Rozumiany jako prosta kontynuacja procesu sprzedaży, monitoring należności jest najlepszym sposobem by niewielkim kosztem ograniczyć ryzyko wystąpienia opóźnień płatniczych. Istotne znaczenie ma jednak wczesne rozpoznanie problemów finansowych klienta. Pozwala ono bowiem na szybkie zastosowanie odpowiednich działań motywujących, zmniejszających ryzyko całkowitej utraty należności.
Wystawienie faktury to dopiero początek
Proces monitoringu należności rozpoczyna się tuż po dokonaniu sprzedaży towaru lub usługi i wystawieniu klientowi faktury.
Najczęściej wykorzystywane kanały komunikacyjne to:
- rozmowy telefoniczne – mają na celu utrzymanie stałego kontaktu z klientem zarówno przed terminem płatności, jak i po nim,
- wiadomości tekstowe SMS – wysyłane na telefon komórkowy klienta mogą przypomnieć o zbliżającym się terminie płatności lub o powstałej zaległości,
- wiadomości e-mail, faksy – możemy nimi zarówno poinformować o zbliżającym się terminie płatności, jak i przesłać monit w przypadku braku zapłaty w terminie,
- listy – zazwyczaj kierowane do klientów, którzy mimo przypomnienia o zaległej należności, nadal jej nie uregulowali. Przykładem może być tutaj ostateczne wezwanie do zapłaty należności, wysyłane listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Jak monitorować
Większość programów komputerowych do fakturowania umożliwia wyświetlenie listy niezapłaconych faktur. Należy jednak pamiętać, by ją regularnie analizować, wybierając faktury mogące wymagać naszej interwencji. Gdy jest ona potrzebna zasadnicze znaczenie ma dobór odpowiednich działań. Niezmiernie istotne jest tu znalezienie równowagi między koniecznością możliwie wczesnego reagowania na potencjalne zagrożenie, a troską o pozytywny wizerunek firmy. Każde przedsiębiorstwo powinno oczywiście dostosować plan działania do własnych potrzeb, specyfiki branży, a czasami również do preferencji poszczególnych klientów.
Przykładowy plan podejmowanych działań może wyglądać następująco:
- krótka wiadomości SMS przypominająca o zbliżającym się za kilka dni terminie płatności,
- 3 dni po terminie płatności wiadomość e-mail z informacją o braku wpływu należności,
- 7 dni po terminie płatności wiadomości SMS oraz e-mail z ponagleniem do zapłaty,
- 14 dni po terminie płatności ostateczne wezwanie do zapłaty wysłane listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Oprócz dobrania odpowiedniej formy i częstotliwości wysyłania monitów, możesz zrobić coś jeszcze. Podziękuj klientowi po otrzymaniu płatności w terminie - na przykład za pomocą wiadomości e-mail lub SMS.
Efektywnie prowadzony monitoring należności pozwala w znacznym stopniu ograniczyć ryzyko zatoru finansowego. Pamiętaj - dbając o finanse, dbasz jednocześnie o zewnętrzny wizerunek firmy i budujesz relacje z klientami.
Automatyzacja monitoringu
Monitoring należności nie jest procesem trudnym, wymaga jednak systematyczności oraz zabiera cenny czas, szczególnie, gdy prowadzony jest wieloma kanałami komunikacji. Poza tym, kontaktowanie z kontrahentem w sprawie nieuregulowanych należności nie należy do przyjemności.
Wszystko to sprawia, że bardzo efektywne okazują się nowoczesne narzędzia automatyzujące proces monitoringu należności, które pozwalają na wysyłanie klientom spersonalizowanych monitów.
Wybierając optymalne narzędzie do monitoringu należności powinniśmy sprawdzić, czy:
- jest ono dostępne on-line w postaci e-usługi - uwolni nas to od konieczności instalowania i konfigurowania skomplikowanych programów oraz dbania o zapasowe kopie danych;
- integruje się z posiadanym przez nas programem do fakturowania – integracja taka jest konieczna, by w pełni zautomatyzować proces monitoringu należności, bez konieczności ponownego wpisywania tych samych danych;
- oferuje dodatkowe statystyki dotyczące należności – pozwala to na bieżąco modyfikować proces monitoringu w celu zwiększenia jego efektywności.
Autor: Paweł Pawłow, Alcance Sp. z o.o.
