W sytuacji przedsiębiorstw, które do celów swojego działania wykorzystują pojazdy wynajmowane albo prywatne, powinno być prowadzone rozliczenie, popularnie nazywane kilometrówką. Ma to swoje użycie w przypadku tzw. jazd lokalnych. Kilometrówka rozliczana musi być zarówno wtedy, gdy samochody używane są cały czas, jak i wtedy, gdy wyłącznie sporadycznie. Ewidencja powinna obejmować: • Liczbę rzeczywiście przebytych kilometrów, • Sygnaturę pracodawcy i jego dane, • Kolejny numer wpisu, • Kwotę za kilometr trasy, • Pojemność silnika, • Dzień i cel wyjazdu, • Imię i nazwisko osoby użytkującej pojazd, • Charakterystykę trasy, • Numer rejestracyjny pojazdu Obowiązek prowadzenia kilometrówki jest po stronie firm korzystających z wyżej wymienionych pojazdów osobowych albo innych, o ładowności nieprzekraczającej 3,5 tony (z wyjątkami). Wysokość stawek rozliczeniowych dla firm z sektora publicznego, określana jest przez zarządzenie ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)), w innych przedsiębiorstwach rozliczenia takie regulowane są przez wewnętrzne prawodawstwo (np. statut honorarium). Dla ułatwienia i doprecyzowania, prawodawca ustalił pewne limity kilometrów, które kształtują się odpowiednio: • 300 kilometrów – obszary gminne do 100 tys. zamieszkałych • 500 kilometrów – obszary gminne powyżej 100 tys. zamieszkałych • 700 kilometrów – obszary gminne powyżej 500 tys. zamieszkałych Są tylko 2 wyjątki w obliczaniu kilometrów jazd lokalnych: • Służba leśna posiada określoną wartość 1500 kilometrów miesięcznie • Służby ratownicze i pozostałe podobne, mają do wyjeżdżenia 3000 kilometrów miesięcznie Zatrudniający, niebędący w sferze budżetowej, ma możliwość ustalić mniejszy limit kilometrów, mimo to nie może go przekroczyć. Poniesione wydatki powiązane z liczbą wyjeżdżonych kilometrów, nie podlegają konieczności płacenia opłat na ubezpieczenie społeczne. Opłaty te liczone są dopiero po przekroczeniu określonego prawem limitu kilometrów, ale tylko od sumy przewyższającej ten limit. Zobacz też:
Dofinansowanie z pfron Odpowiedzialność materialna Dofinansowanie pfron