Fakturą zwiemy każdy dokument handlowy, spełniający określone wymogi, dokumentujący transakcję pomiędzy zainteresowanymi stronami. Kryteriami tymi są:


• Rozpoznanie stron transakcji – zazwyczaj na rachunku przedstawiana jest szczegółowa nazwa subiektów, biorących współudział w umowie kupna-sprzedaży, razem z adresem ich siedziby lub oddziału,
• Sprecyzowanie przedmiotu transakcji – na rachunku wyszczególniona jest nazwa przedmiotu transakcji, jego ilość, cena i wartość,
• Dane identyfikujące dokument – unikalność rachunku potwierdzona jest między innymi 3 jej składowymi: danymi o wystawiającym fakturę, dacie i numeracji, jaka jej przysługuje. Każda faktura, którą wystawia wystawca ma unikalny, jedyny wyłącznie dla niej numer. Sygnowanie powinno zachodzić chronologicznie,
• Dane do rozliczenia podatków – te dane potrzebne są do sprecyzowania faktury VAT, na której, według prawodawstwa polskiego, musi znaleźć się informacja o wysokości podatku VAT za określony przedmiot transakcji,
• Kwota transakcji – w polskim prawie podatkowym jest obowiązek zapisywania sumy transakcji zarówno cyframi, jak i słownie,
• Informacje dotyczące terminu i formy zapłaty – przyjęło się, iż termin zapłaty określa się w dniach od zrobienia operacji (może to być np. 14 dni). W naszym kraju powszechnym jest, że płatności robi się przelewem lub gotówką. W niektórych państwach uwzględnia się także czeki,
• Warunki dowozu.


Coraz częściej normalny podpis na fakturach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.

Faktura VAT jest więc szczególnym typem faktury, którą sporządzać powinni czynni podatnicy podatku VAT w drodze umowy kupna-sprzedaży, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:


• Bilety jednorazowe na przewóz osób: transportem kolejowym, transportem samochodowym, statkami pełnomorskimi, transportem żeglugi pełnomorskiej i przybrzeżnej, promem czy samolotem,
• Dowód płatności za przejazd płatną autostradą,,
• Dokumenty za usługi bankowe lub ubezpieczeniowe,
• Usługi radiokomunikacji przywoławczej
• Rachunki wystawiane przez nieVATowców.


Wszystkie rachunki winny być przetrzymywane przez pięć lat i udostępniane w sytuacji kontroli odpowiedniego organu podatkowego.