Z zagadnieniem dokumentu mamy do czynienia aż za często. Stąd też winniśmy rozumieć, czym dokładnie jest dokument oraz jak wykorzystywać należy niektóre jego wzory oraz szablony, które ułatwiają nasze życie. Dokumentem stały się dla nas świadectwo zakończenia szkoły, dowód osobisty, akt notarialny, prawo jazy, umowa a również ważny mail, czy inna notatka spisana elektronicznie. W takiej gęstwinie tak samo nazywanych dokumentów, trudno stworzyć jednolitą definicję, która uwzględniałaby wszystkie typy tak zwanych „dokumentów”. Można jednak stwierdzić, że pisma, o zwiększonej randze ich ważności. W ten prosty sposób określić można większość istotnych dokumentów, jednak pamiętać trzeba, że nie idzie tu o ważność, albo też sentyment, jaki dana osoba odczuwa w stosunku do dokumentu, lecz ważność dla kilku osób, urzędu/ów, instytucji publicznych, czy religijnych. Niniejsze odróżnienie również nie wyczerpuje tej kwestii, jednak pozwala częściowo scharakteryzować niejakie pojęcie o dokumentach. Budowanie pisma, w zależności od jego złożoności, potrafi stać się rzeczą skomplikowaną, stąd też wielokrotnie wykorzystuje się w tym celu różnego typu wzory i szablony. Korzyścią wypływającą z ich zastosowania jest m.in. ekonomizacja czasu, który możemy spożytkować w innych celach. To również uproszczenie niektórych procedur, które wypływają między innymi z umiejętności budowania dokumentów prawnych, czy zasad budowania pism w ogóle. Czym więc są wzory i szablony? Można powiedzieć, że są to określone schematy, w myśl których można w dość prosty oraz szybki sposób stworzyć nowe, podobne pismo formalne, lub inne. W przypadku szablonów, mamy tutaj do czynienia z uzupełnianiem stworzonych uprzednio pól edycji, po których wypełnieniu tworzy się dokument. Jest to bardzo przydatne w pracy na stanowisku urzędowym, albo takiej, gdzie do czynienia mamy z seryjnością, albo powtarzalnością pism o takiej samej wadze. Wzorem natomiast możemy nazwać pismo, na przykładzie którego da radę stworzyć całkiem nowy dokument. Taki rodzaj schematu wymaga od tworzącego nowe pismo nieco więcej uwagi oraz zaangażowania, ponieważ dane zawarte we wzorze nie są przepisywane co do słowa, a wyłącznie przypasowywane do danej sytuacji. Warto więc korzystać z uproszczeń, jakie dają nam wzory oraz szablony. W ten sposób bardzo prosto i szybko stworzymy odpowiedni typ dokumentu.