Wybierając się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych warto uprzednio zaznajomić się ze strukturą organizacyjną tej instytucji. Znajomość taka zazwyczaj pozwala na szybsze i bardziej efektywne rozpatrzenie sprawy podatnika.

ZUS jest państwową jednostką organizacyjną, która posiada osobowość prawną i zajmuje się gromadzeniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne obywateli, a także dystrybucją świadczeń (np. emerytur, rent, zasiłków chorobowych lub macierzyńskich), w wysokości i na zasadach ustalonych w przepisach prawa. Struktura terenowa ZUS opiera się na 43 oddziałach, nadzorujących pracę 64 biur terenowych i 217 inspektoratów. Oznacza to, że w państwowy ubezpieczyciel posiada swoje jednostki w prawie każdym miejscu Polski. 

Oddziałem właściwym do uiszczania należnych składek ZUS jest jednostka terytorialnie przyporządkowana miejscu zamieszkania płatnika lub, jeżeli płatnik pracuje, siedzibie firmy.

Każdy oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Polsce składa się z podległych mu inspektoratów, a także biur terenowych. Natomiast indywidualna obsługa klientów w jednostkach terenowych ZUS odbywa się na wyodrębnionych stanowiskach, t.j.:

1. Informacja ogólna:
  • Informowanie o jednostkach ZUS, które zostały wyznaczone do realizacji umów międzynarodowych,
  • Wydawanie druków i formularzy,
  • Kierowanie klientów na stanowiska właściwe dla załatwienia sprawy,
  • Udzielanie informacji o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy,
  • Dystrybucja poradników, broszur i ulotek informacyjnych.
2.  Zaświadczenia lekarskie ZUS ZLA
  • Udzielanie informacji w zakresie warunków uzyskania przez lekarzy uprawnień do wydawania zaświadczeń lekarskich oraz wypełniania, przechowywania i terminów dostarczania oryginałów zaświadczeń lekarskich do ZUS,
  • Przyjmowanie i rejestracja wniosków o wydanie upoważnień do wystawiania zaświadczeń lekarskich,
  • Wydawanie zarejestrowanych bloczków ZUS ZLA,
  • Przyjmowanie i rejestracja oryginałów wydanych przez lekarzy zaświadczeń lekarskich.
3. Składki
  • Sprawdzanie w KSI poprawności danych ubezpieczonego,
  • Analiza danych i dokumentów oraz udzielanie odpowiedzi, w przypadkach, gdy jest to możliwe do wykonania od razu,
  • Inne działania naprawcze (np. korygowanie danych, identyfikacja dokumentów), w przypadkach, gdy są możliwe do wykonania na bieżąco,
  • Udzielanie instruktażu i pomocy w wypełnianiu formularzy,
  • Przyjmowanie wniosków o udzielenie ulg w spłacie należności,
  • Przyjmowanie wniosków i wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych sporządzonych przez komórki merytoryczne,
  • Udzielanie informacji o zasadach obsługi programu "Płatnik".
  • Przyjmowanie i weryfikacja dokumentów ubezpieczeniowych,
  • Przyjmowanie wniosków o wyrażenie zgody na opłacanie składek po terminie na dobrowolne ubezpieczenia społeczne,
  • Korygowanie nieprawidłowości w danych adresowych podczas wizyty klienta,
  • Obsługa dokumentów zgłoszeniowych płatnika składek (objęcie szczególną opieką płatników rozpoczynających działalność gospodarczą w związku z identyfikacją ich w systemie KSI oraz zakładaniem konta),
  • Przyjmowanie oraz obsługa zapytań i reklamacji ubezpieczonych dotyczących stanu konta ubezpieczonego,
  • Przyjmowanie wniosków i wydawanie przygotowanych przez komórki merytoryczne zaświadczeń o niezaleganiu w opłacaniu składek,
  • Obsługa zapytań w zakresie zapisów na koncie płatnika i prawidłowości przetworzenia dokumentów w systemie KSI ZUS,
  • Przyjmowania dokumentów ubezpieczeniowych na nośnikach elektronicznych,
  • Przyjmowanie wniosków w sprawie zwolnienia z obowiązku przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych,
  • Przyjmowanie wniosków, udzielanie informacji w zakresie składek oraz innych danych zewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego,
  • Udzielanie ogólnych informacji o zasadach podlegania ubezpieczeniom oraz finansowania, rozliczania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, zasadach wypełniania i korygowania dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i płatniczych oraz o zasadach przekazywania dokumentów w formie papierowej i elektronicznej,
  • Obsługa płatników zgłaszających się po otrzymaniu zawiadomień o nieprawidłowościach w dokumentach ubezpieczeniowych i płatniczych.
4. Zasiłki
  • Przyjmowanie dokumentów w sprawie ustalenia uprawnień do świadczeń pieniężnych z tytułu ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz świadczeń rodzinnych,
  • Udzielanie informacji o warunkach przyznawania, ustalania wysokości i wypłacania świadczeń krótkoterminowych,
  • Przyjmowanie wniosków i wydawanie, opracowanych przez komórki merytoryczne, zaświadczeń o okresach pobierania świadczeń krótkoterminowych,
  • Informowanie o zasadach kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz kontroli orzekania o czasowej niezdolności do pracy,
  • Informowanie o zasadach przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych oraz o podmiotach właściwych do ich realizacji,
