Kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy to zazwyczaj duży stres, nawet dla rzetelnego i dokładnego przedsiębiorcy. Żeby nieco zmniejszyć negatywne emocje warto wiedzieć, jak w praktyce powinna wyglądać taka kontrola. 

Kontroler, zanim rozpocznie kontrolę, jest zobowiązany do przedstawienia się oraz wylegitymowania. Dodatkowo, powinien on okazać przedsiębiorcy dokumenty, upoważniające go do przeprowadzanie w danej firmie kontroli. . Wyjątek stanowi okoliczność, w której kontrolujący uzna, że informacja o rozpoczęciu kontroli może zmienić jej wynik. W takiej sytuacji musimy należy się z faktem, że kontrolujący ma możliwość przyjść bez względnie kiedy chce do siedziby firmy, po to by przejrzeć pracodawcę. Dodatkowo, nie obowiązują go przepustki wstępu i nie podlega rewidowaniu.

Przebieg wizytacji dokładnie opisuje art. 23 par. 1 pkt. 1-10 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 13 kwietnia 2007 r. Zgodnie z jego brzmieniem inspektor ma prawo:

  • domagać się przedłożenia akt osobowych i innych dokumentów pozwiązanych z wykonywaniem pracy przez zatrudnionych lub osoby świadczące pracę w ramach innej umowy niż stosunek pracy,
  • zapisywać przebieg kontroli stosownymi urządzeniami do zapisu obrazu lub dźwięku,
  • sprawdzić tożsamość osób wykonujących pracę jak również przebywających na ternie podmiotu kontrolowanego, przesłuchać ich i domagać się od nich udowodnienia legalności swojego zatrudnienia albo prowadzenia innej działalności zarobkowej,
  • domagać się ostatecznych danych dotyczących badań, ekspertyz, pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego,
  • domagać się przedstawienia dokumentacji technicznej dotyczącej budowy, przebudowy albo rozbudowy budynku, w którym znajduje się kontrolowany podmiot, jak również domagać się przedstawienia właściwej dokumentacji i ekspertyz dotyczących produkcji, z uwzględnieniem próbek materiałów wykorzystywanych w czasie produkcji w tym zakładzie,
  • domagać się od wszystkich pracowników, którzy są lub byli zatrudniani albo od osób, które świadczą lub świadczyły usługi na rzecz kontrolowanego podmiotu, pisemnych i ustnych wiadomości w sprawach objętych kontrolą,
  • zrobić kluczowe, w celu wizytacji, kopie albo wyciągi z dokumentów, jak również domagać się od podmiotu kontrolowanego sporządzenia potrzebnych zestawień i obliczeń w oparciu o dokumentację,
  • domagać się przyniesienia próbek surowców i materiałów używanych, produkowanych lub powstających w czasie produkcji, w takiej ilości, która pozwoli na zrobienie analiz lub badań, jeśli mają one związek z trwającą kontrolą.

Jeśli zdarzy się, że informacje jakich udziela konkretny zatrudniony mogą stać się przyczyną narażenia go na uszczerbek lub pretensję z powodu ujawnienia tychże informacji, wizytator PIP ma prawo wydać postanowienie o utajenie danych pracownika. Za sprawą art. 23 par. 4 ustawy, pracodawca ma możliwość złożyć zażalenie do takiej decyzji i złożyć wniosek do organu kontrolującego o upublicznienie danych osobowych zatrudnionego składającego zeznania. Ma na to wyznaczone 3 dni, licząc od dnia dostarczenia pracodawcy postanowienia o utajnieniu danych.

Dodatkowo, firma kontrolowana jest zobligowana do zapewnienia kontrolującemu warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia inspekcji, a w szczególności, natychmiast udostępnić potrzebne akta i materiały, urządzenia techniczne a także - jeśli jest to możliwe - odrębne pomieszczenie posiadające odpowiednie wyposażenie.