Od dobrze przeprowadzonej prezentacji może zależeć dalsza kariera menedżera lub przyszłość firmy. To nie przesada. W zachodniej części Europy oraz w Stanach Zjednoczonych to oczywistość, ale w Polsce wciąż brzmi niczym absurd.
Prezentacja? Zrobi się kilka slajdów i jakoś to będzie – w polskich firmach wciąż można się spotkać z podobnym podejściem. Prezentacje bywają traktowane niczym zło konieczne, a w najlepszym wypadku jako element wspomagający wyjaśnienie omawianych kwestii. Rzadko ktokolwiek dostrzega w nich trampolinę, dzięki której można wzbić się na wyższy poziom kariery, czy też uzyskać realną szansę na pozyskanie finansowania dla firmy.
Polski standard
Polacy, wzorem swoich zachodnich kolegów, szybko zaczęli traktować programy typu Power Point czy – ostatnio – Prezi, jako niezbędne narzędzia pracy. Niestety, sposób, w jaki z tych programów korzystają, pozostawia wiele do życzenia. Gdy w firmie pojawia się np. potrzeba zobrazowania oferty przed klientami lub nowym partnerem biznesowym, menedżer najczęściej przekazuje to zadanie asystentowi lub innemu pracownikowi.
Delegowanie obowiązków to nic złego, problemem jest jednak to, że w przypadku prezentacji najczęściej nie ma mowy o jakimkolwiek planowaniu przekazu, jego formy, treści oraz celu, jaki ma zostać osiągnięty. Prezentacje dotyczące kluczowych projektów, wartych nieraz setki tysięcy lub miliony złotych, powierzane są amatorom, dla których ich przygotowanie jest tożsame ze „zrobieniem kilku slajdów” w przerwie między innymi, ważniejszymi obowiązkami.
Efekt? W Polsce najczęściej powstają prezentacje, które w formie wizualnej są zbitką przypadkowych danych, a omawiający je menedżerowie zwyczajnie nudzą słuchaczy, tracąc przy tym szansę na porwanie ich i zafascynowanie.
Sztuka prezentacji na Zachodzie
Na Zachodzie wygląda to zupełnie inaczej. Guy Kawasaki, ceniony na całym świecie autor książek biznesowych, mentor i mówca, który przed założeniem własnej firmy współtworzył sukces Apple, w bestsellerowej książce pt. „Sztuce rozpoczynania” właśnie prezentacjom poświęcił miejsce szczególne.
„Zapomnij o sentencji »Myślę, więc jestem<<. Wszyscy przedsiębiorcy powinni kierować się maksymą »Prezentuję, więc jestem<<” – radzi Kawasaki. „Przeprowadzanie prezentacji służy nie tylko zdobywaniu pieniędzy – jest to narzędzie, które pozwala osiągnąć porozumienie w każdej sprawie. Porozumienie to może mieć wiele różnych postaci: zgoda zarządu na opracowanie nowego produktu lub usługi, finalizacja transakcji, zapewnienie o współpracy, zatrudnienie pracownika albo zdobycie inwestora”.
Doskonale wiedział o tym Steve Jobs (Apple), wie też o tym Howard Schulz (Starbucks). Ci oraz inni rozpoznawalni w każdym zakątku globu biznesmeni szczegółowo aranżowali swoje wystąpienia nie po to, by robić fajne spektakle, ale by osiągać cele biznesowe. Wiedzieli, że dzięki świetnie przygotowanej i przeprowadzonej prezentacji mogą pozyskać sprzymierzeńców w firmie i poza nią, wypracować porozumienie z udziałowcami lub pracownikami, a w końcu także osiągnąć wyższą sprzedaż.
- To Steve Woźniak był odpowiedzialny za pierwsze produkty Apple. Ale wielokrotnie powtarzał, że gdyby nie Jobs – jego komputery kurzyłyby się na półce. Mieć produkt i pomysł, a sprzedać go, to dwie różne rzeczy. Tak samo jak produkty, również pomysły i idee potrzebują profesjonalnego wsparcia, perswazji – wyjaśnia Paweł Kuźma z firmy AT3, która zachodnie spojrzenie na rolę prezentacji w biznesie próbuje zaszczepić w polskich menedżerach.
