Kasą rejestrującą, czyli inaczej kasą fiskalną, zwiemy urządzenie, przy pomocy którego przedsiębiorca ewidencjonuje swój obrót. Obrót ten musi być rejestrowany przez kasę w sytuacji przekroczenia pewnego, określonego przez Ministerstwo Finansów, progu albo w przypadku, kiedy przedsiębiorca sprzedaje wyroby alkoholowe lub papierosy. By posiadać kasę rejestrującą, spełniony winien być jeszcze jeden wymóg. Odbiorcami powinny być osoby fizyczne, niebędące podatnikami VAT albo rolnicy ryczałtowi. Za pomocą kasy rejestrującej, poświadczyć można każdą transakcję kupna-sprzedaży towaru, który jest na stanie magazynowym. Po zeskanowaniu odpowiedniego kodu, przypisanego wyłącznie jednemu towarowi, następuje zmiana w zasobach magazynowych sklepu, a wszystkie informacje powiązane z towarem (stawka PTU, cena, nazwa), kodowane są na odpowiednim paragonie. Kasa zapisuje zakup na paragonach w dwóch wersjach: dla kupującego i do archiwum. Paragony te posiadają takie samo brzmienie a także muszą zawierać: • Adres miejsca sprzedaży, • Nazwę i cenę towaru lub usługi, • Wartość sprzedaży wolnej od podatku, • Kolejny numer kasy i identyfikację kasjera, • Logo fiskalne i numer unikalny pamięci fiskalnej kasy (kiedy mamy do czynienia z większą liczbą miejsc kasjerskich), • Datę i godzinę sprzedaży, • Numer kolejny wydruku, • Imię i nazwisko lub nazwę sprzedawcy, • Ilość sprzedanego asortymentu lub usługi, • Wartość sprzedaży i podatku według ustalonych stawek, • Łączną kwotę należności, • Kolejny numer paragonu, • Łączną kwotę podatku, • Numer Identyfikacji Podatkowej zbywającego Paragon mieć winien także określoną wielkość. Wysokość liter czy liczb, które się na nim znajdą, nie powinna być mniejsza jak 2,5 mm, a ich liczba w linii nie mniejsza jak 17. W przypadku nazwy towaru albo usługi – 12 albo więcej. Taśma paragonu fiskalnego winna posiadać 28mm lub więcej. Rachunek taki winien być możliwy do rozczytania tak, aby nabywca bez problemu miał możliwość sprawdzić poprawność wykonanej transakcji. Archiwum rachunków, w postaci rolki zapisanego papieru rachunkowego, winno być przetrzymywane przez okres 5 lat. W razie jakiejkolwiek inspekcji specjalnego organu kontroli, dane te winne zostać udostępnione celem sprawdzenia prawidłowości tworzonej ewidencji.
