Fakturą tytułujemy każdy dokument handlowy, spełniający pewne kryteria, który poświadcza transakcję pomiędzy zainteresowanymi stronami. Kryteriami tymi są:
• Informacje tyczące się czasu i formy zapłaty – przyjęło się, iż termin zapłaty określa się w dniach od zrobienia transakcji (może to być np. 14 dni). W Polsce przyjęło się, że płatności robi się przelewem albo gotówką. W niektórych państwach honorowane są również czeki,,
• Kwota umowy kupna-sprzedaży – w polskim prawie podatkowym istnieje obowiązek zapisywania kwoty umowy kupna-sprzedaży zarówno cyframi, jak i słownie,
• Dane identyfikujące dokument – wyjątkowość rachunku potwierdzona jest między innymi trzema jej składowymi: danymi o wystawiającym rachunek, dniu jej sporządzenia oraz numerze, jaki jej przysługuje. Każda faktura, którą sporządza sprzedający ma wyjątkowy, jedyny tylko dla niej numer. Sygnowanie musi odbywać się chronologicznie,
• Określenie przedmiotu umowy kupna-sprzedaży – na rachunku podana jest nazwa przedmiotu umowy kupna-sprzedaży, jego ilość, cena i wartość,
• Rozpoznanie stron umowy kupna-sprzedaży – przeważnie na rachunku podawana jest dokładna nazwa subiektów, biorących współudział w transakcji, razem z adresem ich siedziby lub oddziału,
• Dane do rozliczenia podatków – te dane potrzebne są do określenia faktury VAT, na której, według prawodawstwa polskiego, musi znaleźć się informacja o wielkości podatku VAT za określony przedmiot umowy kupna-sprzedaży
• Warunki dowozu.
Coraz częściej tradycyjny podpis na fakturach zastępuje specjalny, elektroniczny podpis.
Faktura VAT jest więc szczególnym rodzajem faktury, którą wystawiać mogą czynni podatnicy VAT w drodze umowy kupna-sprzedaży, która podlegała opodatkowaniu VAT. Fakturą są także:
• Dokumenty za usługi bankowe czy ubezpieczeniowe,
• Bilety jednokrotnego przejazdu na transport osób: taborem kolejowym, samochodami, statkami pełnomorskimi, transportem żeglugi pełnomorskiej i przybrzeżnej, promem czy samolotem,
• Usługi radiokomunikacji przywoławczej,
• Poświadczenie zapłaty za przejazd płatną autostradą,
• Rachunki sporządzane przez nieVATowców.
Wszystkie faktury powinny być przetrzymywane przez 5 lat i pokazywane w przypadku kontroli stosownego organu podatkowego.
