Uprawnienie do pomniejszenia stawki podatku właściwego o VAT naliczony, co do zasady, należy się podatnikowi w miesiącu odebrania faktury VAT albo papieru celnego (art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT). Jednakże od tej normy jest dużo wyjątków, m.in. legislator zaplanował przypadek szczególny dla faktur za tzw. „media” (art. 86 ust. 10 pkt 3): „Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje:(…) w przypadku nabycia towarów i usług, o których mowa w art. 19 ust. 13 pkt 1, jeżeli faktura VAT zawiera informację, jakiego okresu dotyczy – w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności”.
Poprzez „media” wypada odbierać (wg art. 19 ust. 13 pkt 1 ustawy):
1. zaopatrzenie w energię elektryczną i cieplną i gazu przewodowego,
2. usługi telekomunikacyjne, radiokomunikacyjne (nie obejmuje sprzedaży żetonów, kart telefonicznych albo odmiennych sztuk, które umożliwiają korzystanie z usług telekomunikacyjnych art. 19 ust. 18),
3. usługi w zakresie rozprowadzania wody,
4. usługi w obrębie zarządzania ściekami oraz wywozu i likwidacji odpadów, usługi sanitarne i zbliżone.
W przypadku, gdy płatnik nie wykorzysta możliwości zmniejszenia podatku należnego w ww. okresie, ma sposobność zrealizować jego pomniejszenie w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następujących po sobie okresów rozliczeniowych (art.86 ust. 11), co powoduje, iż zasadniczo płatnik ma trzy miesiące na odliczenie VATu z faktury za media (patrząc od miesiąca, na który wypada okres zapłaty). Definitywnie, w sytuacji, gdy okres kwartału również nie zostanie utrzymany, płatnik ma możliwość obniżyć podatek należny poprzez poprawienie deklaracji VAT-7 za okres, w którym przysługiwało mu do tego prawo (art. 86 ust. 13). Korektę, o której mowa wyżej można zadeklarować nie później niż w przeciągu pięciu lat, kalkulując od początku roku, kiedy wystąpiło prawo do obniżenia podatku należytego.
