Niezależnie od branży, prowadzenie działalności gospodarczej oznacza konieczność zmierzenia się z licznymi wyzwaniami. Należy do nich między innymi odzyskiwania należności od odbiorców – jest to niezbędne w celu utrzymania odpowiedniego poziomu płynności finansowej. Jednym ze sposobów na windykację niezapłaconych należności jest monit o zapłatę.
Kiedy sporządzenie monitu o zapłatę jest konieczne?
Jeśli zamierzasz osiągnąć sukces w biznesie oraz satysfakcjonujące zyski, zapewne zdajesz sobie dobrze sprawę, że wytworzenie produktu lub opracowanie usługi to tylko pierwszy krok do celu. Oprócz tego konieczne jest również zachęcenie klientów do swojej oferty.
Wbrew pozorom, to jeszcze nie jest ostatni etap. O ile klienci detaliczni zazwyczaj uiszczają płatność podczas zakupu, to sprzedaż dla nabywców biznesowych jest realizowana zazwyczaj z zastosowaniem kredytu kupieckiego (sprzedaży z odroczonym terminem płatności). Przyjęło się, że monit o zapłatę faktury jest wysyłany do kontrahenta w sytuacji, gdy termin płatności znajdujący się na fakturze został już przekroczony (bądź upłynie w krótkim czasie).
Jaką formę powinien mieć monit o zapłatę?
Zasadniczo, nie ma uniwersalnego wzoru na monit o zapłatę. Choć w internecie można znaleźć szablony tego typu dokumentów, to w rzeczywistości właściwie każdy podmiot (może być to na przykład bank, firma pożyczkowa albo jakiekolwiek inne przedsiębiorstwo) stosuje dokument przygotowany zgodnie ze swoimi potrzebami. Mimo to wykorzystanie już przygotowanego dokumentu to dobre rozwiązanie, które pozwala na oszczędność czasu.
Generalnie, monit powinien zawierać takie podstawowe elementy jak:
- dane identyfikacyjne podmiotu zadłużonego oraz wierzyciela (adres, nazwa przedsiębiorstwa, numer NIP oraz numer REGON),
- prośba (wezwanie) dotycząca uregulowania zaległej należności (może się ona zaczynać np. od słów: „Uprzejmie przypominamy o konieczności zapłaty...”),
- numer rachunku bankowego, na który kontrahent powinien przelać środki,
- wartość zobowiązania,
- informacje dotyczące faktury lub faktur, które nie zostały opłacone (numer dokumentu oraz data jego wystawienia).
Najlepszym sposobem jest wysłanie monitu w formie listu poleconego, po uprzednim zrobieniu kopii dokumentu oraz uzyskaniu potwierdzenia nadania przesyłki (potwierdzenie to – za niewielką opłatą – uzyskasz w każdym urzędzie pocztowym). Może to być przydatne na przykład wtedy, gdy sprawa znajdzie swój finał na sali sądowej. Możliwe jest również wysłanie monitu w formie elektronicznej (np. w postaci wiadomości mailowej).
Wysłanie monitu o zapłatę – co jeszcze warto wiedzieć?
Oczywiście, monit o zapłatę wysłany do kontrahenta nie jest obowiązkowe. Ponieważ jednak czynność ta jest jednym ze sposobów na windykację, warto ją przeprowadzić, by skłonić dłużnika do zapłaty i odzyskać środki. Z drugiej strony należy wziąć pod uwagę charakter relacji handlowych pomiędzy podmiotami. Uporczywe, regularne wysyłanie monitów nawet w przypadku faktur dotyczących niewielkich kwot poprawi płynność finansową dostawcy jedynie w niewielkim stopniu, lecz może przyczynić się do pogorszenia relacji handlowych.