  • Przyjmowanie wniosków i wydawanie legitymacji ubezpieczeniowych pracownikom oraz członkom ich rodzin, zatrudnionych w zakładach pracy nie posiadających uprawnień do wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia chorobowego,
  • Informowanie o zasadach wypłaty zasiłku pogrzebowego z ubezpieczenia rentowego po ubezpieczonych, członkach ich rodzin i osobach pobierających zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia oraz przyjmowanie wniosków w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku.
5. Emerytury i renty
  • Przyjmowanie dokumentów/wniosków w sprawach dotyczących ustalenia prawa do świadczeń realizowanych przez wydziały emerytalno - rentowe (w tym również wypłaty niezrealizowanych świadczeń, odszkodowań jednorazowych i zasiłku pogrzebowego). Zalecane jest wyodrębnienie stanowisk dla przyjmowania pierwszorazowych wniosków,
  • Przyjmowanie dokumentów w sprawach dotyczących zmiany danych identyfikacyjnych np. nazwiska, adresu oraz zmiany konta bankowego lub Oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia,
  • Udzielanie pomocy w sprawach dotyczących kompletowania dokumentów niezbędnych do załatwienia wniosków w sprawach realizowanych przez wydziały emerytalno - rentowe,
  • Przyjmowanie dokumentów związanych z realizacją ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz udzielanie wyjaśnień w sprawach wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania,
  • Przyjmowanie wniosków o przyznanie świadczeń w drodze wyjątku,
  • Przyjmowanie dokumentów w sprawach dotyczących zmiany wysokości przyznanych już świadczeń oraz dodatków i zasiłków, zgłoszenia członka rodziny świadczeniobiorcy do ubezpieczenia zdrowotnego lub wyrejestrowania z tego ubezpieczenia,
  • Przyjmowanie odwołań od decyzji wydawanych przez pion emerytalno-rentowy,
  • Udzielanie instruktażu i pomocy w wypełnianiu druków i formularzy,
  • Udzielanie informacji o warunkach przyznawania, ustalania wysokości i wypłacania świadczeń przysługujących z ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, wypadkowego i świadczeń zaopatrzeniowych oraz innych zleconych do wypłaty Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych: (emerytura, renta z tytułu niezdolności do pracy, w tym renta szkoleniowa, renta rodzinna, dodatek pielęgnacyjny, dodatek do renty rodzinnej dla sieroty zupełnej, zasiłek pogrzebowy, renta z tytułu niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, w tym renta szkoleniowa, jednorazowe odszkodowanie z tytułu uszczerbku na zdrowiu, renta socjalna, zasiłki i świadczenia przedemerytalne, zasiłki rodzinne i zasiłki pielęgnacyjne, renty inwalidów wojennych i wojskowych, żołnierzy, górników i kombatantów, dodatki: kombatancki, za tajne nauczanie, świadczenie w wysokości dodatku kombatanckiego, ryczałty energetyczne, świadczenia pieniężne dla byłych żołnierzy, górników, świadczenia pieniężne dla osób deportowanych, dodatek kompensacyjny, deputaty węglowe, kolejowe i górnicze, zniżki od opłacanych składek na obowiązkowe ubezpieczenie OC i dobrowolne ubezpieczenie AC),
  • Przyjmowanie i obsługa reklamacji związanych z wypłatą świadczeń realizowanych przez wydziały emerytalno-rentowe,
  • Obsługa wniosków świadczeniobiorców o wydanie zaświadczeń,
  • Udzielanie pomocy i informacji o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych zakładów pracy,
  • Wydanie sporządzonych kserokopii dokumentów, o zwrot których ubiegają się zainteresowani.
6. Kapitał początkowy
  • Udzielanie osobom, którym organ rentowy wydał decyzję w sprawie kapitału początkowego, informacji o wysokości kapitału początkowego, uwzględnionych okresach składkowych i nieskładkowych, podstawie wymiaru,
  • Udzielanie informacji i pomocy w zakresie kompletowania wniosków o ustalenie kapitału początkowego ubezpieczonych oraz trybu składania wniosków ubezpieczonych,
  • Udzielanie instruktażu i pomocy przy wypełnianiu formularzy,
  • Przyjmowanie wszelkiej korespondencji i dokumentów w sprawie kapitału początkowego,
  • Udzielanie informacji w poszukiwaniu dokumentów kadrowych i płacowych zlikwidowanych firm i o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych firm,
  • Przyjmowanie wniosków o ustalenie / ponowne ustalenie kapitału początkowego,
  • Informowanie o jednostce organizacyjnej Zakładu właściwej miejscowo lub rzeczowo, do ustalenia kapitału początkowego,
  • Udzielanie informacji klientom zamieszkałym za granicą oraz klientom posiadającym przebyte za granicą okresy pracy/ubezpieczenia, w tym także w krajach członkowskich UE/EOG - w zakresie kompletowania wniosku o kapitał początkowy i ustalanie kapitału początkowego,
  • Udzielanie informacji dotyczących zasad obliczania emerytury na nowych zasadach osobom urodzonym po 31.12.1948r., w tym z uwzględnieniem okresów zatrudnienia za granicą, np. w krajach UE/EOG,
  • Potwierdzanie przyjęcia dokumentów o ustalenie kapitału początkowego,
  • Udzielanie informacji o brakujących środkach dowodowych niezbędnych do ustalenia kapitału początkowego.