Prawodawca precyzyjnie wyznaczył przypadki, w których przedsiębiorcy mają prawo sporządzać dowód wewnętrzny. Kiedy zatem więc można tego dokonać?

Podatnicy zobowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie muszą mieć dowodu zakupu, otrzymanego od sprzedawcy. Nie Istnieją takie wydatki, które nie muszą być ujęte w księdze przychodów i rozchodów na podstawie faktury. [W takich sytuacjach, sporządza się|Wystarczy sporządzić dowody wewnętrzne. Lecz w myśl §14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów, z dnia 26 sierpnia 2003 roku, w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, można je sporządzić jeśli dotyczą:

  • kupna w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych
  • opłat sądowych i notarialnych
  • kupna, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przetworzonych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka , na uboju zwierząt rzeźnych oraz obróbce poubojowej tych zwierząt
  • kosztów diet oraz innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących, przy czym taki dowód wewnętrzny powinien zawierać co najmniej: nazwę miejscowości docelowej, imię i nazwisko, stawkę i wartość przysługujących diet, data i godzina wyjazdu oraz powrotu, cel podróży
  • kupna od ludności, wyszczególnionej w PKWiU, grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód
  • kupna od ludności odpadów po użytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych
  • wydatków związanych z parkowaniem samochodu w przypadku, gdy są one poparte dokumentami, niezawierającymi informacji, o których mowa w paragrafie 12 ust. 3 pkt 2 (czyli np. danych nabywcy). Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest kupon, bilet z parkometru, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu
  • wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli, posiadanej przez podatnika
  • wydatków związanych z opłatami za energię elektryczną, wodę, gaz, telefon, czynsz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, przy czym podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument uwierzytelniający całość opłat na te cele