Nowoczesny i funkcjonalny program kadrowo płacowy to dziś niezbędne narzędzie do prowadzenia firmy, zarówno małej, jak i wielkiej korporacji. Trudno sobie wyobrazić, że jeszcze nie tak dawno temu pracownicy działu HR, płac albo biur rachunkowych musieli używać tylko podstawowych narzędzi, a większość rozliczeń i deklaracji wypełniało się ręcznie. Na co zwrócić uwagę podczas wyboru programu kadrowo płacowego? Sprawdź jaki program wybrać, by w twojej firmy jak najwięcej spraw można było zautomatyzować.
Cechy nowoczesnego systemu kadrowo płacowego
Przed wyborem programu kadrowo płacowego należy się zastanowić, jakie cechy powinien posiadać program, by w konkretnym przedsiębiorstwie jak najlepiej się sprawdził. Najważniejsze wydają się być następujące cechy: łatwość w obsłudze, działanie zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz możliwość indywidualnego dostosowania zainstalowanych aplikacji. Platforma ERP wfirma.pl ma w swojej ofercie zintegrowany system Kadry, płace i ubezpieczenia. Więcej na temat tego systemu znajdziemy na stronie https://wfirma.pl/kadry-i-place-online. Warto podkreślić, że jest to narzędzie umożliwiające wygodne i bardzo szybkie przygotowanie listy płac, a także generujące wiele rodzajów umów i dokumentów. W obecnych czasach nie można zapominać także o bezpieczeństwie danych. Każdy program kadrowo płacowy powinien zapewniać jak najwyższy poziom zabezpieczeń, przykładowo tworząc elektroniczne archiwa i zabezpieczenia w dostępie do systemów.
Ewidencja czasu pracy w programie online
Programy kadrowo płacowe często mają w swojej ofercie możliwość rozbudowania systemu o narzędzie pozwalające na szybkie wyliczenie godzin pracy np. konkretnego pracownika albo danego działu. Bardzo przydatne są opcje wyboru różnych systemów zatrudniania pracowników i uwzględniania tych danych przy tworzeniu indywidualnych i grupowych grafików czasu pracy. Ewidencja czasu pracy pracowników jest ważnym elementem, który bierze się pod uwagę przy rozliczaniu przepracowanych godzin. Nie można zapominać, że obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie takiej ewidencji, nawet jeśli zatrudnia tylko jedną osobę na umowę o pracę. Program do kadr i płac wfirma.pl umożliwia modyfikację ilości godzin, które ma przepracować dany pracownik. System automatycznie uwzględnia także dni chorobowe, urlop pracowników, a także godziny nadliczbowe. Wygodne jest, że system po rozpoznaniu nadgodzin może wyliczyć odpowiednią stawkę - w zależności czy są to godziny nocne, płatne +50% albo +100%.
Integracja systemu z PUE ZUS
Rewolucja w wystawianiu zwolnień lekarskich w Polsce czyli inaczej e-ZLA rozpoczęła się w styczniu 2016, ale tak naprawdę najważniejsze zmiany nastąpiły od 1 grudnia 2018 roku. Od tego czasu lekarze mogą wystawiać wyłącznie elektroniczne zwolnienia lekarskie. Odbywa się to poprzez przekazanie elektronicznie do ZUS przez lekarza zaświadczenia e-ZLA podpisanego z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS, kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu zaufanego. ZUS udostępnia te dane płatnikowi składek czyli np. pracodawcy na jego profilu PUE ZUS. Najczęściej następuje to tego samego dnia lub następnego. W ten sposób pracodawca może importować dokumenty z ZUS PUE np. za pomocą Systemu wfirma.pl.
Szybkie i wygodne rozliczenia ZUS i PIT
Prowadząc działalność, każdy przedsiębiorca musi składać różnego rodzaju deklaracje rozliczeniowe do ZUS. Przykładowo co miesiąc należy wysłać ZUS DRA, a także dodatkowo ZUS RCA/RZA/RSA, jeśli zatrudniani są w firmie pracownicy. Dzięki innowacyjnym zastosowaniom obecnie program kadrowo księgowy może bezpośrednio wysłać dokumentację zgłoszeniową i wszelkie deklaracje do ZUS. Poza tym, istnieje opcja generowania dodatkowych raportów w wersji elektronicznej. Należy pamiętać, że System wfirma.pl jest wpisany na listę oprogramowania zintegrowanego z ZUS, dzięki czemu całkowicie zastępuje używany dawniej System Płatnik. System kadrowo księgowy ma również wbudowany generator do tworzenia zobowiązań podatkowych PIT-4, które są wystawiane na podstawie rachunków do umów cywilnoprawnych albo wypłacanych wynagrodzeń zgodnych z listą płac.
Zatrudnienie nowego pracownika - dokumenty i zaświadczenia
Przyjęcie do pracy nowej osoby wiąże się z szeregiem obowiązków, które należy wypełnić, zanim pracownik rozpocznie swój pierwszy dzień w pracy. Przepływ informacji w firmach często jest utrudniony, szczególnie jeśli mowa o dużym przedsiębiorstwie charakteryzującym się licznymi działami. Osoby zajmujące się sprawami kadrowymi, używając programu kadrowego, otrzymują spore ułatwienie, ponieważ różnego rodzaju zaświadczenia i dokumenty pracownicze mogą wygenerować automatycznie, co ma ogromny wpływ na oszczędność czasu i jednocześnie eliminuje ryzyko popełnienia błędu.
Aktualizacja programu kadrowo płacowego
Jeśli jesteś właśnie na etapie wyboru programu kadrowo płacowego do swojej firmy, zwróć uwagę, czy wybrany system aktualizuje się automatycznie. Bardzo istotne, aby używać zawsze najnowszej wersji programu, który uwzględnia na bieżąco obowiązujący stan prawny. Wfirma.pl zapewnia system zgodny z prawem i stawia na pierwszym miejscu bezpieczeństwo danych osobowych. Stosowanie elektronicznej wymiany danych w chmurze, dostęp do informacji tylko certyfikowanym osobom i tworzenie elektronicznego archiwum są dziś elementami, które decydują, że dany system jest nowoczesny i godny zaufania.
