Zakład pracy jest zobligowany pokryć koszty użytkowania samochodów przez pracowników w podróżach służbowych. Sumę rozliczenia za podróż służbową wylicza się poprzez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów razy współczynnik za jeden kilometr albo mnożąc określoną na miesiąc ryczałtową liczbę kilometrów razy współczynnik za jeden kilometr. Stawki za kilometr powinny być opisane w umowie podpisywanej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Właściciel firmy może skorzystać ze zwolnienia składkowego albo podatkowego, z zastrzeżeniem, że współczynniki zwrotu za jeden kilometr nie przekraczają stawek ogólnie przyjętych w ustawie. Według przepisów kwota zwrotu powinna ściśle dotyczyć rzeczywiście przebytych kilometrów. Wówczas kwota ta jest zwolniona z opodatkowania. Nie można ryczałtowo obliczać sumę przebytych kilometrów w celach służbowych. Istnieje natomiast możliwość stałego wysyłania pracowników w podróż służbową. Wtedy zwrot kosztów użytkowania własnych samochodów do celów służbowych nie będzie opodatkowany i oskładkowany. Dotyczy to firm zajmujących się transportem, jeżeli zatrudnieni mają jako miejsce świadczenia pracy zapisaną w umowie o pracę jedną miejscowość, a nie większy obszar, a dane zlecenie będzie dotyczyło transportu do innej miejscowości.