Czy jednak jest szansa, że także w Polsce menedżerowie zaczną dostrzegać potencjał, jaki tkwi w dobrze przygotowanych wystąpieniach?
- Jest już światełko w tunelu – uważa Paweł Kuźma. – Szczególnie w branży FMCG kierownicy oraz dyrektorzy coraz częściej zlecają swoje kluczowe prezentacje agencjom zewnętrznym. Oni doskonale wiedzą jaką ogromną siłę przebicia mają takie prezentacje. Dzięki nim mogą zyskać miliony dla swojego projektu a dla siebie podwyżkę lub awans – zapewnia przedstawiciel agencji AT3.
Nie przelać szklanki
Dobra prezentacja musi przyciągnąć zainteresowanie zebranych, a następnie w zrozumiały i atrakcyjny sposób wyjaśnić kwestie, które nie są dla nich łatwe i oczywiste. Prezentacja powinna więc przede wszystkim służyć uproszczeniu trudnych spraw.
- Moi klienci często mają do powiedzenia bardzo dużo bardzo skomplikowanych rzeczy. Są one zrozumiałe dla nich, ich zespołu, czasem dla ludzi z branży. Bywają jednak kompletnie niejasne dla innych. 60% mojej energii idzie na opracowanie prostego komunikatu, który zostanie odpowiednio zrozumiany i przyswojony przez odbiorcę – mówi Paweł Kuźma. – Słuchacze są jak szklanka. Moi klienci chcą wlać w nią możliwie dużo wody w nadziei, że pomieści wszystko. Kończy się to tym, że większość się wylewa. Pytanie czy to, co zostało w szklance, jest tym kluczowym komunikatem, który miał zapamiętać odbiorca? – pyta retorycznie specjalista z AT3.
W biznesie, jeżeli czegoś nie zrozumiemy, nie kupimy tego. Odbiorca musi jednak nie tylko zrozumieć przekaz, powinien także zaufać danemu rozwiązaniu oraz ludziom, którzy je proponują. Trudno to natomiast osiągnąć, gdy prezentacja polega na czytaniu slajdów lub mówca gubi się w swoich myślach. Dlatego poza przygotowaniem wysokiej jakości materiałów, które nieraz w kilku hasłach są w stanie oddać sedno kilkusetstronicowego raportu, ważne jest także, aby osoba mająca prowadzić prezentacje, przygotowała się do swojego występu niczym zawodowy aktor.
Tak pisze o tym Guy Kawasaki: „Zapomnij o teorii »stawania na wysokości zadania<<. Jeżeli próby przeprowadzenia prezentacji wychodzą Ci słabo, nie licz na to, że prawdziwa prezentacja olśni Twoich słuchaczy. Dlatego powinieneś wielokrotnie ją przećwiczyć.”
Dobrze przygotowana i przećwiczona prezentacja może czasem doprowadzić do zaskakujących rezultatów. Potwierdza to przedstawiciel AT3 i podaje przykład klienta, dyrektora banku, który podczas wewnętrznej rekrutacji jedynie za pomocą dobrze dobranych słów przedstawił swoją wizję projektu, którym chciał zarządzać.
- Ubiegał się on o możliwość kierowania nowym projektem na skalę krajową. Celu tego nie osiągnął, ponieważ prezes już wcześniej miał innego faworyta. Jednak wrażenie, jakie dyrektor wywołał na pozostałych uczestnikach rekrutacji było tak ogromne, że wybór innej osoby wzbudził powszechny sprzeciw. Dzięki doskonałej prezentacji dyrektor diametralnie zmienił swój wizerunek w oczach prezesa i członków komisji, a to sprawiło, że jego życie zawodowe nabrało rozpędu. Człowiek ten, dzięki jednej dopracowanej prezentacji na nowo zyskał uznanie, a następnie zaczął gwałtownie piąć się po kolejnych szczeblach kariery – opowiada Paweł Kuźma.
W biznesie każda prezentacja może być krokiem w stronę sukcesu lub krokiem w przepaść. Warto mieć tego świadomość, gdy kolejny raz staniemy przed koniecznością „zrobienia kilku slajdów”.
