Akta Osobowe

Jednym z istotnych obowiązków pracodawcy, wynikającym z artykułu 94 pkt 9a KP, jest tworzenie dokumentacji, związanej ze stosunkiem pracy i kartoteką osobową pracowników. Oznacza to, że każdy jeden pracodawca, odbiegając od specyfikacji prawnej prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczby przyjętych do pracy osób, rozpoczyna oraz prowadzi, odrębnie dla każdego zatrudnionego, akta osobowe.

Szczegółowe reguły prowadzenia dokumentacji pracowniczej opisane zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z daty 28 maja 1996 r. w sprawie obszaru prowadzenia dokumentacji w sprawach powiązanych ze stosunkiem pracy i metodami koordynowanie kartoteki osobowej zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.). Pracodawca tworzy oraz prowadzi odrębnie dla każdego zatrudnionego akta osobowe, złożone z 3 części: • A – obejmuje dokumenty przechowywane w powiązaniu ze staraniem się o zatrudnienie • B – gromadzi akta tyczące się nawiązania stosunku pracy i historii zatrudnienia • C – znajdują się akta związane z zakończeniem zatrudnienia konkretnej osoby

 

Część A - akta gromadzone w powiązaniu ze staraniem się o pracę, jest to tzw. katalog danych osobowych. Dokumenty, których zatrudniający może wymagać od kandydata, są uszczegółowione w Rozporządzeniu z dnia 28 maja 1996 r. w kwestii obszaru nadzorowania dokumentów w sprawach powiązanych z zatrudnieniem i sposobu prowadzenia kartoteki osobowej zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to: • dokumenty zaświadczające o umiejętnościach zawodowych, konieczne do świadczenia konkretnej pracy, • uzupełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę, • zaświadczenie medyczne zaświadczające o braku przeciwwskazań do świadczenia pracy na danym stanowisku, • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy albo inne akta potwierdzające okresy pracy, • inne akta jeżeli konieczność ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie ma możliwość jeszcze przedstawić ze swojej inicjatywy pozostałe akta, takie jak akty oraz certyfikaty poświadczające jej kwalifikacje oraz umiejętności biznesowe, poświadczenia z innych urzędów, książeczkę wojskową itp. Nie wolno zapominać, iż pracodawca przechowuje w kartotekach osobowych zatrudnionego jedynie duplikaty albo odpisy przedkładanych aktów. Pierwowzorów należy żądać tylko do przejrzenia albo w celu sporządzenia kopii albo odpisu.

 

Część B – akty tyczące się stworzenia stosunku pracy. Po skończeniu procesu przyjęć, zatrudniający ma możliwość chcieć, od osoby już przyjętej, przedstawienia, oprócz informacji, które pozyskał podczas ubiegania się o pracę, również innych danych. Fundamentem jest artykuł 221 § 2 KP. Podstawowym dokumentem, który przygotowuje zatrudniający, gdy zaweźmie decyzję o zatrudnieniu pracownika jest umowa o pracę. Jeśli ponadto opisał pracownikowi obszar jego obowiązków, to trzeba go również przetrzymywać w tej części kartotek osobowych. W tej części muszą się również znaleźć:

• ankietę osobową dla zatrudnionego,

• oświadczenie medyczne powiązane z oględzinami okresowymi oraz weryfikacyjnymi,

• potwierdzenie zatrudnionego z życzeniem przelewania pieniędzy na konto bankowe,

• deklaracja o zakazie pracy u konkurencji, jeśli została zawarta,

• formalne poświadczenie zapoznania się zatrudnionego z istotą regulaminu pracy, istotą przepisów i zasad BHP, informacją pracowniczą, zakresem danych objętych tajemnicą służbową,

• zaświadczenie o odbyciu wymaganego przeszkolenia BHP,

• potwierdzenie zatrudnionego – rodzica o konieczności lub braku korzystania z praw rodzicielskich, uprawnieniach zatrudnionego zajmującego się dzieckiem do lat 4, uprawnieniach zatrudnionego zajmującego się dzieckiem do lat 14,

• PIT-2, • potwierdzenie tyczące się podwyższonych kosztów uzyskania wpływów,

• oświadczenie tyczące się równego traktowania,

• akty powiązane oddaniem środków pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, gratyfikacjami-sankcjami porządkowymi, obniżonym formatem trybu pracy lub jednostkowym rozłożeniem trybu pracy. Powinny tu również odnaleźć się pisma tyczące się oddania pracownikowi wypoczynku wychowawczego lub bezpłatnego. Tak jak w poprzedzającej części akt osobowych – tak też tutaj – zgromadzone akta powinny być złożone uszeregowane oraz ponumerowane.

 

• kopia wydanego świadectwa pracy,

• deklarację o wymówieniu albo unieważnieniu umowy o pracę za porozumieniem stron,

• druk wypisania z ubezpieczeń ZWUA. Zobacz też:

Posiłki regeneracyjne