Kilometrówka - rozliczenie samochodu prywatnego w firmie

W większości przedsiębiorstw wykorzystuje się różnego rodzaju samochodów, do celów związanych z działalnością firmy. Nie do każdego takiego samochodu prowadzi się rozliczenie przejazdów, czyli tzw. kilometrówkę. Obowiązek prowadzenia wśród pracowników kilometrówki posiada pracodawca, który w swej firmie używa samochodów najmowanych lub którego pracownicy wykorzystują do pracy swoje prywatne auta. Pojazdy, osobowe lub inne, używane w ww. sposób, nie mogą przewyższać załadunku 3,5 t (z odstępstwami). W wyżej wymieniony sposób nie można rozliczać pojazdów, będących własnością firmy, które liczone są jako środki trwałe, ani też aut nabytych w drodze leasingu. Na mocy zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r., określone zostały opłaty za kilometr przebytej, w obszarze jazd lokalnych, trasy. Ustalone zostały także miesięczne pułapy możliwych do wyjeżdżenia kilometrów. W sytuacji firm, których siedziba leży w gminach, liczących do 100 tysięcy zamieszkałych, jest to 300 km miesięcznie. Przedsiębiorstwa w gminach powyżej 100 tysięcy zamieszkałych, mogą ich wyjeździć 500 km. Zaś w najkorzystniejszej sytuacji są firmy, które położone są na terenie gmin powyżej 500 tysięcy zamieszkałych – mogą ich wyjeździć aż 700 km. Są to wysokości określone odgórnie przez prawodawstwo, dlatego zastosowanie mają głównie w sektorze budżetowym, jednak zatrudniający z sektora prywatnego, muszą także przestrzegać, by nie przewyższyć powyższych zakresów. Mogą natomiast zastosować mniejsze wielkości. Kilometrówki uwolnione są od opłat na ubezpieczenie społeczne, ale wyłącznie do wysokości powyższych limitów. Jeżeli zostaną one przewyższone, od sumy przewyższającej, policzyć trzeba ww. opłatę. Na uwadze mieć należy również poprawność prowadzonej ewidencji pojazdów, w której znaleźć się winny: • Dzień i cel wyjazdu, • Kolejny numer wpisu, • Nazwisko i imię osoby używającej pojazd, • Liczba rzeczywiście przejechanych kilometrów, • Numer rejestracyjny pojazdu, • Podpis zatrudniającego i jego dane, • Wielkość silnika, • Stawka za kilometr trasy, • Opis trasy.