Wiadomo powszechnie, że nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej firmy jest odpowiednia jej promocja. Celem takiego działania jest przede wszystkim budowanie świadomości marki. W dobie różnorodnych sposobów promowania, jedną z powszechniejszych form stają się eventy. Uczestnictwo w wydarzeniach branżowych, zarówno po stronie organizacyjnej, wystawienniczej, jak i odbiorcy, stanowi ogromną dawkę korzyści dla całej firmy. O czym zatem należy pamiętać, aby inwestycja w eventy była wymierną korzyścią dla każdej ze stron bez względu na charakter uczestnictwa? Na to pytanie odpowiemy w poniższym artykule.

Eventy w Polsce

Z roku na rok polski rynek organizacji wydarzeń stale się rozwija. Najlepszym potwierdzeniem tej tezy jest raport Polskiej Organizacji Turystycznej “Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce”, z którego wynika, że w 2017 roku w Polsce odbyło się ponad 44 tys. wydarzeń.

Spośród wszystkich opisanych wydarzeń, osiem na dziesięć stanowiły imprezy organizowane dla grup krajowych. Organizatorami większości spotkań były przedsiębiorstwa a pozostałych – instytucje z sektora administracji publicznej oraz stowarzyszenia i organizacje non profit.

Statystycznie, w jednym spotkaniu w 2017 r. uczestniczyło aż 100 osób. Średni czas trwania takiej imprezy oscylował natomiast w okolicach 1,5 dnia. Co ciekawe, podobnie jak w latach poprzednich, w 2017 r. najwięcej wydarzeń odbyło się w sezonach: wiosennym i jesiennym.


Jakie korzyści wiążą się z udziałem w eventach?

Najważniejszym czynnikiem jest przede wszystkim możliwość nawiązania wartościowych kontaktów biznesowych oraz monitoring aktualnych trendów. Ten ostatni bywa często źródłem wielu inspiracji, czy innowacyjnych rozwiązań.

Podczas uczestnictwa w evencie istnieje również duże prawdopodobieństwo spotkań z influencerami, ekspertami w branży czy przedstawicielami firm partnerskich. Wiąże się to z:

  • wymianą wiedzy,

  • nawiązaniem współpracy

  • budowaniem relacji.

Podobne korzyści wynikają z udziału w targach, które dodatkowo stanowią okazję do prezentacji swojej oferty odpowiedniej grupie odbiorców oraz służą pozyskaniu nowych klientów.

Jak zaplanować wydarzenie?

Najważniejszym krokiem przy planowaniu eventu jest mierzenie wartości, jaka płynie z wdrożenia innowacji w firmie. W zależności od tego, czy jesteś organizatorem, wystawcą czy uczestnikiem, warto pamiętać o założeniach, które są charakterystyczne dla każdych z tych funkcji:

  1. Organizator - Dla twórcy wydarzenia najważniejszą kwestią jest wiedzieć, które rozwiązania spełnią oczekiwania osób biorących w nich udział, tj. jak będą angażowali się w poszczególne aktywności oraz jaki sposób interakcji wybrać. Bez tej wiedzy nie jest możliwe dostosowanie eventu do odbiorców.

  2. Zbieranie informacji zwrotnych nie zawsze należy do łatwych. W tym celu, zamiast papierowych ankiet,warto zebrać te w wersji elektronicznej. Dzięki nim uczestnicy będą mogli w szybki i łatwy sposób wyrazić swoją opinię.

Innym sposobem są tzw. QR kody lub Beacony - nowoczesne narzędzia, które pozwalają dokładnie zmierzyć poruszanie się uczestników po obiekcie oraz ich poziom zainteresowania. Dzięki QR kodom istnieje możliwość kontaktu i weryfikacji profili uczestników.  Beacony zaś służą dostarczeniu wiadomości mówiących o przepływie osób. Tak zebrane informacje stanowią następnie źródło wiedzy dotyczącej lepszego dopasowania eventu w przyszłości.

  1. Wystawca - Biorąc pod uwagę fakt, że głównym celem wystawcy jest pozyskanie klientów, ważne jest odpowiednie przygotowanie się do wydarzenia. Najlepiej rozpocząć od wyszukania odpowiedniego eventu, w którym wybrana grupa docelowa może uczestniczyć. Wykorzystując technologię QR kodów, za pomocą komunikatu o konkursie czy promocji, można zachęcić uczestników do odwiedzenia stoiska. Narzędzie może dodatkowo posłużyć za wizytówki.

  2. Uczestnik - Kluczową kwestią przy wyborze danego eventu jest oszacowanie jakości danego wydarzenia. Warto zwrócić uwagę na te wydarzenia, na których istnieje prawdopodobieństwo pozyskania nowych klientów. W tym celu dobrze jest przed wydarzeniem nawiązać kontakt z partnerem, który nas interesuje, tj. umówić się, by mieć szansę rozmowy i nawiązania relacji biznesowej. Dobrym rozwiązaniem jest również zaplanowanie budżetu na wyjazd. W tym celu sprawdzi się monitoring akcji rabatowych wybranych eventów lub korzystanie z platform, które umożliwiają zagwarantowanie najlepszej oferty cenowej.

Czy warto angażować się w eventy?

Udział w eventach z całą pewnością stanowi idealną platformę do budowania relacji. Tego typu więzi służą sprzedaży, która w konsekwencji jest wymierną korzyścią dla firmy. Rozwój kompetencji czy pozyskanie wartościowych kontaktów biznesowych skutkuje bowiem rozwojem własnej firmy. Warto zatem zwrócić uwagę na tego typu wydarzenia i przynajmniej raz uczestniczyć w tych organizowanych przez osoby postronne. Wówczas zyskamy wiedzę, czy dana forma kontaktów jest dla nas odpowiednia oraz czy jest możliwość implementowania jej w naszej firmie.