Prawidłowo wystawiona faktura stanowi ważny krok w stronę bezproblemowego rozliczenia podatkowego. Aby uniknąć trudności z tym związanych, a także zaoszczędzić czas, przedsiębiorcy coraz częściej wybierają program do fakturowania online, który automatyzuje czynności związane z wystawianiem faktur. Jakimi kryteriami należy się kierować przy wyborze takiego programu? Odpowiadamy w artykule.
Komfort i szybkość korzystania z programu
Celem programu do fakturowania jest usprawnienie procesu wystawiania faktury. System powinien być zatem przede wszystkim intuicyjny, a dzięki temu łatwy i wygodny w obsłudze, tak aby jego użytkowanie wiązało się z oszczędnością czasu, a nie jego utratą. Wobec tego oprogramowanie takiego rodzaju powinno posiadać między innymi funkcję tworzenia katalogów towarów i usług – zwalnia to bowiem przedsiębiorcę z obowiązku każdorazowego wprowadzania do faktur danych produktów. Taki katalog pozwala ponadto na szybką kontrolę magazynów, a w efekcie – na przykład na szybkie uzupełnienie ewentualnych braków.
Skuteczny program do fakturowania online powinien także zapewniać automatyczne księgowanie faktur. Tym sposobem znika ryzyko związane z przekroczeniem terminu wypełnienia obowiązku podatkowego, ponieważ program sam odnotowuje moment jego powstania.
Zarządzanie danymi, ich weryfikacja i ochrona
Podobnie jak w przypadku przechowywania danych produktowych, dobrej jakości program do fakturowania online zawiera bazę kontrahentów, dzięki czemu przedsiębiorca podczas wystawiania faktury nie musi wprowadzać ich danych ręcznie – zamiast tego wybiera je ze stworzonej przez system listy. Samo dodawanie nowych informacji przebiega równie sprawnie – wystarczy bowiem wpisać NIP, a program wprowadzi na tej podstawie pozostałe dane dotyczące konkretnego kontrahenta.
Kolejnym istotnym aspektem danych jest łatwość ich weryfikacji pod kątem uczciwości kontrahentów. Program do fakturowania online powinien zatem zapewniać dostęp do krajowych baz dłużników, a także do giełd długów. Dodatkowym atutem jest jego integracja z krajowymi wywiadowniami gospodarczymi, a także z bazami Ministerstwa Finansów i VIES – pozwoli to przedsiębiorcy sprawdzić, czy kontrahent nie zalega z płatnościami podatku VAT.
Dobrze przemyślany program do fakturowania online powinien także dbać o bezpieczeństwo wszelkich danych, które przechowuje – po pierwsze w związku z RODO, ale także z uwagi na interes firmy, a zatem ze zwykłych względów bezpieczeństwa.
Aktualność programu i zgodność z prawem
Przepisy prawa podatkowego ulegają raz na pewien czas zmianom. Aby korzystanie z programu do fakturowania online było bezpieczne, musi on być przede wszystkim stworzony na podstawie obowiązujących przepisów oraz aktualizowany w tym samym momencie, w którym w życie wchodzą zmiany prawne. Jedynie w ten sposób przedsiębiorca może mieć pewność, że w dokonywanych przez niego czynnościach związanych z fakturowaniem nie ma żadnych uchybień.
Program do fakturowania online w systemie wFirma.pl
Wymienione cechy powinny charakteryzować dobre, godne zaufania oprogramowanie do fakturowania online. Jest to jednak zaledwie część funkcji, które oferuje w tym zakresie – a jednocześnie pozwala się z nimi zapoznać podczas darmowego okresu testów – wFirma.pl. Kompleksowy program do fakturowania opracowany przez wFirma.pl zawiera bowiem dodatkowo między innymi takie opcje, jak:
- automatyczne przypominanie o opłacie za pośrednictwem maila i SMS-a;
- przesyłanie faktur elektronicznych zawierających link do bezpośredniej płatności;
- generowanie analiz (m.in. sprzedaży, przychodów czy przepływów pieniężnych);
- usługi w zakresie sprzedaży abonamentowej – okresowe generowanie faktur i ich wysyłka.
Platforma do faktur wFirma.pl umożliwia ponadto wystawienie każdego rodzaju faktur aż w 9 językach oraz we wszystkich walutach.
Jest to zatem doskonały wybór, dzięki któremu przedsiębiorca nie tylko usprawni sam proces wystawiania faktury, ale również zyska wygodę w kontaktach z kontrahentami, a także możliwość skorzystania z uzupełniających opcji programu, ułatwiających ogólną organizację pracy. Wszystko to z zachowaniem bezpieczeństwa zgromadzonych danych, a także z gwarancją aktualności programu.
