Przeprowadzenie rocznego zestawienia posiadanych aktywów i pasywów jest jednym z powinności subiektów zarządzających działalnością gospodarczą. Powinność ta wypływa z ustawy o rachunkowości a dla subiektów nadzorujących podatkowe kpir, fundamentalnym dokumentem prawnym w tym obszarze jest werdykt Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 roku dotyczący prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
Znaczna część aktywów inwentaryzowanych jest drogą spisu z natury, stąd też stwierdza, że jest on fundamentalną metodą inwentaryzacji. Ideą spisu z natury, będącego jedną z postaci kontroli wewnętrznej, staje się zdefiniowanie rzeczywistego stanu zasobów majątkowych (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów), aby na takiej podstawie porównać informacje rzeczywiście uzyskane w wyniku inwentaryzacji z informacjami wynikającymi z ksiąg.
Obowiązek stworzenia spisu z natury (materiałów (surowców) podstawowych oraz wspomagających, półwyrobów, asortymentu handlowego, braków i odpadków, gotowych wyrobów) powstaje m.in. na zakończenie każdego roku podatkowego, ponieważ jego najważniejszym celem jest ustanowienie rzeczywistego dochodu otrzymanego przez płatnika podatków.
Dodatkowo istnieje kilka sytuacji, które prowokują powstanie obowiązku sporządzenia spisu z natury:
- Likwidacja działalności – w takim wypadku spisem z natury trzeba objąć też sprzęt i umeblowanie,,
- Otwarcie działalności,
- Zmiana współwłaściciela albo stosunku udziałów
- Zarządzenia organu podatkowego.
O planach sporządzenia spisu z natury w odmiennym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia a także na dzień rozpoczęcia działalności płatnicy podatkowi są obowiązani poinformować na piśmie odpowiedniego kierownika urzędu skarbowego w terminie co najmniej siedmiu dni poprzedzających datę stworzenia niniejszego spisu.
Spis z natury rozumiany jest przez kolejne spisywaniu składników poszczególnych pól edycji przez robienie odpowiednich pomiarów tj. liczenia, ważenia, pomiar wysokości i szerokości albo oszacowania ilości. Musi być poświadczony na piśmie i przygotowany w sposób skrupulatny i trwały. Przyjęto, iż powinien on zawierać poniższe dane:
- klauzulę 'Spis zakończono na pozycji…',
- paginowane dokumenty spisu z natury,
- nazwę firmy/ imię i nazwisko właściciela,
- koszt w złotych i groszach za jednostkę miary,
- ilość stwierdzoną podczas zestawienia,
- specjalistyczne nazwanie asortymentu i innych elementów objętych spisem,
- wartość wynikającą z pomnożenia wielkości asortymentu przez jego cenę jednostkową,
- jednostkę miary,
- sumaryczną wartość spisu z natury,
- podpisy osób tworzących remanent i uczestniczących w inwentaryzacji,,
- czas sporządzenia zestawienia
- podpis właściciela firmy (współwłaścicieli).
Spis z natury, jako jedna z metod audytu wewnętrznego firmy, ma za zadanie ustalenie realnego zasobu majątku działalności gospodarczej. Sumienne, szczegółowe i kompletne zrobienie remanentu umożliwia stwierdzenie realnego wyniku finansowego, a w następstwie tego, zrobienie prawidłowych obrachunków podatkowych.
