Istotnym elementem prowadzenia działalności biznesowej — niezależnie od branży — jest prawidłowe dokumentowanie operacji gospodarczych. Faktura VAT to podstawowy sposób potwierdzający dokonanie transakcji. Należy jednak pamiętać, że możliwe jest również wystawianie takich dokumentów jak na przykład nota księgowa. Nota księgowa a faktura — jaka jest między nimi różnica?
W jakim celu wystawia się fakturę VAT?
Faktura VAT jest dokumentem rozliczeniowym, z którym ma na co dzień do czynienia właściwie każdy przedsiębiorca. Za pomocą faktury VAT można udokumentować typowe operacje gospodarcze. Rozumie się przez to między innymi dostarczenie przez sprzedawcę towaru lub wyświadczenie usługi.
Nota księgowa — kiedy należy sporządzić tego typu dokument?
Nota księgowa jest dokumentem finansowym wystawianym w sytuacji, gdy dana transakcja nie podlega obowiązkowi podatkowemu w zakresie VAT. Praktyka biznesowa pokazuje, że noty są sporządzanie między innymi w następujących sytuacjach:
- udokumentowanie kary wynikającej z niedopełnienia przez kontrahenta warunków zawartej umowy, w tym np. niezrealizowania zadania w ustalonym wcześniej terminie,
- naliczenie odsetek od nieopłaconych w terminie zobowiązań z tytułu dostaw i usług,
- powstanie takich kosztów zwolnionych z podatku VAT jak na przykład składki członkowskie,
- wezwanie pracownika lub zleceniobiorcy zatrudnionego w ramach umowy cywilnoprawnej do pokrycia kosztów niedoborów, wyrządzonych szkód itp.
Kiedy nie należy sporządzać noty księgowej?
Trzeba pamiętać o sytuacjach, w których wystawienie noty księgowej jest niezgodne z obowiązującymi przepisami. Bez żadnych wyjątków sporządzenie noty jest niedozwolone w przypadku typowej transakcji gospodarczej, tj. dostarczenia towarów lub wykonania usługi.
Nota księgowa i faktura VAT. Gdzie można znaleźć wzory tych dokumentów?
Jak dotąd nie umieszczono w przepisach dotyczących rachunkowości oraz podatków uniwersalnego wzoru noty księgowej. Próżno szukać także listy obowiązkowych informacji, jakie powinna posiadać nota księgowa. Pewnych wskazówek w tym zakresie można dopatrywać się w zapisach ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Według tej regulacji dowód księgowy (a takim jest niewątpliwie nota) powinien składać się przede wszystkim z:
- unikalnego numeru ewidencyjnego,
- stron transakcji,
- daty sporządzenia noty księgowej,
- informacji na temat przyczyny wystawienia (jest to jeden z najważniejszych elementów w przypadku noty),
- podpisów złożonych przez wystawcę noty oraz jej odbiorcę.
Inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku faktury VAT. Obowiązkowe elementy, jakie powinny znaleźć się w tego typu dokumencie, zostały sprecyzowane w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (art. 106 e). Zgodnie z aktualnymi zapisami, dokument ten zawiera między innymi informacje na temat:
- stron transakcji, czyli sprzedawcy oraz nabywcy,
- przedmiotu transakcji,
- wartości transakcji (ceny netto jednostkowej oraz całkowitej) oraz stawki i wysokości podatku od towarów i usług,
- terminu płatności.
oraz wielu innych.
Nota księgowa a faktura - podsumowanie
Noty księgowe oraz faktury to ważne, ale nie jedyne dokumenty wykorzystywane w rozliczeniach biznesowych. Oprócz nich w obiegu gospodarczym wykorzystuje się również rachunki, dokumentację celną oraz dokumenty bankowe.
