Ustawodawca ściśle wyznaczył przypadki, w których przedsiębiorcy mają prawo stworzyć dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc jest to możliwe? Przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie zawsze muszą mieć dowodu zakupu, otrzymanego od sprzedawcy. Nie wszystkie wydatki muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie faktury. [W takich przypadkach, wypisuje się|Wystarczy wystawić dowody wewnętrzne. Jednak zgodnie z §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 r., w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, można je sporządzić jeśli dotyczą:
- wydatków związanych z parkowaniem samochodu lecz tylko wtedy, gdy są one poparte dokumentami, niezawierającymi informacji, o których mowa w paragrafie 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest kupon, bilet z parkometru, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu
- zakupu od ludności odpadów po użytkowych, które stanowią surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych , jak również przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta albo hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, które nie są przetworzone sposobem przemysłowym albo przetworzonych sposobem przemysłowym, gdy przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka lub na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy albo hodowli, prowadzonej przez podatnika
- wydatków mających związek z opłatami za energię elektryczną, gaz, wodę, czynsz, telefon i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele
- kosztów diet oraz innych należności za czas podróży służbowej pracowników , jak również wartości diet z tytułu podróży służbowych osób , które prowadzą działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, imię i nazwisko, stawkę i wartość przysługujących diet, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej
- opłat notarialnych i sądowych
- zakupu od ludności, wyszczególnionej w PKWiU, surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43)
