Przedsiębiorcy rozliczający się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzić ją w sposób rzetelny i niewadliwy. Ponadto księgi podatkowe są dowodem dla organów podatkowych, dlatego też rzetelność KPiR została uregulowana w obowiązujących przepisach Rozporządzenia Ministra Finansów. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, czym jest rzetelność i niewadliwość KPiR.

Rzetelność i niewadliwość KPiR

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi w sposób rzetelny i niewadliwy wynika z par. 11 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Rzetelność KPiR

Podatkową księgę przychodów i rozchodów uznaje się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Ponadto, przepisy Rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia KPiR - ust. 11 pkt. 4 wskazują również na odstępstwa od ww. zasady pokazując jednocześnie, że nie każdy błąd wiąże się automatycznie z nierzetelnością ewidencji. Podatkowa księga jest rzetelna, gdy:

  • niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy,
  • brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi,
  • błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,
  • podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej,
  • błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe poświadczające zaistniałe zdarzenia gospodarcze.

Ważne!
Stosownie do par. 12 ust. 1  Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w KPIR są dowody księgowe. Paragraf 12 ust. 3 Rozporządzenia wskazuje dokładnie jakie dokumenty mogą zostać ujęte w księdze, są to głównie:
 - faktury,
 - faktury VAT RR,
 - faktury bez VAT,
 - dokumenty celne.
Za nierzetelną natomiast będzie uznana księga, która:

  • zawiera wpis o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie zaistniało (np. wystawienie “pustej faktury”),
  • nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które rzeczywiście zaistniało (np. nieujawnienie części obrotu),
  • zawiera kwoty inne niż zaistniałe w rzeczywistości (np. zaniżenie obrotu).

Przykład 1.

Podatnik prowadzący sklep spożywczy, zakupił na potrzeby działalności towary handlowe. Niestety przy wprowadzaniu faktury kosztowej do systemu księgowego, podatnik pomylił się i ujął w kolumnie 10 KPiR kwotę o kilkanaście złotych mniejszą. Czy ujęcie zaniżonej wartości faktury będzie skutkowało uznaniem księgi za nierzetelną?

Ujęcie niższej wartości kosztów, nie będzie skutkowało uznaniem księgi za nierzetelną. Podatnik zobowiązany jest skorygować wprowadzone wcześniej zapisy w KPiR.

Niewadliwość KPiR

Drugą zasadą prowadzonej księgi jest niewadliwość. Określa ona, że księga powinna być prowadzona w oparciu o przepisy rozporządzenia oraz objaśnienia do wzoru księgi. Za wadliwą uznaje się ewidencję, w której stwierdza się błędy formalne jak np. brak dat, niezachowanie chronologicznych zapisów czy brak wszystkich danych kontrahentów. Zgodnie z art. 193 par. 5 Ordynacji Podatkowej, organ skarbowy uznaje jednak za dowód księgi podatkowe, które są prowadzone w sposób wadliwy, jeżeli wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy.

Nierzetelność i wadliwość KPiR - skutki 

Podstawowym skutkiem błędnego prowadzenia KPiR jest odrzucenie ksiąg przez organ podatkowy. Nie uznaje on bowiem mocy dowodowej księgi w postępowaniu podatkowym. Ponadto stwierdzenie przez organ podatkowy nierzetelności księgi, skutkuje uznaniem jej jako przestępstwo skarbowe, a co za tym idzie - nałożeniem na przedsiębiorcę kary grzywny do 240 stawek dziennych. Odpowiedzialność ta wynika z art. 61 par. 1 Kodeksu karno-skarbowego.

Wadliwość księgi podlega natomiast karze grzywny z tytułu wykroczenia skarbowego w wysokości od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia lub mandatu do maksymalnie dwukrotności wynagrodzenia. Skutek wadliwego prowadzenia księgi jest tym samym mniej odczuwalny niż w przypadku nierzetelnego prowadzenia ksiąg.

Warto wspomnieć, że odrzucenie księgi może skutkować naliczaniem podstawy opodatkowania przez organ podatkowy poprzez szacowanie w oparciu o metody wskazane w art. 23 Ordynacji podatkowej.

Podsumowując, podatnicy którzy ewidencjonują zdarzenia gospodarcze w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, muszą to robić w sposób dokładny, czyli z zastosowaniem zasad rzetelność i niewadliwość.