Fakturą zwiemy każdy dokument handlowy, spełniający określone wymogi, dokumentujący transakcję pomiędzy zainteresowanymi stronami. Kryteriami tymi są:


Rozpoznanie stron transakcji – zazwyczaj na rachunku przedstawiana jest szczegółowa nazwa subiektów, biorących współudział w umowie kupna-sprzedaży, razem z adresem ich siedziby lub oddziału,
Sprecyzowanie przedmiotu transakcji – na rachunku wyszczególniona jest nazwa przedmiotu transakcji, jego ilość, cena i wartość,
Dane identyfikujące dokument – unikalność rachunku potwierdzona jest między innymi 3 jej składowymi: danymi o wystawiającym fakturę, dacie i numeracji, jaka jej przysługuje. Każda faktura, którą wystawia wystawca ma unikalny, jedyny wyłącznie dla niej numer. Sygnowanie powinno zachodzić chronologicznie,
Dane do rozliczenia podatków – te dane potrzebne są do sprecyzowania faktury VAT, na której, według prawodawstwa polskiego, musi znaleźć się informacja o wysokości podatku VAT za określony przedmiot transakcji,
Kwota transakcji – w polskim prawie podatkowym jest obowiązek zapisywania sumy transakcji zarówno cyframi, jak i słownie,
Informacje dotyczące terminu i formy zapłaty – przyjęło się, iż termin zapłaty określa się w dniach od zrobienia operacji (może to być np. 14 dni). W naszym kraju powszechnym jest, że płatności robi się przelewem lub gotówką. W niektórych państwach uwzględnia się także czeki,
Warunki dowozu.


Coraz częściej normalny podpis na fakturach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.

Faktura VAT jest więc szczególnym typem faktury, którą sporządzać powinni czynni podatnicy podatku VAT w drodze umowy kupna-sprzedaży, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:


Bilety jednorazowe na przewóz osób: transportem kolejowym, transportem samochodowym, statkami pełnomorskimi, transportem żeglugi pełnomorskiej i przybrzeżnej, promem czy samolotem,
Dowód płatności za przejazd płatną autostradą,,
Dokumenty za usługi bankowe lub ubezpieczeniowe,
Usługi radiokomunikacji przywoławczej
Rachunki wystawiane przez nieVATowców.


Wszystkie rachunki winny być przetrzymywane przez pięć lat i udostępniane w sytuacji kontroli odpowiedniego organu podatkowego.