Koszty to nieodłączny element związany z prowadzeniem działalności biznesowej. Ponoszenie kosztów jest niezbędne. Aby firma mogła się rozwijać, przedsiębiorca musi opłacać zatrudnionych  pracowników, kupować materiały, opłacać czynsz itp. Warto przy tym pamiętać, że opłacanie kosztów (wydatków) to nie jedyny aspekt, o który powinien zadbać właściciel przedsiębiorstwa — ważne są również kwestie natury księgowej i podatkowej. Ile podatnik ma czasu na zaksięgowanie faktury kosztowej?

Kiedy można zaksięgować fakturę kosztową — aktualne zasady

To, kiedy można zaksięgować fakturę kosztową, jest ważne z dwóch punktów widzenia, to znaczy:

  • regulacji odnoszących się do podatku od towarów i usług,

  • przepisów dotyczących podatku dochodowego.

Zaksięgowanie faktury kosztowej a podatek VAT

Według ogólnych zasad dotyczących podatku od towarów i usług VAT naliczony należy odliczyć w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy. Generalnie, jest to moment,  którym otrzymano fakturę.

Praktyka pokazuje jednak, że faktury są czasem otrzymywane z opóźnieniem, a uporządkowanie dokumentacji zajmuje wiele czasu. W efekcie może okazać się, że dokument potwierdzający poniesienie kosztu został odnaleziony np. kilka tygodni później. Co należy zrobić w takiej sytuacji? Czy korekta deklaracji podatkowej będzie wówczas konieczna?

Na gruncie VAT otrzymana krajowa faktura kosztowa z opóźnieniem nie ma znaczenia, bowiem jak zostało wspomniane prawo do odliczenia występuje w momencie jej odbioru. Niemniej jeśli przedsiębiorca wejdzie w posiadanie faktury lecz nie zaksięguje jej w ewidencji, wówczas ma prawo do odliczenia VAT: 

  • w jednym z trzech następnych miesięcy po miesiącu otrzymania faktury (w przypadku rozliczeń miesięcznych). Dawniej, tzn. przed 2021 rokiem termin ten był krótszy, a koszty można było odliczyć  czasie bieżącego lub jednego z dwóch następnych miesięcy. Obecny, wydłużony termin na odliczenie został wprowadzony w ramach pakietu zmian Slim VAT.
  • jednego z dwóch następnych kwartałów (w przypadku rozliczeń kwartalnych).

Zasady te znajdują się w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

Kiedy zaksięgować fakturę kosztową w świetle przepisów o podatku dochodowym?

Nieco inaczej przedstawia się sytuacja  przypadku podatku dochodowego. W tym przypadku sposób działania zależy od tego, jaką metodę rozliczania się wybrał podatnik: kasową (uproszczoną) lub memoriałową.

Metoda kasowa obliguje podatnika do ujmowania kosztów w dacie wystawienia faktury kosztowej, przy czym jeśli faktura nie dokumentuje zakupu towarów handlowych i/lub materiałów podstawowych, wówczas można ją ująć w KPiR w jednym z kolejnych miesięcy w ograniczeniu do roku podatkowego, w którym poniesiono koszt.

W drugim z wymienionych wariantów (metoda memoriałowa) przedsiębiorca jest zobowiązany uwzględniać podział kosztów na:

  • bezpośrednie (zaliczają się do nich na przykład wynagrodzenia oraz wydatki na zakup materiałów),
  • pośrednie (np. opłaty za czynsz i media)

Księgowanie kosztów bezpośrednich nie różni się od sposobu działania charakterystycznego dla metody kasowej. Z kolei koszty pośrednie należy uwzględniać w takiej proporcji, w jakiej odnoszą się do danego roku. Dotyczy to w szczególności opłat ubezpieczeniowych, prenumeraty czasopism, subskrypcji programów komputerowych itp. Przykładowo, koszt rocznej prenumeraty na okres maj 2022-kwiecień 2023 należy w 2/3 przypisać do 2022 r., a w 1/3 do 2023 r.