ramach abonamentu niekiedy można też uzyskać dostęp do pisanych przez profesjonalistów poradników.

Księgowość online – dodatkowe udogodnienia

Księgowość online może też usprawnić inne aspekty prowadzenia firmy. Dzięki dostępnym bezpłatnie lub za dodatkową opłatą funkcjom, można też skorzystać między innymi z takich opcji jak:

  • zintegrowane zarządzanie sprzedażą;

  • automatyczne wystawianie i księgowanie faktur;

  • weryfikacja firm;

  • integracja z platformami e-commerce, takimi jak Allegro, usprawniająca cały proces sprzedaży online;

  • obsługę przedsiębiorstwa pod kątem RODO – realizację praw, generowanie upoważnień do

  • przetwarzania danych oraz ich ochrona

Księgowość online. Ile kosztuje? Czy to się opłaca?

Powodów, by skorzystać z księgowości online jest wiele. Wielu właścicieli małych firm ceni sobie wygodę i elastyczność tego rozwiązania. Dostęp do usług można uzyskać z dowolnego miejsca na świecie. Nie potrzebujemy do tego specjalnego oprogramowania, bo do panelu loguje się przez zwykłą przeglądarkę.

Jeszcze ważniejszym argumentem okazują się finanse. W zależności od miejscowości oraz ilości generowanych dokumentów, za obsługę przez biuro rachunkowe, zapłacimy od 300 do nawet 700 złotych miesięcznie. To niewiele w porównaniu do kosztów zatrudnienia etatowego księgowego, jednak znacznie więcej niż wydatki, które poniesiemy w związku z korzystaniem z księgowości online. Przykład? System wFirma swoim klientom oferuje 30-dniowy abonament w wysokości 35 złotych, a korzystając z promocji, można tę kwotę zmniejszyć do tylko 7 złotych.