Codziennie spotykamy się z pojęciem „dokument”, tymczasem niecałkowicie jesteśmy świadomi tego, co się kryje za tym sformułowaniem. „Dokumentem” jest dla nas kluczowa nasz dowód osobisty, umowa czy drukowany list elektroniczny, którego chce od nas kierownik. Poszukiwanie pojęcia tego hasła też nie jest proste – w naszym prawie nie istnieje jego ogólna terminologia. Prawodawstwo administracyjne podpowiada nam troszeczkę, rozróżniając dokumenty osobiste od dokumentów służbowych. Niełatwo jednak powiedzieć właściwie, co chowa się za tymi hasłami. Tu z radą przychodzi nam domyślność, ponieważ to właśnie poprzez domysły jesteśmy w stanie rozróżnić typ i formę tego „dokumentu”. W ten sposób dokumentami będą dla nas: kluczowe e-maile, akty notarialne, paszporty, świadectwa zakończenia szkoły, umowy, kluczowe teksty, które mają formę oficjalną, akty prawne, nasze dowody tożsamości,świadectwa pracy i inne.
Orientując się w przybliżeniu czym jest wzór dokumentu, wolno pokusić się o stwierdzenie, że znaczną ich część jesteśmy w stanie napisać własnoręcznie (np. dokumenty wydzierżawienia bądź najmu lokalu, firmowe maile). Żeby dokumenty te nie odbiegały od odgórnie uznanego zwyczaju, zazwyczaj stosuje się szablony dokumentów. Optymalizują one z pewnością sporządzanie nieprzebranej liczby umów lub też dokumentów cyklicznych. Wzorcem jest ustalony schemat, coś z góry uznanego, co upraszcza w olbrzymim stopniu pracę ze znaczną ilością jednakowych dokumentów. Przypuśćmy, że osoba pracująca w księgowości, mająca do wystawienia dwieście umów, gdyby sporządzała je pojedynczo, nie dałaby rady skończyć tego robić przez najbliższy miesiąc. Ale może ona posłużyć się szablonem i uprościć swoja robotę. W takim przypadku wpisuje jedynie najważniejsze dane w pierwotnie opracowane pola edycji. Ze skontrolowaniem praca zajmie jej trzy dni robocze.
Dla ułatwienia należy równie dobrze użyć wzory umów, które są przypisane do specyficznego wydarzenia. Ogólnie można określić je jako szablony tematyczne, odnoszące się do konkretnego przedmiotu. Dlatego na przykład jeśli mamy ochotę sporządzić umowę najmu, możemy skorzystać ze specjalnego szablonu – wzoru umowy najmu. Powyższe postępowanie zmniejsza czas pracy, jaki niezbędny byłby do stworzenia całościowej umowy od początku.
Konkluzja jest oczywista – w erze oszczędności czasu pracy, należy upraszczać sobie żywot, używając wszelakiego rodzaju udoskonaleń, jakie daje nam teraźniejsza technika.
