Charakterystycznym rodzajem aktu prawnego, jest dokument rachunkowy, jaki powstaje w wyniku utrwalenia na piśmie procesów gospodarczych, jakie zachodzą pomiędzy określonymi subiektami albo stronami. Taki dokument często nazywany jest dowodem, gdyż na jego kanwie mamy możliwość dowodzić swoich żądań zarówno u partnera gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontrolnym czy organem wykonawczym.
I tak też możemy podzielić je na:
• Zewnętrzne obce - stworzone przez zewnętrznych kontrahentów, np. rachunki i faktury,
• Wewnętrzne – potwierdzające operacje wewnątrz organizacji, są to np. dokumenty obrotu kasowego, obrotu środków trwałych,, obrotu magazynowego ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują wcześniej dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,
• Zbiorcze – służą dokonaniu łącznych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Zewnętrzne własne – stworzone przez organizację i oddane w prawidłowym brzmieniu klientowi,
• Zastępcze – stworzone do momentu otrzymania dowodu zewnętrznego obcego
• Korygujące. Dowody księgowe pełnią bardzo ważną rolę także jako fundament sprawozdania finansowego oraz źródło analizy finansowej. Winny być zgodne z przebiegiem operacji gospodarczej, dlatego nie mogą mieć w żadnym wypadku omyłek, poprawek lub prób usunięcia danych. Dokument z niniejszymi zmianami można w bardzo prosty sposób zakwestionować. Dowód rachunkowy powinien posiadać m.in.:
• Podpisy osób uczestniczących w operacji gospodarczej,
• Czas wydarzenia oraz datę wystawienia dowodu księgowego,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Ustalony typ dowodu,
• Charakterystykę funkcjonowania, jego wartość, jednostki,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej
• Zapis stwierdzający weryfikację oraz zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód musi zostać sporządzony w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, ale również dla jednostek kontroli, a także musi być sporządzony w języku polskim, a wszystkie jednostki pieniężne, które się w nim pojawią, muszą być zapisane w walucie polskiej (policzone po kursie z chwili dokonania operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie niniejszych aktów prawnych.
